Pannon Egyetem

Szervezési és Vezetési Tanszék

Bürotika, VEMJME3122A

Gasparetz András

 

 

 

 

 

Az e-mail illemszabályok és illetlenségek – netikett

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Készítették:

Balogh Judit

Göcsei Renáta

Kátai László

Kelemen Dóra

Kenyeres Andrea

Kompis Eszter

Mező Aida

Molnár Nóra Kata

Pető Krisztina

Somogyi Gabriella

Tasner Dóra

Varga Zoltán

 

Veszprém, 2009. október 7.

 

Tartalomjegyzék:

 

1.Bevezetés……………………………………………………………………………………3.

2. Általánosságok………………………………………………………………………………3.
3. Típusok…………………………………………………………………………………..…5.

3.1. Egy-egy kommunikáció – elektronikus levél………………………………………….5.

3.2. Egy-sok kommunikáció – levelezési listák……………………………………………6.

3.3. Egy mindenkinek kommunikáció………………………………………………………7.

4. Összefoglalás……………………………………………………………………………….7.
5. Források…………………………………………………….………………………………8

1.   Bevezetés

A Netikettet igazi szép nevén RFC 1855-nek hívják és Sally Hambridge állította össze. A dokumentum 1995 októberében jelent meg az Internet Engineering Task Force (IETF) kiadásában. Az eredeti verzió erre található: RFC 1855. Hambridge írása nem a legelső ilyen dokumentum – maga is huszonnyolc forrást idéz a bibliográfiájában köztük a Usenet FAQ-ját – viszont ez az a variáns, amire nyugodtan vissza lehet mutogatni. [3]

Etikettnek nevezzük a társadalmi érintkezés formáinak elfogadott rendszerét. Az informatika fejlődése új kultúrát teremtett saját szokásokkal, viselkedési normákkal, illemszabályokkal. Aki részesévé akar válni ennek a világnak, annak meg kell ismernie, és be kell tartania ezeket a szabályokat. [2]

2.     Általánosságok

Az Interneten küldött levél, az e-mail rendkívül gyorsan meghódította a hivatalos és magánélet világát, új távlatokat nyitott az írásbeli kommunikációban. Gyorsasága révén szinte folyamatos, „beszélgetés jellegű” kapcsolatot tarthatunk fenn a világ bármely pontján lévő partnerünkkel, nem kell hozzá egyéb, mint egy számítógép, no meg egy Internet – hozzáférés. De sokszor már erre sincs szükség: egyes mobiltelefonokhoz is tartozik ez a szolgáltatás, így bárhonnan bármikor küldhetünk, és a legkülönbözőbb helyzetekben fogadhatunk e-mailt. Az elektronikus levelezés szabályai természetesen nagyrészt megegyeznek a hagyományosan kézbesített levelezés követelményeivel. A hivatalos levelek ugyanolyan érvényűek e-mailen is, mint a postán elküldöttek, annak ellenére, hogy ezeken küldő kézzel írt aláírása ma még nem szerepel. Emiatt azonban az e-mailnek inkább a tárgyalások, üzleti ügyek előkészítő fázisában van döntő jelentősége. A megállapodások, minden résztvevő fél számára kötelező érvényű szerződések végleges szövegét célszerűbb kinyomtatva, aláírással ellátva dokumentálni.

Az e-mail stílusa – valószínűleg gyorsaságából, kötetlenségéből adódóan – közel áll a szóbeli kommunikációhoz. Az udvariasság követelményeit mindig az adott helyzet, a címzetthez fűződő viszony és a levél célja határozza meg, ez azonban még önmagában nem tér el a hagyományos levélről. A különbség elsősorban az időtényezőben és abban, hogy egy adott munkafeladat végzése közben pillanatok alatt beszerezhetünk kollégánktól, partnerünktől írásban dokumentált információt, kérhetünk szakmai tanácsot, véleményt anélkül, hogy kimozdulnánk munkahelyünkről.

Gyakori az informális levelezésben a tegeződés akkor is, ha a levelezőpartnerek még soha nem látták egymást. Az adattovábbítás, a tájékoztatás lehetősége szinte korlátlan. Ez egyrészt felveti a felelősség kérdését is minden e-mailező számára a küldött üzenetek tartalmát, célját, körét illetően, másrészt fokozottan megköveteli a jó modor, az illem általános szabályainak megtartását.

Az e-mail szövege általában rövid, a megfelelő megszólítás után tömören közli a mondandót vagy kérdést. Az elköszönés és az aláírás formulái természetesen itt is megvannak, ezek megint a csak a partnerhez fűződő kapcsolat jellegétől függnek. A dátumot a számítógép percnyi pontossággal rögzíti, a tárgy helye is adott, olyannyira, hogy a gép el sem küldi levelünket addig, amíg meg nem adjuk.

Az e-mailen sem jelenik meg azonban automatikusan minden: a címzett neve és a küldő neve itt maga az e-mail cím, ezek azonban sokszor nem tartalmazzák a személyek nevét. Emiatt a hivatalos érintkezésben az e-mailt mindig a levelezésnél megszokott címzéssel kezdjük és nevünk teljes megadásával zárjuk.

Az e-mail címbe elég egy betűt vagy jelet rosszul beírni ahhoz, hogy a számítógép ne tudja értelmezni azt: ilyen esetekben rövid időn belül visszajelzi a gép, hogy a megadott e-mail cím nem létezik. Rosszabb a helyzet azonban, ha létezik, csak az elírás miatt nem azé a személyé, akinek küldeni szándékoztuk: ebben az esetben bizony megkapja valaki más. Az illemszabály ebben az esetben: a fogadó kezelje úgy az ilyen küldeményt, mintha hagyományos levelet kapott volna: mivel nem neki szól, olvasatlanul küldje vissza a feladónak.

Amennyiben hosszabb anyagokat, információkat, közlendőket kívánunk e-mailen küldeni, célszerű azokat előbb egyéb fájlban elkészíteni, s az e-mailhez mellékletként csatolni. Ez egyben azt is lehetővé teszi, hogy komplett anyagokat, ábrákkal, fotókkal illusztrált dokumentumokat, nagy terjedelmű munkákat továbbítsunk gyorsan, pontosan, több száz kilométer távolságra, miközben nem kell attól tartanunk, hogy a postán elvesznek, végérvényesen megsemmisülnek.

E-mail mellékleteként ugyanazt a szöveget több partnerünknek is elküldhetjük. A körlevelezésben, a nagy résztvevő számú rendezvények előkészítésében, a meghívottak értesítésében ezért kivételes szerepet kaphat. Természetesen nem olyan elegáns, mint egy nyomdában előállított meghívó, netán szépen bekötött dokumentum. Ebből a szempontból mindig mérlegelnünk kell, hogy az adott esetben illik-e elektronikus úton továbbítani meghívót, konferencia előzetes anyagát, vagy a hagyományos megoldásokat kell választanunk. [4]

 

3.   Típusok

3.1.        Egy-egy kommunikáció – elektronikus levél

Az egy-egy kommunikációt úgy definiáljuk, amiben egy ember kommunikál egy másikkal, mintha szemtől-szembe állnának: egy dialógus. Általában, az emberekkel való társalgás normál illemszabályai az érvényesek, csak ez az Interneten még fontosabb, mivel hiányzik néhány összetevő, amelyek a metakommunikáció és a hangszín.

 

Néhány illemszabály:

• Fel kell tételezni, hogy az Interneten történő levelezés nem biztonságos, ne írjál semmi olyasmit egy elektronikus levélbe, amit nem küldenél el levelezőlapon.
• Továbbküldés, vagy újrapostázás esetén ne változtasd meg a szóhasználatot, illetve kérj engedélyt ennek megtételére az üzenet eredeti írójától.
• Felesleges lánclevelek küldése tilos! Ezért ki is tilthatnak.
• Fontos a címzettre való odafigyelés. Vannak olyan címek, amelyek egy csoportot, levelezőlistát jelentenek, mégis úgy néznek ki, mintha egy felhasználóé lenne. Legyél tisztában azzal, hogy kinek írsz.
• Soha ne feledd, hogy a címzett is emberi lény, méghozzá olyan, akinek kultúrája, nyelve, humora egészen más is lehet, mint a tiéd. Dátumformátumok, mértékegységek, idiómák sem mindenütt ugyanazok.
• Szimbólumok használata hangsúlyozásra, sőt a kis- és nagybetűk használata is kifejező lehet.
• Válaszírás esetén légy tömör, mikor idézel a kapott levélből. Felesleges visszaküldeni az eredeti, neked küldött levelet. Légy tömör anélkül, hogy túlságosan lényegre törő lennél.
• A tárgy mező kitöltése visszatükrözi a levél lényegét.
• Ahogy egy levél nem lehet privát, úgy az e-mail is hamisítható, megváltoztatható. A változtatásokat nem mindig lehet felismerni (könnyen), így célszerű a józan ész alapján ellenőrizni egy üzenet valódiságát, mielőtt elhisszük azt.
• A levél elolvasása után küldj egy rövid visszajelzést. Legalább annyit, hogy megkaptad, és majd válaszolsz rá.
• Ne küldj nagy tömegű, felesleges, továbbítandós üzeneteket!

 

3.2.        Egy-sok kommunikáció – levelezési listák

Amikor sok emberrel kommunikálsz egyszerre, akkor a mail-re vonatkozó szabályok is érvényesek. Végülis nincs nagy különbség a között, hogy egy embernek írsz egy levelet vagy sok emberrel kommunikálsz egy cikken keresztül – legfeljebb annyi, hogy így sokkal több embert van lehetőséged megbántani. Így aztán különösen fontos, hogy minél többet tudjál a közönségedről.

 

Általános útmutató a levelezési listákhoz:

• Nem az adminisztrátor hibás a felhasználók viselkedéséért.
• Amit írsz nem egy ember olvassa, és nem tudhatod, hogy a közeljövőben milyen kapcsolatban leszel a z érintett emberekkel. Ezen leveleket archiválni is szokták, tehát hosszú ideig olvashatóak lesznek szavaid.
• Ne kommentáld, vagy bíráld előtted szólók írásait.
• Ne hirdess olyan dolgokat, amelyek nem érintik a levelező lista felhasználóit, hanem inkább csak a te érdekedet szolgálja. A kéretlen hirdetés valószínű következménye: rengeteg durva válaszlevél.
• Ha válaszüzenetet írsz, akkor mindenképpen foglald össze vagy idézz annyit az eredetiből, hogy érthető legyen a válaszod. Különösen a Usenet esetében lényeges ez, mivel ott olyan az üzenetek elosztása, hogy előfordulhat, hogy valaki a válaszodat olvassa előbb, mint az eredetit. Így tehát jó, ha képbe helyezed olvasóidat – viszont ne idézd az egészet.
• Írd alá leveleidet, és csatolj hozzájuk elérhetőséget, hogy biztosan tudják, ki írta az adott levelet.
• Ha véletlenül személyes üzenetet küldtél egy listára vagy csoportba, akkor küldj egy bocsánatkérő üzenetet az eredeti címzettnek és a listának ill. csoportnak is.
• Légy óvatos a fixpontos betűkkel és a rajzokkal. Ezeket egy másik rendszer rendszer egy másik programja – másképpen jelenítheti meg, mint a te szoftvered.

 

3.3.        Egy-mindenkinek kommunikáció

Vannak olyan internetes site-ok (oldalak), ahol az egy-egynek és az egy-sokaknak kommunikáció szorosan összekapcsolódik. A publikálási és magatartási szabályok megegyeznek az interneten általánosan elfogadott normákkal. Ezek az oldalak mostanában nagyon népszerűek, hiszen mindenki kialakíthatja ezeken belül a maga kis felületét képekkel, szöveggel, esetenként videókkal együtt. Ilyenek az IWIW és a MySpace is. [1]

 

4.   Összefoglalás

            A múltban a népesség Internet használó része az Internet-tel “nőtt” fel, műszaki tudással bírt, és megértette a protokollok és a szállítás természetét. Manapság az Internet felhasználók közösségében vannak olyanok, akik újak ebben a környezetben. Ezeknek a “Newbie”-knak ismeretlen ez a kultúra és nincs szükségük a protokollok és a szállítás részleteire. Hogy ezeket az új felhasználókat gyorsan az Internet közösség részéve tegye, ez az írás a magatartási szabályok minimális halmazát ismerteti. Ezeket aztán a különböző szervezetek és magánszemélyek a saját céljaiknak megfelelően módosíthatják. Az egyéneknek tisztában kell lenniük azzal, hogy bárki is szolgáltassa nekik az Internet elérést – legyen az egy ISP (Internet Szolgáltató), az egyetem, vagy a cégük – annak a szervezetnek megvan a maga szabályzata a levelek és az állományok tulajdonjogáról; arról, hogy mit helyes postázni és küldeni, és hogy miképpen prezentáljuk magunkat. [3]

5.   Források

 

[1] http://www.akg.hu/info/erettsegi/szobeli/03.html

[2] http://www.kzs.hu/local/netikett.htm

[3] http://cyberculture.hu/illik-nem-illik/

[4] Ottlik Károly: Protokoll, viselkedéskultúra, Panoráma Kiadó Bp. 2004. pp 150-152