Okostelefonoznak a kollégák a meetingen? Így nem fognak!
A vezetők 94 százaléka szerint zavaró, ha egy megbeszélés közben valaki az okostelefonját használja egy amerikai kutatás szerint. Mégis mindenki csinálja. Mit tehetünk ellene? Van pár tippünk!
Mindenki utálja, ha miközben beszél, mások az okostelefonjukat nézegetik. Amellett, hogy igazán udvariatlan dolog, egy értekezlet közben annak a veszélyét is hordozza, hogy teljesen feleslegesen töltjük együtt az időnket. Tény viszont, hogy az emberek ma már percenként ellenőrzik az emailjeiket, vagy valami más fontos dolgot intéznek a telefonjukon. (Egy másik felmérés szerint a meeting résztvevők 63 százaléka más tevékenységekkel is foglalkozik a megbeszélés közben.)
A Robert Half Management Resources felmérése szerint a kisvállalkozások vezetői egyenesen mind azt mondták, hogy gondjuk van azzal, ha valaki egy megbeszélés közben megnézi a telefonját. Ugyanakkor az a tapasztalat a kutatók szerint, hogy a vezetők mindennek ellenére maguk is gyakran előveszik a telefonjukat a megbeszélések közben. Vagyis ez is valami olyasmi, mint a gyerekek fotói: ha más mutogatja őket, idegesítőek, a sajátjainkkal viszont nem tudunk betelni.
Ha viszont tényleg zavarónak találjuk, hogy a kollégák a közös téma helyett valami mással foglalkoznak, megpróbálhatjuk csökkenteni az okostelefonok dominanciáját az értekezleteken.
Először is tegyük világossá a szabályokat és ezeket mondjuk is el rendszeresen – a színházakban is minden alkalommal megkérik a közönséget, hogy kapcsolják ki a mobilokat, holott elvileg ezt mindenki tudja. Tehát határozzuk meg, hogy mit várunk el. Például: akinek használnia kell a telefonját, kérjen elnézést és menjen ki addig. A telefon az értekezlet alatt csak vészhelyzetben használható. Vagy rögzítsük, hogy egyszerűen nem tűrjük meg a készüléket a megbeszélés alatt. Hagyja mindenki az asztalán arra az időre.
Ha már van szabály, azt tartsuk be magunk is. Mást tenni, mint amit elvárunk a másiktól nem csak szülőként, menedzserként sem sikeres stratégia. Amellett, hogy elveszítjük a kollégák tiszteletét, ha a saját szabályainkat sem tartjuk be, az is biztos, hogy így többször fognak megpróbálni kijátszani minket.
Sokszor azért kerülnek elő a telefonok az értekezlet közben, mert a kollégák úgy érzik, feleslegesen töltik épp az idejüket. Tehát ha azt akarjuk, hogy ne kezdjenek pótcselekvésbe, legyenek a meetingek hatékonyak és ne pazaroljuk az időt! Nem kell összegezni olyan dolgokat, amiket mindenki tud, hisz csak feleslegesen telik ezzel az idő. Készüljünk fel és tudjuk pontosan, hogy mi az, amit az adott értekezleten meg akarunk vitatni és foglalkozzunk valóban azzal. És mindig figyeljünk rá, hogy csak olyan embereket hívjunk meg, akiknek valóban köze van az adott témához. Ha rájövünk, hogy a következő negyed órában olyasmiről lesz szó, ami az ott lévők fele számára nem érdekes, ne csodálkozzunk, hogy mással kezdenek foglalkozni… (Itt olvashatja praktikus ötleteinket, hogy hogyan vessünk véget az elhúzódó megbeszéléseknek.)
Ha őszinték vagyunk, be kell látni, hogy a megbeszélések sokszor szinte elviselhetetlenül unalmassá válnak. Ha el akarjuk kerülni, hogy az e-mailekbe mélyedjen valaki ahelyett, hogy a témára figyelne, tegyük érdekessé az értekezletet! Persze ez nem könnyű feladat, de próbálkozni lehet. Készülhetünk például a saját kollégáink számára is átgondolt és látványos prezentációval, de használhatunk minden más elemet is, amivel egy nyilvános prezentáción fognánk meg a közönséget.
Ha nem tiltjuk ki a telefonokat az értekezletről, még a hasznunkra is válhatnak. Gondoljuk végig, hogy miben lehetnének a hasznunkra. Segítségükkel gyorsan ellenőrizhetőek a statisztikák, utánanézhetünk egy hirtelen felmerülő kérdésnek az interneten. Érdekes, hogy bizonyos közösségekben udvariasabbnak tartják hang utasításokkal irányítani a készüléket társaságban, így ugyanis végig a beszélgető partner szemébe nézhetünk.
Sok minden működhet, a lényeg, hogy nem vehetjük semmibe az okostelefonok jelenlétét és ki kell alakítanunk azt a policy-t, amihez aztán elvárhatjuk a kollégák alkalmazkodását a meetingeken.
