Nyomtató választás TCO összehasonlítással
Manapság a nyomtatásnak hatalmas szerepe van a vállalati és az otthoni munkavégzés során is. Többféle cég, többféle stratégiát alkalmaz a nyomtatás megoldására. A mi esetünkben a nyomtató vásárlás és a kiszervezett nyomtatás előnyeit és hátrányait fogjuk összemérni a másikkal, vállalati és otthoni szinten is.
Nyomtatás vállalati szinten
Nyomtató Vásárlás
A legtöbb cég esetében a legcélszerűbb, ha befektet egy nyomtatóba, mivel így a nyomtatás helyben történik, és felügyelni tudják, hogy ki fér hozzá a nyomtatóhoz, tehát így nagyobb hangsúlyt tudnak fektetni a céges adatok biztonságára. Másik fontos szempont lehet, a határidő, hiszen néhány dokumentum esetében fontos, hogy időben elkészüljön, így fontos, hogy a nyomtató gyorsan tudja nyomtatni ezeket. Egy nyomtatóra való beruházás esetében figyelembe kell venni, hogy a cégnek ez a jövőben kifizetődik-e, hiszen a nyomtatók ára elég széles skálán mozog, és a milliós értéket is elérheti. Egy ilyen beruházásnál fontos, hogy a cég mérlegelje, hogy milyen nyomtatóra is van pontosan szükségük. Általában egy multifunkcionális nyomtatóra esik a választás, ami ugyan többe kerül, mint egy átlag nyomtató, de mivel több célt is szolgál, így ennek a vásárlása kifizetődőbb lehet. Miután a vállalat meghozta döntését, hogy megéri-e nekik a beruházás, illetve, hogy multifunkcionális nyomtatóra van-e szükségük, a másik nagy kérdés, hogy mégis milyen nyomtató legyen? Lézeres vagy tintasugaras? Ugyanis a mátrix nyomtató felett már eljárt az idő vasfoga, lassú, zajos és a másik kettő mellett labdába sem rúghat. A tintasugaras nyomtatóra általában olyan cégek/vállalatok választása esik, akik csak ritkán nyomtatnak, hiszen ez a nyomtató fajta nem a legmegfelelőbb a tömeg nyomtatásra. Abban az esetben viszont, ha tömeg nyomtatásra szeretnénk nyomtatót vásárolni, akkor egy lézeres mellett tesszük le a voksunk.
Miért?
- Gyors
- Megbízható
- A nyomtatási technika miatt a szöveg és kép minőségi szép
- Alacsony működési költség
A lézeres nyomtatókat is két kategóriába sorolhatjuk, van a színes, és a fekete-fehér lézeres nyomtató. A színes nagyon drága, és mivel a vállalatoknak a legtöbb esetben csak feketefehér nyomtatásra van szükségük, így általában ezt választják. Miután a nyomtató típusát is eldöntöttük, már csak kikell választanunk a számunkra megfelelő márkát, hiszen ezek között is eltérések lehetnek.
Nyomtató Bérlés
Egyre jelentősebb teret nyer napjainkban az úgynevezett outsourcing, más néven a szolgáltatás kihelyezés. Ezek olyan tevékenységek melyek nem kapcsolódnak a vállalathoz, illetve valamilyen szolgáltatást egy másik, kifejezetten erre szakosodott cégen keresztül vesznek igénybe. Nagy előnye, hogy nem szükséges külön embert állítani a nyomtató felügyelésére és karbantartására, az esetleges szervízelésre, hiszen ezzel mind a megbízott cég fog foglalkozni. Általában két féle nyomtató bérlés van, létezik a fix áras havidíjas fizetést, aminek teljes összegét akkor is kikell fizetnünk, ha csak pár oldalt nyomtattunk az adott hónapban, illetve létezik az oldalanként fizetett bérlési díj is. Az ilyen cégek weboldalain általában felvan tüntetve, hogy a nyomtató mire képes, színesen tud-e nyomtatni, hány oldal/perc a maximum, illetve van-e valami extra tulajdonsága (fax, hálózati elérés, másolási lehetőség).
Kiszervezett nyomtatás
A kiszervezett nyomtatás esetében el kell dönteni a vállalatnak, hogy megéri-e a kockázatot, hiszen fontos vállalati információk juthatnak illetéktelen kezekbe, így fontos a megfelelő szolgáltató választás. Elengedhetetlen, hogy olyat válasszanak, akivel már ez előtt is volt kapcsolatuk vagy pedig figyelembe kell venni, hogy megbízható-e. A minőséget a szerződés garantálja, hiszen erre hivatkozva lehet reklamálni a későbbiekben, ha valamivel nem vagyunk megelégedve. Az ilyen befektetések csak a hosszú távon szoktak megtérülni, ám ebben az esetben ez már nagyon rövidtávon is érzékelhetővé válhat.
Total cost of ownership
A TCO megmutatja egy eszköz birtoklásának valós költségeit. Ez a mutató arra szolgál, hogy ne csak az eszköz árát figyeljük, hanem annak hosszú távú költségeivel is tisztában legyünk. Egy felmérés, melyben az eszköz teljes életciklusának költségét vizsgálják ide értve a vásárláskor fellépő hardware illetve software költség mellett a karbantartási és üzemeltetési költségeket. Ezúttal nyomtató típusokat hasonlítunk össze ezzel a módszerrel.
A teljes költség kiszámításánál célszerű az eszközzel kapcsolatos fontosabb időszakokat elkülöníteni, majd az ezekkel kapcsolatos költségeket, költségtípusokat összegyűjteni:
1.) beszerzés költsége:
- eszköz kiválasztása mennyire időigényes: az azon dolgozó beszerzők / IT szakemberek 1 órára jutó bérköltsége és a kutatómunkára fordított idő szorzata
- beszerzési ár
- szállítási költség
- beüzemelés költsége: hálózatba kötés, telepítés, az adott cégnél a rendszerhez hozzárendelés, hogy mindenkinél automatikusan tudja használni az üzembe helyezést követően
2.) működtetés költsége:
- áramfogyasztás, hálózatterhelés (internet)
- papír beszerzése: nemcsak az árát kell nézni, hanem például érdemes a szállítási költséget is kalkulálni, esetleg az azzal foglalkozó ember bérét
- tintaparton beszerzése
- karbantartás
- hibajavítás költségei:
- szállítás
- konkrét hibajavítás
- visszaszállítás
- kiesett eszköz miatt veszteségek kalkulálása
3.) üzemből kivonás, selejtezés:
- elszállítás
- ha esetleg értékesítik, akkor az értékesítéssel kapcsolatos költségek (pl. hirdetés, ezzel foglalkozó munkatárs bérköltsége természetesen az adott időre számítva)
A költségek szempontjából a következő mérlegelési pontok alapján dönthetünk a megfelelő
nyomtató választásáról:
– Legfontosabb szempont, a nyomtató használatának előrelátható intenzitását
felmérnünk (például így mérhető: hány oldalt nyomtat a vállalat egy nap átlagosan).
Ez meghatározza
– az eszköz méretét – ezáltal esetleg a szállítási költség is változhat;
– az eszköz típusát – vagyis milyen könnyen elérhető, mennyi időt kell fordítani a beszerzésre, esetleg milyen messziről szállítják, ami szintén a szállítási időre hat
– mennyire bonyolult a beüzemelése (így annak költségei)
– mennyire speciális eszközök, alkatrészek szükségesek a karbantartáshoz, hibajavításhoz.
– Fontos tényező, hogy csak fekete-fehér, vagy színes nyomtatásra is képes a nyomtató, a vállalkozástól függ ennek a szempontnak a jelentősége, de a legtöbb cégnél már alapfelszerelés a színes nyomtató. Ez elsősorban az üzemeltetésnél a tintapatronok árában csapódik le: a színes nyomtatóba sokkal költségesebb a parton beszerzése. De akár a beszerzési árat is befolyásolhatja.
– A nyomtató sebességére is figyelnünk kell, ennek jelentősége a használat intenzitásával változhat.
– A nyomtató minőségi vizsgálata szintén a legfontosabb szempontok közé tartozik
– Az eddigi szempontokhoz viszonyítsuk a készülék árát.
– Vegyük figyelembe a fenntartás, karbantartás, esetleges szervizelés költségeit.
– A fizikai méret, kisebb irodák esetén meglepő jelentőséggel bírhat. Ez azt jelentheti például, hogy szükséges-e újabb irodabútort vásárolni, gyártatni a nyomtató elhelyezéséhez? Vagy például kell-e külön helyiségrész, ahol elfér egy nagyobb nyomtató.
– Az eszköz funkcióit is érdemes szemügyre venni, megvizsgálni az általa nyújtott, számunkra hasznos és kevésbé hasznos lehetőségeket, és ezeket összevetni az előző pontokkal.
Tekintsük át a főbb nyomtatótípusokat: Leggyakrabban tintasugaras nyomtatóval és lézernyomtatóval találkozhatunk, de speciális esetekben praktikusabb a hőpapíros nyomtatók használata, pl. blokkok, parkolójegyek, sorszámok nyomtatására megfelelő eszköz, kis méretei, sebessége, zajtalansága nem csak előnyt, hanem kényelmet is biztosít használóinak. Ellenben hátrányként kell említenünk az ehhez szükséges speciális papír beszerzésének nehézségeit, valamint a hőre érzékeny nyomatot.
Láthatjuk, hogy legtöbb esetben lézernyomtatóval, vagy tintasugaras nyomtatóval kell számolnunk. A lézernyomtatók előnye, hogy kitűnő minőségben nyomtatnak, nagy sebességgel, alacsony üzemeltetési költség mellett és könnyen újratölthető tonerrel rendelkeznek. Azonban hátránya is akad, nagy fizikai mérete, fogyasztása, esetleges meghibásodása esetén javítása igen drága.
A tintasugaras nyomtató ellenben olcsóbbnak mondható, és szintén jó minőségben nyomtat, lassabb, de korrekt sebességgel. Üzemeltetése azonban nagyobb költségekkel jár, a nyomtatott oldalak ára gyorsabban növekedik, valamint a meghibásodására is nagyobb eséllyel kell számítanunk.
Ellenőrző kérdések:
Melyek a nyomtató vásárlás előnyei hátrányai?
- Előnyei: gyors,közvetlenül,helyben történik a nyomtatás
- Hátrányok: Viszonylag költséges,festék és papír utánpótlás biztosítása
Melyek a TCO szerinti nyomtatóvásárlás számba vehető költségei?
- Amortizáció
- Festék és papír mennyiség felhasználása
- Szervizelés,karbantartás
- Ritkán felmerülő költségek,mint például az üzembe helyezés díja
- Tervezett használati idő
- A termék műszaki adottságai,élettartama
Milyen lehetőségek vannak egy vállalat számára a nyomtatás kivitelezésére ?
- Nyomtatóvásárlás
- Bérlés
- Kiszervezés
Készítette: Rácz Nóra, Kelemen János, Horváth Botond, Kórusz József
