Múzeumokban látni mozgó irodákat, amelyeket hivatalos emberek, háborúban hadvezérek vittek magukkal még a múlt században is. Ez a mobil iroda egy szekrény, amelyet előlapját lehajtva szekreterré, kis íróasztallá varázsolhatunk, benne fiókokban irónnal, esetleg tintával, papírral, pecsétviasszal – egyszóval mindennel, amire szükség lehet útközben. Ilyen tábori asztalon íródtak nemcsak a parancsok, jelentések, de az otthon maradt feleségnek szóló levelek is.
Századunkban kissé átalakult a mozgó iroda. Vagonba, autóba, teherautóba, később repülőgépbe épített
dolgozószobák ezek, változó kényelemmel felszerelve. A királynak, kormányzónak, miniszterelnöknek kényelmes, kellemes, a fronton szolgáló tisztnek inkább praktikus. Úgy általában pedig tizenöt-húsz évvel ezelőtt – de talán régebben is – a degeszre tömött aktatáskára mondták, mondtuk, hogy íme, a mozgó irodánk.
Egészen napjainkig a mozgó iroda sokkal inkább iratok elkészítését, a levelezést szolgálta, mint azt a valamit, amit ma a számítástechnika és egyre inkább a távközlés is annak hív. A jelentés változása élet- és munkastílus-változást jelez, amire érdemes odafigyelni, hiszen kimarad, aki lemarad.
Korábban másképp, komótosabban intéztük a dolgainkat, mint manapság. Sokkal inkább hagyatkoztunk a személyes tudásra. Akinek életében egyáltalán szüksége volt valamikor mozgó irodára, az biztosan a tanult, gyakorlott emberek közül került ki, hiszen hosszú évek alatt jutott el addig a posztig egy lassan változó, a benne élőknek változatlannak tűnő világban. Kivéve talán a háborús időket, amikor gyorsan alakul át a helyzet, amihez alkalmazkodni kell, vagyis a mozgó irodához hozzá tartozik a helyzetkép bemutatásának és a lehető leggyorsabb információszerzésnek a lehetősége, a térkép, esetleg terepasztal, a küldönc és a tábori telefon.
Háborúban az ellenséges csapatok mozgása kényszeríti ki az információáramlás gyorsítását. Napjainkban a gazdasági életben az információáramlás gyorsulása kényszeríti ki az állandó változásokat, a stratégiai és taktikai döntések sűrűsödését. A gyors információáramlás azzal jár, hogy ha valaki elutazik egy másik városba tárgyalni, mire odaér, annyira megváltozhat a helyzet, a tárgyalási pozíciója, hogy ha nem változtat a korábban gondosan végiggondolt álláspontján, nem érheti el az általa kívánt eredményt. De a gyorsulás információrobbanással is jár. Képtelenség fejben tartani mindent, amihez hozzáférhetünk, de nem is érdemes. Szent-Györgyi Albertet szokták idézni, miszerint ami adat, az mind ott van a könyvekben, bármikor levehető a polcról, tehát nem érdemes vele az agyunkat terhelni. Azzal érdemesebb gondolkodni, összefüggéseket keresni. Ez a tanács hatványozottan igaz a digitális adat-, információtárolás korában. Az információ megjegyezhetetlen tömege áll rendelkezésünkre, digitálisan. De nemcsak nekünk, hanem a tárgyalópartnernek is. Aki tárgyal, nem engedheti meg magának, hogy alulinformált legyen, hogy ne legyen naprakész. És ez az a pont, ahol belép az új mobil irodai paradigma. Már régen nem levélírásról, üzenetváltásról van szó, hanem arról, hogy a lehető legtöbb információ álljon rendelkezésére annak, aki dönt.
Lehet ez az információtömeg statikus: elindul valaki egy tárgyalásra reggel az irodájából, s indulás előtt feltölti a hordozható számítógépét a szükséges adatokkal. De lehet dinamikus is: amikor megérkezik, még egyszer frissít, megnézi, milyen új, esetleg a feladathoz, a témához kapcsolódó információ jelent meg a rendszerében. Nehéz persze általánosan meghatározni, hogy melyek azok a tárgyalások, döntések, amelyeknél elég az egyik, és melyek azok, amelyeknél már a másikra van szükség. Ezt döntse el vásárló, amikor hordozható számítógépet választ, amikor felszereli azt. Ami biztos, az az, hogy ha megjelenik egy lehetőség, egy szolgáltatás, ami az üzleti életben előnyt jelenthet az egyik fél számára, akkor előbb-utóbb a többiek is rákényszerülnek a használatára. Márpedig a mobil iroda éppen ilyen szolgáltatás.
A mobil iroda központja: a hordozható számítógép
Legfontosabb tulajdonsága korunk mobil irodájának a rugalmasság, a változtathatóság. Emellett minden legyen minél könnyebb, hiszen jóval többünknek van rá szükségünk, mint ahányunk egy irodahordozót is meg tud hozzá fizetni. Minél jobban alakítható, igazítható egy-egy alkalomhoz, annál jobb. A mobil iroda magja egy személyi számítógép, aminek az alaprendszere – Macintosh OS, Windows, OS/2 vagy éppen Unix – lényegtelen. Ami fontos, az a könnyű kezelhetőség, a gyorsaság és a minden nappal egy picit nagyobb tárolókapacitás. No és az irodai alkalmazások. Egy kis szövegszerkesztő, egy kis számolótábla, esetleg egy kis adatbázis és hozzá valami keresőrendszer. Ahhoz azonban, hogy mindez működni tudjon, energiára is szükség van. Vagyis akkumulátorra, akkumulátorra és még egyszer akkumulátorra. Az sem árt, ha kéznél van az adapter, de nincs bosszantóbb annál, mint amikor egyszer csak közli a kedves kis hordozható személyi számítógépünk, hogy leáll, mert elfogyott az ereje. Ez tehát a mag, amit először egyszerűen hordozhatónak, aztán, amikor már ölbe is lehetett venni, angolul laptopnak, térdre tehetőnek, manapság pedig noteszgépnek mondanak.
Jól példázzák a mobil iroda alapvető funkcióihoz szükséges felszereltség és a kiegészítések közötti határt napjaink kétrészes noteszgépmodelljei. Olyanok ezek, mint a kétkötetes könyv. Az első kötetben van a képernyő, a belső merevlemez, a processzor és a billentyűzet, s alatta egy másik, ezzel összepattintható dobozban a többi. Ez a többi az, ami nem mindig, de esetenként szükséges a munkához. Lehet a második kötetben kiegészítő akkumulátor, hajlékonylemez-egység – újabban 100 megabájtos Iomega Zip -, CD-olvasó – újabban DVD-játszó. Ezt a személyi számítógépet az asztali irodai számítógéptől funkcionálisan semmi sem különbözteti meg. Egyedül a könnyű hordozhatóság érdekében lecsökkentett mérete és energiaigénye más. Tudásban elképzelhetetlen a kompromisszum.
