Jelenleg nem vagyok elérhető – miért kell az „out of office” üzenet?
Az azonnaliság ma már az élet minden területén elvárás. Ha tudomásul vesszük, hogy például a vásárlók számára a gyors szállítási idő a legfőbb vonzerő a vásárlások során, miért gondoljuk, hogy nyugodtan várnak majd ránk, ha hetekig nem kapnak választ a nekünk küldött üzenetükre? Nem érdemes ezen elbukni egy jó kapcsolatot.
A nyár a vállalkozások többsége számára – eltekintve azoktól, akik kifejezetten ebből a szezonból élnek – uborkaszezon. Kiváló lehetőség arra, hogy rendezzük a sorokat a cégben és felkészüljünk az ősszel újra induló hajtásra. Általában azzal szembesülünk, hogy a fű se rezdül, a telefonokat nem veszik fel és mintha mind a partnereink és az ügyfeleink is mind szabadságon lennének.
A legidegesítőbb dolog viszont az, amikor nem tudni, hogy az illető, akit akár napok óta próbálunk elérni, azért nem reagál, mert éppen a hasát sütteti valahol, vagy egyszerűen csak nem érdekli az ajánlatunk? Esetleg valamilyen technikai hiba folytán meg sem kapta a levelünket? Gondoljunk erre, és mielőtt feltennék a szalmakalapot és hosszú napokra vagy hetekre lecsuknánk a laptopot, ne csak a cégen belüli dolgokat rendezzük el, de gondoskodjunk a partnereinkről is!
Megvagyok, csak nem itt
Mindenképpen állítsunk be a minden e-mail rendszerben elérhető, a levélküldőnek automatikus, előre beállított választ küldő „out of office” üzenetet! Egyébként is rémületes mennyiségű üzenet vár majd minket, amikor visszatérünk, jobb, ha legalább az idegesen többedszerre újra küldött e-mailekkel nem lesz dolgunk.
Viszont semmiképpen ne hagyjuk üresen a levelet – bár sok rendszer magától beilleszt egy alap, általában angol nyelvű üzenetet. Az üzenetben szerepeljen, hogy a levél megérkezett, hogy mi éppen a szabadságunkat töltjük. Mindenképpen tartalmazza azt a dátumot, amikortól ismét elérhetőek vagyunk, illetve minden esetben adjuk meg egy kolléga elérhetőségét, akit a távollétünkben kereshetnek, ha sürgős ügyről van szó.
Ha a céges telefont is kikapcsoljuk a szabi idejére, ajánlatos egy ugyanilyen hangposta üzenetet is beállítani, így nem hiszik majd azt az ügyfelek, hogy rossz számot hívnak, vagy épp felhagytunk az üzlettel.
Akik igazán fontosak
A legfontosabb ügyfeleket és azokat, akikkel éppen valamilyen ügy közepén tartunk, amikor lelépünk szabadságra, mindenképpen értesítsük, ha lehet, már két héttel az indulás előtt, és kérdezzük meg, tehetünk-e valamit értük addig! Ez egyrészt udvarias gesztus, ami jelzi a másik fél számára, hogy fontos nekünk – ennél többet pedig nem is tehetnénk a jó ügyfélkapcsolatért. Másrészt lehetőséget teremt arra, hogy ha van – vagy lenne – valami fontos dolog, ami kapcsán gondot okozna, hogy épp nem vagyunk elérhetőek. Az még nyugodtan átütemezhető.
Ha mégis hagyunk magunk után félbemaradt ügyletet, amelynek lezárása nem vár meg minket, külön hívjuk fel rá a minket helyettesítő kolléga figyelmét, és az ügyfélnek is jelezzük, ki lesz az, aki a távollétünkben tovább viszi az ügyet.
Ha mindezzel megvagyunk, már nyugodtan kikapcsolhatjuk a céges mobilt és a gépet és tényleg a feltöltődésre koncentrálhatunk.
A következő lépéseket kell tennie az out of office üzenet beállításához:
- Válasszuk ki a levelezőprogramban a ’File’menüt.
- Klikkeljünk az Információ gombra bal oldalt
- Eztán klikkeljen az automatikus válaszra („Automatic Replies”).
- Válasszuk ki az automatikus válaszüzenetek küldése opciót. Kattinthat az csak adott időszakon belüli küldés opciójára is, itt meg kell majd adni a speciális üzenetek küldési intervallumát.
- Kiválaszthatjuk a szervezeten belüli küldést is menüből ’inside my organization’. Ekkor a munkatársaink számára küldendő automatikus üzenetek beállítása válik elérhetővé. Itt használhatunk sokkal közvetlenebb hangnemet, míg a szervezeten kívülre vonatkozó beállításoknál (lásd következő pont) ez kifejezetten tilos, vagy legalábbis nem ajánlott.
- Válasszuk ki hát a szervezeten kívülre küldendő e-mailek opcióját, „outside my organisation” és gépeljük be azt az üzenetet, amit a cégen kívüli partnerekkel közölni szeretnénk a szabadságunk ideje alatt. Hivatalos visszafogott stílusban adjuk meg, hogy mettől meddig nem vagyunk elérhetőek, és sürgős esetben kit és milyen számon, email, vagy skype címen érhetnek el.
- VÉGE, gratulálunk, jó nyaralást kívánunk!
Sipa
2015. július 10. 13:30 | Timár Gigi
