Előfordult már, hogy tovább tartott egyeztetni egy értekezlet időpontját, mint maga az értekezlet? Az értekezletek manapság az üzleti világ életjeleinek tekinthetők – ütemezésük azonban sokszor jelentős termelékenységcsökkenéssel járó feladat.
Nehéz összehozni a kollégákat
Egy telefon, egy PC és egy internetkapcsolat lehetőséget ad az interneten keresztüli közös, interaktív munkára. További tudnivalók a Microsoft Office Live Meeting alkalmazásról a linkre kattintva olvashat.
Gondolja át, hogyan bonyolítják le az értekezleteket a cégben. Ismerős valamelyik módszer az alábbiak közül?
- A parancsba adás módszere – Ha a főnök hívja össze az értekezletet, egyszerűen csak bejelenti, hogy mikor lesz értekezlet, és hogy mindenkinek jelen kell lenni. Ez lehet ugyan célravezető, de azzal jár, hogy minden érintettnek újra kell szerveznie programját, hogy az értekezlet beleférjen napirendjébe.
- Az irodai séta módszere – Az a munkatárs, aki értekezletet szeretne tartani, végigjárja az irodákat, és megkérdezi az érintettektől, mikor érnének rá. Ha sikerül találni egy mindenki számára elfogadható időpontot, akkor minden rendben is van. Csak ha közben valaki egy másik értekezletet ütemez később erre az időpontra, az egészet lehet elölről kezdeni.
- Az e-mail módszer – Az értekezletet szervező egy e-mailt küld az érintetteknek, amelyben felveti az értekezlet összehívásának ötletét, ajánl néhány lehetséges időpontot, és megkér mindenkit, hogy válaszoljon, melyik időpont lenne számára a legmegfelelőbb. Ha mindenki elfogadható időn belül válaszol az e-mailre, és valamelyik időpont az összes érintett számára megfelelő, a módszer hatékony.
A probléma az, hogy, hacsak nem üzemel cégében egy kiszolgáló és valamilyen automatikus valós idejű ütemezést végző rendszer, az értekezletek megszervezése jelentős mennyiségű idő elvesztegetésével jár.
Mi hát a teendő? A legtöbb vállalkozásban a Microsoft Office termékcsaládot használják dokumentumok létrehozására, elektronikus levelezésre, bemutatók, számolótáblák és marketinganyagok készítésére. Sokan csak az alapvető funkciókat veszik igénybe, így nem használják ki a kevésbé ismert, de rendkívül hasznos szolgáltatások előnyeit. Az alábbiakban ezek közül emelünk ki néhány olyat, melyek igénybevétele jobb időgazdálkodást eredményezhet.
Foglaltsági adatok megtekintése
Az Office Small Business Edition 2003 és a Small Business Server 2003 rendszerek felhasználói fejlettebb ütemezési lehetőségeket használhatnak, amelyek az értekezletek szervezését is sokkal könnyebbé teszik.
A legegyszerűebb módszer
Több naptár megtekintése
Az Outlook 2003 alkalmazásban saját naptára mellett több másik naptárt is megtekinthet egyszerre. Ha egy értekezlethez szeretne időpontot találni, megtekintheti a résztvevők naptárait. A naptárak színkódoltak, és címkékkel vannak ellátva, hogy gyorsan meg lehessen találni bennük a már ütemezett értekezleteket, ünnepnapokat és szabadságolásokat. Mások megnyitott naptárait egyszerűen megjelenítheti és elrejtheti ismét.
Értekezlet-munkaterületek
Az Outlook 2003 egyik új szolgáltatása, az értekezlet-munkaterületek lehetővé teszi az értekezletek előkészítését és szervezését, a napirend, a bemutatóanyagok, a dokumentumhivatkozások, a részvételi lista egy helyen való tárolásával. Megosztásával. Az Outlook 2003 alkalmazásban az értekezlet-munkaterületek automatikusan is létrehozhatók egy-egy értekezlet-összehívás elküldésével. (E szolgáltatáshoz Microsoft Small Business Server 2003 rendszeren futó Windows SharePoint Services alkalmazás is szükséges.)
Online foglaltságellenőrzés
Az Office 2003 lehetőséget ad értekezletek szervezésére olyan Outlook-felhasználókkal is, akiknek nincs módjuk egy Microsoft Exchange kiszolgáló révén megosztaniuk foglaltsági adataikat az interneten. Ez egy járható útja az olyan értekezletek egyeztetésének, melyen távmunkások, illetve más cégek olyan alkalmazottai vesznek részt, akikkel rendszeresen találkozik. A szervezés első lépései:
- Nyissa meg az Outlook alkalmazást, és kattintson a Naptár gombra.
- Kattintson a Műveletek menüre.
- Kattintson az Értekezlet tervezése parancsra.
- Vegye fel a résztvevőket – kattintson a További résztvevők gombra, és jelölje ki a résztvevőket a címjegyzékből, vagy a rendelkezésre álló mezőbe írja be a résztvevők nevét és e-mail címét.
- Résztvevő hozzáadása esetén megjelenik egy párbeszédpanel, mely lehetőséget kínál a Microsoft Office internetes foglaltságjelző szolgáltatáshoz való csatlakozásra. Kattintson a Csatlakozás gombra, és kövesse a weblapon megjelenő információkat a foglaltsági adatok beállításához.
- Adja meg az értekezlettel kapcsolatos további információkat. Azok az értekezlet-összehívást megkapó személyek, akik még nem csatlakoztak a foglaltságjelző szolgáltatáshoz, az értekezlet-összehívás érkezésekor csatlakozhatnak.
Az Outlook a foglaltságjelző szolgáltatással együttműködve jeleníti meg a résztvevők foglaltsági adatait az Outlook értekezlet-összehívásaiban, de lehetőség van ezek megtekintésére a weben is. A szolgáltatás adatvédelmi okokból az alábbi korlátozásokat alkalmazza:
- A szolgáltatás nem gyűjt információt az egyes személyek földrajzi elhelyezkedéséről és tevékenységéről.
- Csak a szolgáltatás tagjai lehetnek résztvevők.
- Csak azok érhetik el foglaltsági adatait, akiket erre felhatalmaz.
Az üzleti életben fontos szerepet játszanak az értekezletek. A jól szervezett ütemezés pedig növeli a hatékonyságot.
