„Essünk túl rajta!” – a lemondó sóhajjal kísért filozófia beválik, ha kellemetlen dolgokat akarsz letudni, ám a munkahelyeden nem ez a legcélravezetőbb taktika. Sok a munkád, kapkodsz, mert akaratod ellenére néhány dolgot csak az utolsó pillanatban sikerül elintézned? Az idegeskedés hátrányosan befolyásolja koncentrációdat, teljesítményed és józan ítélőképességed a fokozott stressz hatására bizony cserbenhagyhat. Ne ess kétségbe, íme néhány tanács, hogyan növeld hatékonyságodat munkahelyeden!
Nemcsak az képes hatékony munkavégzésre, aki reggeltől estig hajt! A hangsúly – a fizikai teherbírás helyett – sokkal inkább azon van, hogyan tervezed meg napodat: az előtted álló feladatokat mikor, és milyen sorrendben teljesíted. Egy amerikai álláskereső oldal karriertanácsadója szerint az a legfontosabb, hogy a munkavállaló minden nap átgondolja, milyen feladatokat kell végrehajtania, azután pedig tervet készítsen, hogyan, milyen sorrendben hajtja majd végre ezeket.
Az ötlet egyszerű, a gondosan megtervezett munkanap első hallásra valóban ideális, ám sokszor kivitelezhetetlen, mert számos nem várt, sürgős teendő jöhet közbe, amelyek fölboríthatják ütemtervedet. Éppen ezért ügyelj arra, hogy minden reggel mérd fel az aznapi munkamennyiséget, ám ne sakkozd be magad, feladataid teljesítését ne kösd konkrét időponthoz, mert ha egy váratlan telefonhívás, találkozó, vagy valamilyen probléma „üt be”, és teendőid feltorlódnak, csak ideges leszel, és kapkodsz, hogy teljesíteni tudd a napi „penzumot”.
Hogy lásd, mi vár rád az irodában, gyűjtsd össze – ha vizuáis típus vagy, egy papírcetlire írd föl -, és rangsorold elintéznivalóidat: melyek halaszthatlanok, és melyek azok, amelyek kevésbé fontosak, ezért várhatnak másnapig. Teendőid körét szűkítsd aszerint, hogy személyes találkozóról van-e szó – például üzleti megbeszélésről, prezentációról, értekezletről – esetleg hivatalos elintéznivalókról: egy levél megfogalmazásáról vagy telefonos egyeztetésről. Ha rendszerezed feladataidat, egyszerűbb lesz rangsorolnod őket!
Légy rendezett! Legyen szó egy fontos iratról vagy telefonszámról – ahhoz, hogy pillanatok alatt előkerítsd, és ne kelljen órákig kotorásznod az asztalodat elborító iratkupacok alatt, vagy tucatnyi dokumentumot megnyitni a gépeden, tarts rendet magad körül!
A hatékonyság nemcsak abban mutatkozik meg, hogy valaki gyorsan és sokat dolgozik. Az sem mellékes, erőforrásaidat mire fordítod: időt spórolhatsz – és kollegiális kapcsolataidat is elmélyítheted – ha alkalmanként segítséget kérsz munkatársaidtól. Nem tudod, hogyan érhetnéd el a kiszemelt üzletfelet? Mielőtt vadul tárcsáznál, kérdezd meg kollégáidat, hátha valamelyikük ismeri az illetőt, esetleg tudja a telefonszámát, e-mail címét.
Mérd fel, hogy milyen alkat vagy: azok közé tartozol, akik reggel teljesítenek jól, vagy azok táborát gyarapítod, akik délután, netán éjszaka dolgoznak hatékonyan. Alkalmazkodj alkatodhoz! Ha az átlagosnál több munkád van, kelj fel és menj be korábban az irodába, vagy a munkaidő lejárta után – amikor csendben dolgozhatsz – maradj bent, és készítsd elő a másnapi projektet. Arra azonban mindig ügyelj, hogy ne dolgozz többet napi nyolc óránál, hagyj időt szervezetednek a regenerálódásra! Ha fáradt vagy és kizsigereled szervezetedet, teljesítőképességed és tűrőképességed előbb-utóbb romlani fog, ennek pedig munkád látja kárát!
HVG 2007.05.04.
