Annak ellenére, hogy már régen, az első terminálos – tehát sok végpontról egyidejűleg használt – számítógépek megjelenésekor felmerült, mi mindenre lehetne használni ezt az új információt szállító-elosztó közeget, médiumot, a gyakorlatban még mindig csak közeledünk a gépesített irodához. A számítógépes irat-előállítás áll legelőrébb – amit jelez a papírmentes iroda évek óta hallható szlogenjével ellentétes tendencia, a világ papírfogyasztásának meredek emelkedése.
Ebben az rásban a számítógépes irodai munka, ügyvitel egy szeletét tekintjük át: hogyan segíthet a számítógép abban, hogy akinek valami érinti a munkáját, amihez köze van, arról tudjon, hogy akik ugyanazon a feladaton dolgoznak, azok gyorsan tudjanak eszmét cserélni, közlekedni egymással, hogy a szervezet működése áttekinthetővé, ellenőrizhetővé váljon.
Magyarországon ezek a célkitűzések kétségtelenül idegenek lehetnek – általában. De a világgazdaság, a kereskedelmi kapcsolatok minőségi változása, az Internet előretörése, gyorsan növekvő szerepe a kereskedelemben, a számítógépes hálózatoknak a következő években nálunk is várhatóan bekövetkező elterjedése, egyszóval a gazdasági kényszer szükségszerűen növeli a szervezettséget, ahhoz pedig kellenek a jó számítógépes megoldások.
Pár éve vetítettek Magyarországon egy filmet, a “Csók, Anyu”-t. A filmet egy cédulákkal teleragasztott hűtőgéppel hirdették: a család információs központja volt a hűtőgép. A csoportmunka-támogató szoftver is erre szolgál: mindenkit segít abban, hogy üzeneteit eljuttassa a többiekhez. Ennek a feladatnak azonban számítógépen sok megoldása gondolható el.
Van, amelyik ugyanazt tudja, mint a hűtőgép: az üzenetek belekerülnek egy központi adatbázisba, s ott mindenki elolvashatja, kiegészítheti, átírhatja azokat, válaszolhat rájuk. Szaknyelven ezt nevezik dokumentumtárolásnak, -kezelésnek.
Egy másik viszont mindenkinek eljuttatja a neki szóló üzeneteket, illetve azokat, amelyek mindenkit érintenek. Leveleket fogad, rendszerez, kézbesít. Drótleveleket. Vagyis ez az e-mailkezelés. Mindennek, amit egy csoportmunka-támogató szoftver tud, valamilyen arányban ez a két funkció az alapja, ezek vannak a centrumban.
Ma már a drótlevél- és a dokumentumkezelés egyike sem hiányozhat egyetlen, magát angolul groupware-nek mondó rendszerből sem. Erre a két alapra azonban számos szolgáltatás építhető. E szolgáltatások között vannak készen adottak, amelyeket már a szoftvegyárban illesztettek, egybeépítettek az együttműködést támogató alaprendszerrel, és vannak olyanok, amelyeket a vásárló – illetve az általa megbízott szakember – készít el, épít bele.
Ha már belül, a csoportban, a munkahelyen a mi helyi hálózatunkban levelezgetünk egymással, akkor célszerű a külső drótlevelezést is innen bonyolítani. Szükséges tehát egy átjáró, egy kapcsolat a külvilággal, amelyen keresztül mások esetleg más rendszerű levelezőrendszerei elérhetők. Ha viszont mindenkinek innen küldjük a leveleket, akkor jó, ha van egy címtárunk, regiszterünk a partnerek nevével és drótlevélcímével. No meg, ha már címtár, akkor sok más adattal is, a cég nevével, telefonszámmal, levélcímmel, a kapcsolat jellegével – tegeződünk vagy magázódunk – az eddigi megbeszélések, levélváltások nyilvántartásával, névnappal, születésnappal, amikor a kapcsolat olyan, hogy ezekről illik megemlékezni és gy tovább. A jó címtár tehát kapcsolat-nyilvántartó is egyben. Ha már benne vannak a telefonszámok, akkor a legegyszerűbb, ha telefonálni is tud: megadom neki reggel, ki mindenkivel akarok aznap beszélni, és sorra felhívja azokat. Ha a számítógépben benne van az ehhez szükséges hangkártya, van hozzá mikrofon és hangszóró vagy fejhallgató, akkor még fel sem kell emelni a kagylót, amint létrejön a kapcsolat, a gép előtt ülve – esetleg a képernyőn a korábbi kapcsolatokról készült rövid emlékeztetőket vagy egy munkaanyagot olvasva – tudok mindenkivel beszélgetni.
A címtár sok más szolgáltatásnak is alapja lehet, ha az nemcsak az én gépemen van ott, hanem az együttműködést szervező program központjában is. Általában van is egy közös címtár, amihez mindenki hozzáfér, és emellett mindenki készíthet magának privát regisztereket. A központi címtár mellett ott van a közös határidőnapló. A cég minden, a rendszerbe bekapcsolt, számítógépen dolgozó munkatársának ebbe kerülnek bele az elfoglaltságai, találkozói, határidői. Ha én úgy látom, hogy egy munka állását a jövő héten érdemes lesz megbeszélni másokkal, akkor átkérem az időpontegyeztetőtől az előjegyzéseket, és kiválasztok egy még szabad alkalmat. Ezután a résztvevők automatikusan előzetes értesítést kapnak, s ha megnézik a saját határidőnaplójukat a gépükön, abban már benne lesz a találkozó.
Előfordulhat, hogy nincs olyan időpont, amely mindenkinek szabad. Ekkor kerülhet elő a hivatali hierarchia: a címtár az alá-fölé rendeltséget is leírja, és a felettesnek lehetőség adható a beosztottak programjának átalakítására: néhány elfoglaltságot töröl vagy áthelyez az osztályvezető, s máris lehetőség nyílik az értekezlet megtartására. Az pedig nyilvánvaló, hogy a határidőnapló-bejegyzések mellé társíthatók üzenetek, dokumentumok, amelyeket a megbeszélésre érdemes átnézni, elolvasni. Végül nem csak értekezlet összehívására, megbeszélésre lehet szükség, az esetek többségében elegendő kiadni a feladatot, s a határidő lejártával ellenőrizni a végrehajtást.
Arra is lehetőséget adnak a csoportmunka-segítő rendszerek, hogy egy munkát többen megkapjanak, és arra is, hogy egymás után kelljen elvégezniök egy-egy részfeladatot, majd továbbadniok az egészet a következő ügyintézőnek. Ez már átvezet a munkaszervezés egy szigorúbb számítógépes megoldásához, az ügymenetkezeléshez. Van sok rutinszerűen ismétlődő feladat – például a családipótlék-kérelem feldolgozása a beérkezéstől a folyósítás elrendeléséig -, amelynek lépései jól meghatározhatók, a végrehajtásukért felelősök megnevezésével és a szükséges idővel együtt. A munkafolyamat számítógépes követésére vannak önálló, úgynevezett workflow-rendszerek – StaffWare, CSE Workflow -, de egyre gazdagabb lehetőségét nyújtják az ügymenetkezelésnek az együttműködést segítő rendszerek is. Az ügymenetkezelőben csakúgy, mint a hagyományos hivatalban üzenetek és hozzájuk csatolt dokumentumok mozognak ügyintézőtől ügyintézőig. Amit ehhez a számítógép tesz hozzá, az egyrészt az ügyintéző támogatása – hiszen amikor csak kérik, pontosan kiírja a képernyőre, mit is kell éppen tenni az adott ügyben -, másrészt az ellenőrzés, az ügyirat útjának automatikus követése. Amikor például betelefonál Kovács úr ismerőse, nézzen utána a kérelmének, Kovács úr nem kényszerül rá, hogy körbejárva a hivatalt, s keresve az aktát szétkürtölje, most éppen melyik ismerőse ügyében jár el. Elegendő diszkréten megnéznie a számítógépben, hogy az ügy melyik állomásnál tart, majd dönthet a gyorsítás legjobb módja felől.
Az együttműködést támogató rendszerek legnagyobb erőssége – esetenként gyengesége – lehet a dokumentumtár és a hozzá tartozó szolgáltatások. Minél jobb az iktatás, minél részletesebben könyveli, követi a rendszer a dokumentumok útját, annál jobban használható a rendszer. Ideális esetben egy újonnan belépő ügyintéző minden előzmény, háttér ismerete nélkül is pillanatok alatt elő tudja keríteni egy ügynek valamennyi részletét a feladatkitűzésekkel, jelentésekkel, üzenetekkel és természetesen az esetleg több változatban is meglévő dokumentumokkal együtt. Ebben segíthet a naplózás, az eseményeknek a szervezet és az ügyintézés hierarchiáját is tükröző feljegyzése, de segíthet a gyors, könnyen kezelhető teljes szöveges keresés is az adatbázisokban.
Mit sem ér azonban sok munkakörben a központosított tudás, ha az hozzáférhetetlenné válik, amint kilép az ember a szobája ajtaján. Ezért lehet távolról belépni ezekbe a rendszerekbe, telefonon és egyre inkább az Interneten keresztül is. A feladat nem egyszerű, hiszen gondoskodni kell a központban és a távoli számítógépen tárolt üzenetek, adatok, dokumentumok konzisztenciájáról, s mindezt úgy, hogy a kapcsolat megszakadása egyetlen bit elvesztésével se járhasson. Megoldották. Ma már nehezen talál piacot egy, az Interneten és telefonon nem hívható együttműködést segítő szoftver.
Ahogy fejlődik a technika, úgy bővül e programok tudása. Ma már szinte elengedhetetlen – megfelelő programmal való együttműködéssel – a hangos üzenetek, távmásolatok fogadása, küldése, küszöbönáll a kifinomult képkezelés beépítése, s ki tudja, még mi mindent találnak ki a tervezők. Az együttműködést támogató rendszer sok rögzíthető ismeretet tud tárolni és visszaadni, ezeket össze is tudja kapcsolni egymással, de az ügyintéző fejében, zsigereiben lévő háttértudást (egyelőre még) képtelen elraktározni, és főleg másodpercek alatt mozgósítani.
Vargha Márton
Melyiket válasszuk?
Amerikában tucatjával kínálják a csoportmunka-támogató szoftvert, én közülük négyről tudom, hogy Magyarországon kapható, és veszik. Van egy ötödik is, a LInkWorks, de az nem amerikai, hanem osztrák. Négy – a Digital Linkworks, az ICL TeamWARE, a Microsoft Exchange és a Novell GroupWise – inkább a levelezés, üzenetkezelés, egy pedig, a Lotus Notes a dokumentumkezelés irányából indult, fejlődött a mai szintre.
Ha röviden jellemezni akarjuk ezt az öt rendszert, akkor azt mondhatjuk, hogy a Novell GroupWise és a Microsoft Exchange bővíthető, új programokkal kiegészíthető alaprendszer az együttműködés támogatásához, a TeamWARE és a LinkWorks alapszolgáltatásokkal felszerelt nyílt kezelői környezet, amelybe programok, alkalmazások integrálhatók, a Lotus Notes pedig egy nagyon erőteljes fejlesztői környezet, amelyben a vásárló ügyviteli, nyilvántartási feladatainak nyolcvan-kilencven százalékát is meg tudja oldani. A Lotus Notesnak is megvan a maga kezelői felülete, amelybe alkalmazások integrálhatók, és nagyon sok kész alkalmazás készült már hozzá Magyarországon, aki tehát emellett dönt, annak van miből válogatnia. A tájékozódást némiképp nehezíti, hogy a központi részét az utóbbi időben Lotus Dominónak hívják, s csak a kliens, a kezelői oldalon dolgozó része őrizte meg a Lotus Notes elnevezést.
Valamennyi, együttműködést támogató szoftvernek van központi része – szervere – és a hálózati vagy távoli végponton futó kliense vagy kezelői programja. Az, hogy mennyire barátságos, mennyire simul a kezelő keze alá kinézetre, a kliensen múlik. Az azonban, hogy mennyire képes követni a felhasználó szárnyaló vágyait, elképzeléseit, már sokkal inkább a szerver képességein. A magyar nyelvű kezelői felület legalábbis a kliensoldalon, vagyis ott, ahol a kezelő használja a szolgáltatásokat, mindenütt megvan vagy rövidesen meglesz.
Az együttműködés alapja az egyetértés, az, hogy amiről szó van, arról mindenkinek ugyanaz a kép alakul ki a fejében. Ehhez az is szükséges, hogy a helyi hálózatban egységes szerkezetben jelenjenek meg a szoftver szolgáltatásai. Jó, ha mindenki ugyanolyannak látja a naptárt, vagy ha az üzeneteket a címzett abban a formában kapja, amelyben a feladó elküldte. Ennek megvalósítására különféle beépített űrlapok, nézetek szolgálnak, amelyek megkönnyítik a felhasználó életét, gyorsítják a munkát. A választásnál tehát érdemes átnézni az űrlapkészletet, végiggondolni, hogy a kialakult vállalati rendbe melyik szoftvernek a készlete illik bele legjobban, illetve megnézni, melyikben könnyebb, olcsóbb egyedi készletet kialakítani.
A levelező, dokumentumtároló rendszerek nagyon helyigényesek. Egy résztvevőre érdemes akár 50- 100 megabájt háttértárat is számítani, és hasznos megnézni azt is, milyenek a rendszer archiválási szolgáltatásai. Amikor a hálózatban minden tele van a munkatársak elavult leveleivel, elfelejtett megjegyzéseivel, dokumentumok fölöslegesen tárolt al-al-alváltozataival, akkor már késő, jobb előre gondoskodni arról, hogy a levelezés hely hiányában ne állhasson le egyik pillanatról a másikra.
Valamilyen formában ma már mindegyik csoportmunka támogató rendszer egységes kezelői felületet mutat, amelyben gyorsan elérhetők, rendezhetők, csoportosíthatók a különböző típusú levelek, üzenetek, dokumentumok. Van gyártó, amelyik egyenesen univerzális levélszekrényről beszél, s abban jól elkülönítve szerepelteti a beérkezett üzeneteket, az elolvasottakat és gy tovább. Arra, hogy valójában melyik mennyire egységes, vannak objektív kritériumok, például az áttekinthetőség, az egyes funkciók elkülönülése és kezelhetősége, az, hogy hány művelet kell ahhoz, hogy mindenfajta beérkezett üzenetet átnézzen az ember.
A legjobb megoldás kiválasztásához azonban nem elég csak a szoftvereket vizsgálni, a korszerű szervezet megléte, sőt az együttműködés számítógépes támogatásának elfogadása is fontos. Vannak intézmények, ahol az áttekinthetőség, a felelősség kiderítésének lehetősége olyannyira riasztó, hogy a munkatársak mindent meg fognak tenni a groupware bevezetése ellen. Márpedig ahol szoftver nélkül nincs rend, ott a szoftver sem fog rendet teremteni.
