Az elektronikus levelezés ma már elengedhetetlen kelléke mindennapi munkánknak, legalábbis a munkahelyek nagy részén. Azonban ahogy a régi típusú, nyomtatott levelezésnél sem engedhettünk meg mindent magunknak, úgy itt is figyelni kell néhány dologra.
Az elektronikus levelezés teret hódított, de itt is igyekezzen igényes lenni. Ha a cég hivatalos levelét küldi, akkor azt szépen betördelve mentse el, és csatolja mellékletként. Ilyenkor az e-mailben azért egy mondatot írjon, akár megszólítás vagy aláírás nélkül – így: “Mellékeljük levelünket.”.
Az e-mailben mindig töltse ki a “tárgy” helyét, ezzel jelzi, hogy nem valami vírusos reklámanyagot küld.
A gyorsaság miatt sokszor nyelvtani hiba csúszik a szövegbe – ha a számítógépe “veszi a fáradságot”, pirossal aláhúzza, így jelzi a hibás kifejezést, azt mindenképpen javítsa ki!
Ha a kapott levélre választ küld, akkor azt a kapott levél fölé írja. (A levelező-rendszer beállításának függvénye, hogy milyen lehetőséget ajánl fel a levél folytatására. A rendszer beállításához segítséget kaphat a PC Mágus című kiadványunk 5. aktualizálásából.) A kapott és a küldött levélnél több ne maradjon a levelezésben, tehát ne ismételje minden alkalommal a sokszori levélváltást, vágja ki a régebbi részeket.
Ha e-mailben ismeretlent keres meg, de tudja a nevét, akkor használja a levél címzettjének a teljes nevét. Ha nincs néven nevezhető címzettje, akkor az e-mailt kezdheti úgy: “Jó napot kívánok!” – ezt nyilván papíron írt, kézbesített üzleti levél esetében nem teheti meg.
Az e-mailre azonnal válaszolni kell, legalább egy mondatot: “Levelét megkaptuk, hamarosan küldjük válaszunkat.”. Ugyanis ezzel emberszámba vette a levél íróját, nem hagyja õt bizonytalanságban (“Ugyan hová lett a Hálón a levelem?!).
Környezetkímélő szempontok miatt az e-mailt csak akkor nyomtassa ki, ha valóban szüksége van rá.
2006.11.16 Stílus és etikett
