Bürotika és irodakultúra
A közösségi oldalak (Facebook, Twitter, Linkedin, stb.) milyen mértékben és milyen minőséggel befolyásolják az iroda kommunikációt?
Készítette: 11-es csoport
Babos János
Bálint Ádám
Figura Gábor
Kapocsi Balázs
Németh Mátyás
Papp Zoltán
Schnetz Adrienn
Szabó Gergő
Wéber Dávid
Veszprém, 2012. március 28.
Az iroda fogalma
Az iroda az a hely, amelynek a legfontosabb funkciója az információfeldolgozás és az ügykezelés. Emberekből, technikai felszerelésekből és folyamatokból álló rendszer, amelynek céljai a befogadó szervezet folyamataival kapcsolatos információk megfelelő kezelése. Az iroda nem egy helyiség.
Megfelelőnek nevezhető az információkezelés, ha az:
- Lehetővé teszi, hogy az általa kiszolgált folyamatok által igényelt helyen és időben az igényelt módon és minőségben rendelkezésre áll az információ
- Hatékony
- Kezeli a kockázatot (ember, vagyon, információvagyon)
- Környezettudatos
Az iroda fogalmát Dobay Péter így fogalmazta meg: Az iroda alaptevékenysége szöveges, numerikus, képi és hangdokumentumok fogadása, létrehozása, tárolása, feldolgozása és továbbítása. Ezt segítik a kiegészítő irodai tevékenységek. (1996)
Adamcsik szerint: Az iroda személyekből álló csoportosulás, amely meghatározott cél érdekében jött létre, a célt szolgáló feladatok ellátásához eszközökkel rendelkezik, és alaptevékenysége az információk feldolgozása, vagyis szöveges, numerikus, képi vagy hangdokumentumok fogadása, tárolása és továbbítása. (1998)
A közösségi oldalak
A közösségi hálók használata napjainkban életünk szerves részévé vált és szinte már kikerülhetetlen tényezői a modern életnek. Az információcsere elektronikus, globális és azonnali hatású. Nyilvánvaló tehát, hogy ezeken a csatornákon keresztül is el lehet érni, meg lehet szólítani az embereket.
Az információ fontosságát már régen felismerték. A kereskedelemben, az üzleti életben mindig is meghatározó szerepe volt és lesz. Napjainkban az információk tömegesen zúdulnak ránk, köztük nem egy, ami jelentősen befolyásolhatja jövőnket, az emberiség jövőjét.
Valamikor, nem is olyan régen az irodákat nem sokra tartották, mivel azok az aktív termelésben nem, vagy csak kis mértékben vettek részt. Ahogy felgyorsult az információáramlás, az iroda fogalma is átértékelődött. Az iroda a szellemi munkavégzés, az értékteremtő folyamatok színtere lett, ahol termékek, vagy termékek alkotórészei készülnek, amik értéke sok esetben eléri, vagy meghaladja az egész produktum értékének a kétharmadát. Ma a versenyképesség megőrzésének, növelésének titka az információ minél gyorsabb, minél nagyobb mennyiségben történő feldolgozásában, azaz a tudás megszerzésében rejlik. Ehhez megfelelő környezetre és természetesen megfelelő irodatechnikai berendezésekre van szükség. Megfelelő irodatechnikai berendezésekre, olyanokra, amelyek a felmerült igények kiszolgálásán felül a lehető leggazdaságosabban képesek szolgálni az irodai munkát.
A hálózatba kötött számítógépekkel nagymértékben megnövelhetők azok az előnyök, amelyeket a számítógép képes nyújtani. Nem véletlen, hogy a számítástechnika fejlődése nagy léptekkel halad ebbe az irányba. A hálózat lehetővé teszi az erőforrások jobb kihasználását, könnyebb elérhetőségét, megteremti és segíti a közös munkavégzés lehetőségét, új kommunikációs csatornákat nyit meg az irodában dolgozók számára. Éppen ezért az automatizált iroda előfeltétele a számítógépes hálózat kialakítása.
Az egyik legnagyobb nemzetközi szintű közösségépítő oldal, a Facebook nyilvános statisztikája szerint az oldalnak több mint 500 millió aktív felhasználója van, melynek fele napi szinten használja. A felmérések szerint a legnagyobb magyar közösségépítő oldalaknak napi szinten is milliós nagyságrendű látogatójuk van, ezért a felhasználók által közzétett személyes adatok védelmének különös jelentősége van.
Az elmúlt pár évben nagyot változott az internetes kommunikáció, a használt csatornák, valamint a folyamatok. Manapság a közösségi oldalak sikere alapján egyre több vállalat vagy szolgáltató gondolja úgy, hogy erre a piacra is be kellene törni, használni kellene a lehetőségeket. Ezek az oldalak már nem csak tartalmat közölnek, hanem megjelent a kölcsönös kommunikáció, befolyásoló erejük nagy. A közösségi oldalak fontossága, és terjedése vitathatatlan.
Social media vagy más néven WEB2: Azokat a közösségi alkalmazásokat nevezzük ezen a gyűjtőnéven, melyek nagyon sok ember felé szolgálnak információval. Ez lehet blog, ami egy élő hírlevél, de lehetnek közösségi portálok, úgy mint a Facebook, a Twitter, a Myspace vagy az Iwiw, ugyanakkor ide sorolandók a különböző videó megosztó portálok, mint pl. a Youtube. A WEB2 nagy előnye, hogy rengetegen vannak jelen egyszerre, így az ott elhelyezett célzott hirdetések nagy számban érik el a célközönséget.
Social Network (Közösségi hálózat): A közösségi hálózatok olyan internetes struktúrák, amelyekben egyének vagy szervezetek kapcsolódnak egymáshoz. Ezekben a legkülönfélébb baráti, rokoni, üzleti kapcsolatokra épülő rendszerekben lehetséges keresni, üzeneteket küldeni, adatokat, információkat cserélni és közzé tenni. A világ jelenleg legismertebb közösségi hálózata a Facebook, Magyarországon leginkább elterjedt Iwiw és a Myvip. Azon túl, hogy a felhasználók fotókat, videókat tölthetnek fel magukról, és kapcsolatokat kereshetnek egymással, e rendszerekre egyre több alkalmazást készítenek, melyek segítségével a felhasználók pl. apróhirdetéseket adhatnak fel, blogokat indíthatnak, könyveket ajánlhatnak egymásnak vagy útibeszámolókat tehetnek közzé. A legtöbb közösségi hálózat az interneten nyilvános, és bárki által igénybe vehető.
Magyarországon a Facebook 2009-ben jelent meg és hamar maga mögé utasította a hazai Iwiw-et amely mindaddig vezető szerepet töltött be a magyar online médiában. Kijelenthetjük, hogy manapság a legnépszerűbb oldal legalább napi 1 alkalommal mindenki megnézi a Facebook profilját.
2010.02.01 és 04.01 között a Facebook felhasználók számának alakulása Magyarországon
Napjainkban közel 3.5 millió magyar regisztrált tagja van a Facebook közösségnek, a tagok száma folyamatosan nő és év végére akár a 4 millió főt is elérheti. A felhasználó 65%-a 18 és 25 év közötti korosztályból kerül ki, azonban egyre inkább növekszik az idősebb 35-45 éves korosztály jelenléte.
2010.12.09 és 2011.02.17 között a Facebook felhasználók számának alakulása Magyarországon.
*Facebook:
Úgy gondoljuk, hogy a Facebook napjainkban a felhasználók számát és felhasználási lehetőségeit tekintve élen járónak minősül, amellett, hogy időrabló kategóriába soroltuk érdemes vele részletesebben foglalkozni. Az értékelést SWOT analízissel végeztük saját véleményünk szerint.
Erősségek: sok felhasználó, gyors információcsere, egyszerű felhasználás, levelek célba érnek, költséghatékony
Gyengeség: nem hivatalos, külső korlátozó tényezők, túlzott nyilvánosság, figyelemelterelő alkalmazások (játékok)
Lehetőségek: alkalmazások, interaktív, közösségformáló, belső PR, zárt csoportok létrehozása
Veszélyek: adatok biztonságának hiánya, információ hitelvesztése, fiktív felhasználók
Értékelés: Egyes felületek mindenképpen alkalmasak arra, hogy a vállalat kommunikációját elősegítse. Némelyikről elmondható az, hogy hátráltatja a dolgozót a munkavégzésben, mivel figyelemelterelő hatása van. A mi munkacsoportunk a Facebook-ot választotta a beadandó elkészítésére, mivel gyorsnak és hatékonynak találtuk. Sok vállalat viszont informatikai hálózatában nem engedélyezi ezen WEB2-es felületek alkalmazását a munkaidő hasznos eltöltése érdekében és inkább saját, hivatalos rendszert használ.
Források:
- órai tananyag, előadásvázlat (moodle.gtk.uni-pannon.hu)
- origo.hu
- http://olcsobbnyomtatas.hu/esettanulmanyok/iroda-irodatechnika-informacio/
- http://www.annusgabor.hu/oktatas/Automatizalt_iroda/1_elemei/frame.htm
- http://csillanas.net/blog/koezoessegi-portalok-elonyei-online-marketing-szempontbol
- http://meteora.co.hu/facebook
- Klausz Melinda: Facebook, Youtube, Wikipédia és társaik – Social media vállalati környezetben
Ellenőrző kérdések:
- Dobay Péter hogy határozta meg az iroda fogalmát?
Az iroda alaptevékenysége szöveges, numerikus, képi és hangdokumentumok fogadása, létrehozása, tárolása, feldolgozása és továbbítása. Ezt segítik a kiegészítő irodai tevékenységek.
- Miért a SWOT analízist választottuk a Facebook értékelésénél?
Több szempontból értékeli a felhasználhatóságot.
- Mi a WEB2?
Azokat a közösségi alkalmazásokat nevezzük ezen a gyűjtőnéven, melyek nagyon sok ember felé szolgálnak információval.
