Bevezetés
A mai világunk annyira információéhes, hogy mindent tudni szeretnénk. Azonnal. A vállalatok sikere is nagyban attól függ, hogy milyen gyorsan tudnak reagálni a piaci változásokra, mi több, milyen gyorsan kapják meg azokat a bizonyos információkat, amikre majd reagálniuk kell. Ezek döntéshelyzeteket generálnak, amelyekhez sok esetben nem elég egy ember szakértelme, mindenképpen egy tárgyalás keretein belül kell ennek végbemennie. De ez igaz
a vállalati partnerkapcsolatok ápolására, velük való tárgyalásra is. A mai technika vívmányai lehetőséget adnak arra, hogy realtime digitális kapcsolatot létesítsenek egymással a felek audiovizuálisan, tehát hang és kép együtt, létrejöttek a videokonferenciák.
Általánosságban
A videokonferencia a nemzetközi telekommunikációs szabványok által meghatározott olyan kódolási eljárás, amely a tömörítésnek köszönhetően kis sávszélességen juttat el képet és hangot egy távoli végponthoz.
A valós idejű kép‐ és hangátvitel, vagyis a videokonferencia (más szóval vizuális kommunikáció) a kommunikáció legmagasabb fokát szolgálja a személyes találkozás után. A világon nagyon népszerű, főleg az Amerikai Egyesült Államokban, a Távol‐Keleten és Nyugat‐ Európában elterjedt kommunikációs közeg. A hazai infrastruktúra fejlődésével egyre inkább teret kap Magyarországon is, mivel megléte vagy hiánya minősíti a hazai vállalkozásokat a külföldi partnerek szemében.
Az utazással járó személyes találkozások kiváltása a leggyakoribb alkalmazási terület. Legyen
szó akár nemzetközi tárgyalásról, belföldi megbeszélésről vagy regionális találkozóról. Az utazással járó költségek és a munkaidő megtakarítás az utazások hosszúsága és gyakorisága révén könnyen kikalkulálhatók. Egyetlen végpontról rögzíthetünk bejelentést, tájékoztatást, amit utána akár meg is oszthatunk az interneten több médiával. Az így közölt információ érthetőbb és gyorsabb kommunikációt eredményez.
Előnyök és hátrányok
A videokonferencia előnyei
A videokonferencia egyik legnagyobb előnye a munkavégzés hatékonyságának fokozása, amely több helyen is tetten érhető. Kiküszöbölhető vele az esetleges rossz időjárási viszonyok miatt kialakult késlekedés. A tárgyalás utazás nélkül valósítható meg, ami jelentős költségmegtakarítást jelent a multinacionális vállalatoknak. Míg korábban a leányvállalatok munkatársai idejük jelentős részét utazással töltötték, addig ma a videokonferencia költséghatékonyan hidalja át a távolságokat. Globális szinten az üzemanyagok környezetkárosító hatása is csökken általa. Fontos szerepet játszik a munkavégzés rugalmassá tételében is, hiszen így az otthoni munkavégzés sem lehetetlen, s egy‐egy virtuális megbeszélés is csaknem teljesen egyenértékű lehet a fizikai találkozással. Egy fejlett rendszer segítségével kibővülhetnek a lehetőségek. Ilyenek például a rögtönzött szavazások, prezentációk vagy a dokumentumok megosztott egyidejű használata.
A videokonferencia hátrányai
Ez a tárgyalási forma is rendelkezik hibákkal. Ezen hibák egyike, hogy a személyes találkozás hiányában csökkenhet a jelenlévők figyelme. Igaz, már léteznek olyan programok, amik jelzik, ha az egyik félnek nem a videokonferenciára alkalmas panel van megnyitva. A személyes találkozás hiányában olykor a résztvevő fél kívülállónak érezheti magát, így nem tudnak azonosulni a döntésekkel. Hátrányok közt említhetjük azt is, ha a tárgyaló feleknek nem
megfelelő a technikai háttere illetve a tudása, ami akadályozza az információk pontos továbbvitelét, megértését, ezzel együtt a döntésképességet. Egy esetleges áramszünet is tönkretehet egy tárgyalást. Hátránya még a magas beruházási igény illetve a nehezen illeszthető perifériák. Nem elhanyagolható tény, hogy így elmaradhatnak a külföldre tervezett tárgyalások, amik igaz munkát jelentenek, de lehetőséget nyújtanak kikapcsolódásra és pihenésre is.
Az utazás előnyei
A személyes kapcsolat és a tárgyalófél testbeszédének megfigyelése megkönnyítheti a tárgyalás menetét. Technikai problémák nem merülhetnek fel. Alkalom nyílik városnézésre és így ezzel a pihenésre is. A résztvevők száma pedig nincs korlátozva.
Az utazás hátrányai
Az időjárás kiszámíthatatlansága miatt akár járatokat is törölhetnek, így tárgyalások maradhatnak el. Az utazásra szánt idő elpocsékolt idő a munkatárs számára ‐ ha az nincs megfelelően menedzselve ‐ mivel ezt az időt munkával is tölthetné. Az utazás nagyon költséges a repülőjegy illetve a szállás miatt.
A videokonferenciák technológiai háttere
Az első, és legfontosabb dolog a technológiai háttér szempontjából a megfelelő stabilitású, és sávszélességű internetkapcsolat. Ez leginkább a kisvállalatokat, illetve a startupokat érinti, mivel anyagi lehetőségeik korlátozottabbak, mint a nagyobb vállalatoknak. Megfelelő minőségű internet híján a videobeszélgetés szakadozhat, pixeles lehet a kép, egyik partner sem tudja elvárt minőségben lefolytatni a konferenciát. A videokonferencia legmagasabb szintje a telepresesnce, azaz a HD végpontok professzionális integrációja. A nagyméretű megjelenítőkön és HD eszközökön túl, ideális a megvilágítás, a környezet színei, a résztvevők elhelyezkedése, a háttér és az egyszerű kezelhetőség. Két helyszín közötti kapcsolatban a telepresence megoldás jelenti a valósághoz legközelebbi élményt.
Ezen felül a technológiai hátteret két külön részre oszthatjuk, az első a hardveres, a másik
pedig a szoftveres oldal. Hardveres oldalhoz tartoznak a webkamerák, mikrofonok, különböző kivetítők, számítógépek. Már a legkezdetlegesebb eszközökkel, például a laptop beépített webkamerájával is indíthatunk konferenciát, bár ebben az esetben az sokkal gyengébb minőségű lesz, mint egy komolyabb rendszer. Azon cégek számára, akik ritkán élnek a videokonferencia lehetőségével, nem érné meg befektetni komolyabb eszközökbe. Ez a módszer leginkább akkor megfelelő, ha csak két személy beszélget egymással. Azon vállalatok, amelyek sokszor használnak megbeszéléseik során konferenciahívást, általában beruháznak komolyabb eszközökre. Ilyenek például a komolyabb webkamerák, mikrofonok, projektor, esetleg LCD televízió. Webkamerából nagyon sok félét kapni, a pár ezer forintos daraboktól kezdve, az akár
több 10, esetleg 100 ezer Ft‐os darabokig. Ezek már rendelkeznek autofókusszal, arckövetéssel, mozgáskövetéssel, alkalmazkodnak a különböző fényviszonyokhoz. Mozgáskövetős kamerarendszernél például a jeladó által kibocsátott fényt a terem végében elhelyezett referencia kamera veszi, amelyet a központi egységbe továbbít. A központ feldolgozza a mozgást és vezérlő parancsokat küld egy másik kamerának, amely ezen információk alapján követni tudja az előadót.
Mikrofonok lehetnek akár egyénileg felcsíptethető darabok, esetleg gégecsöves mikrofonok,
de direkt konferenciabeszélgetésekhez tervezettek is. Ár szempontjából ezek is pár ezer
forinttól több százezer forintig terjednek. A komolyabb darabok 360°‐ban képesek érzékelni
a hangot, zajszűrő algoritmussal rendelkeznek, mely kiszűri a környezeti zajokat, hogy a beszélgetés
tökéletesen érthető maradjon.
Ma már egyre több cég foglalkozik konferenciabeszélgetések lebonyolításához szükséges
infrastruktúra kiépítésével. Ilyen például a magyar illetőségű StreamNet Kft. is.
Ezen cég portfóliója lefedi az összes felmerülő igényt. Gyárt mobil konferencia megoldásokat, amikor egy állványra van integrálva a számítógép, a monitor, a webkamera, a hangrendszer és a mikrofonok. Ezek előnye, hogy nem csak a kiépített tárgyalóban lehet használni,
hanem bárhol. Építenek videokonferencia irodákat, ahol félkörben foglalnak helyet a céges alkalmazottak, velük szemben pedig több monitor kap helyet. Így oldják meg, hogy mindenki
tökéletesen lássa a másikat. Egy ilyen iroda berendezése komoly költségekkel jár, csak
azok a vállalatok engedhetik meg maguknak, akik sokszor élnek ezen lehetőséggel, illetve
komolyabb összegeket fordítottak utazásokra. Ilyen rendszerekhez már komolyabb számítógépes
hardver szükséges, a megfelelő minőség miatt.
A másik fontos oldala a technológiai háttérnek a szoftveres. A régebbi eszközök SD (standard definition) minőségben, az újabbak HD (high definition) minőségben tömörítenek, amelyek kapacitása többszöröse az SD‐nek, így kisebb sávszélességen is nagyobb felbontás érhető el. A videokonferencia az analóg telefonhoz képest négyszer jobb hangot és fullduplexitást biztosít. A megfelelő szoftver használatakor két választása lehet a vállalatnak:
Az egyik, a különböző nagyvállalatok által külső cégekkel elkészített vagy esetleg magánál a vállalatnál készített egyedi programok, amikben megtalálható mindaz, amire egy ilyen cégnek egy videokonferencia során szüksége van. Egy ilyen program elkészítése időigényes, ha
külső céggel készíttetjük el, akkor pedig elég drága is tud lenni. Persze, ha a vállalatnak van
rá tőkéje és nagy szüksége is van rá, akkor érdemes egy saját programot elkészíttetni erre a
célra. Hosszú távon, ha rendszeresen használják, megtérül az idő és a pénz, amit belefektettek.
A másik, nagyobb csoportba azok a programok tartoznak, amelyek bárki számára elérhetőek
az interneten. Ezek többsége ingyenes, letöltése és alapfunkcióinak használata nem
kerül pénzbe, de legtöbbször vannak olyan funkciói is, amiknek a használatához vagy meg
kell venni a programot egy bizonyos összegért vagy havi díjat kell fizetni értük. Nagyon sok
ilyen program található szerte a világhálón, vannak ismertek és kevésbe ismertek is. Pl.: Microsoft
Office Live Meeting, Adobe Connect, Citrix GoToMeteing, Cisco WebEx Meeting centur, IBM Lotusliving, Skype , ooVoo, stb..)
Befejezés
Összességében elmondható, hogy a videokonferenciák nagymértékben megnövelhetik a vállalatok működésének hatékonyságát. Az egyre fejlettebb technológia képes a cégek ilyesfajta igényeit minél teljesebben kielégíteni. De fontos megemlíteni, hogy ez még mindig csak egy alternatíva, teljes mértékben egy videokonferencia sem képes visszaadni egy élő tárgyalás légkörét.
Ellenőrző kérdések:
1, Mik a videokonferencia hátrányai?
Személyes találkozás hiánya, figyelemhiány, áramszünet esetén konferencia ellehetetlenülése,
nem megfelelő technikai háttérnél információzavar.
2, Soroljon fel hardveres eszközöket egy videokonferenciához! (min. 3 db)
Mikrofon, projektor/led TV, webkamera.
3, Szoftveres felkészültségben milyen lehetőségei lehetnek egy vállalatnak?
Saját program legyártása, piacon meglévő eszközök használata.
Készítette: VideoFive csapat (Balogh Krisztián, Horváth Máté, Németh Róbert Márk, Papp Viktória, Varga Tamás)
Forrásjegyzék:
http://www.quantumr.hu/contents/avideokonferencia.htm
http://www.kensai.eu/hu/videokonferencia
http://www.skype.com/hu/
http://www.hrportal.hu
http://www.streamnet.hu
