A tudásmenedzsment lényegét úgy fogalmazhatjuk meg, hogy az nem más, mint a vállalat értékének növelése, a vállalat rendelkezésére álló tudás és intellektuális tőke fejlesztése segítségével. A tudásmenedzsment arra a feltételezésre épít, hogy a vállalatok rendszerezetten, vezetési, szervezési eszközök, korszerű számítástechnikai háttér igénybevételével képesek tudásbázisukat növelni és az egyre jobb tudás segítségével jobban helyt állnak a versenyben.
Mi is a középpontban álló fogalom, azaz a tudás? Kiindulhatunk abból, hogy az adatok nyers tények és számok, melyeket értelmezve információhoz jutunk. A tudás viszont több mint adatok vagy információk összessége; a tudás az a képesség, hogy az információkat felhasználjuk, segítségükkel cselekedjünk céljaink elérése érdekében.
A tudás megragadásának tudományos vizsgálatában nagy nemzetközi hírnévre tett szert egy magyar származású tudós, Polányi Mihály, aki bevezette a tudás két alapvető formájának megkülönböztetését. Polányi szerint a tudás egyik formáját az explicit tudás alkotja, amit a gyakorlatban azonosíthatunk minden olyan ismerettel, amit képesek vagyunk leírni, archiválni, kódolni. Az explicit tudás megőrzéséhez és kezeléséhez jó eredménnyel alkalmazhatunk számítástechnikai eszközöket, amelyek segítségével információkat és adatokat gyűjthetünk össze és tárolhatunk vevőinkről, terveinkről az érvényben lévő jogszabályokról vagy más hasznosnak tartott területről.
Az ún. tacit, vagyis rejtett tudással kapcsolatban azonban jóval nehezebb a dolgunk. Polányi szerint az ember többet tud, mint amit elmondani képes, vagyis az emberek fejében számos olyan szabály, tapasztalat, ismeret található, melyek közül az éppen szükségeseket képesek egy adott helyzetben intelligens módon alkalmazni. Gondoljunk például arra, hogy az úszáshoz nem elégséges azt az információt ismerni, hogy a vízen kell maradni. A tudásmenedzsment nehezebb részét tehát a tacit tudás kezelése jelenti.
A vállalatok számára fontossá tette a tudás menedzselésének kérdését az, hogy az erősödő versenyben – miközben egyre rövidebb idő áll rendelkezésre a döntések meghozatalára és végrehajtására – sok esetben együtt kell működni például egymástól távol lévő vállalati részlegeknek vagy éppen a különféle alkatrészek szállítóival közösen kell kifejleszteni az új terméket. Ez pedig szükségessé teszi az egyes szereplők által birtokolt tudás megosztását. A japán Nonaka szerint a tacit tudás átadható másoknak a közösen végzett munka során – ezt a folyamatot idegen szóval szocializációnak nevezzük. Szimbólumok segítségével megvalósítható a tacit tudás explicitté történő átalakítása is. Figyelembe véve azt, hogy a vállalati siker általában csapatmunkát igényel, belátható, hogy a tudás egymással történő megosztásának technikái különösen nagy jelentőségűek. Ez egyben felhívja a figyelmet arra a kérdésre, hogy a vállalatok számára rendelkezésre álló tudás jelentősen több lehet, mint a dolgozók egyedi tudásának az összege. Vagyis a vállalatnak megvannak a saját önálló jellemzői, és ezek megjelennek a vállalat birtokában lévő tudás tekintetében is; így az ismeretek átadásának folyamata kapcsán beszélhetünk szervezeti tanulásról is (tanuló szervezet). Ugyanakkor a tudás és az ismeretek nem minden fajtájának együttes jelenléte szükséges egy adott vállalat eredményes működtetéséhez.
A tudásmenedzsment lényeges elemét képezi, hogy a vállalatnak a céljai eléréséhez szükséges ismeretekre és tudásra kell koncentrálnia. Ez különösen fontos szempont, ha figyelembe vesszük, hogy az információk és a tudás megszerzése és folyamatos karbantartása pénz- és időigényes. Márpedig a fölösleges kiadások a nyereséget csökkentik.
Ha a folyamatok oldaláról közelítjük a tudásmenedzsmentet, akkor az első teendő a szükséges ismeretek és tudás azonosítása. A vállalatnak a hiányzó tudást természetesen meg kell szereznie. A megszerzett vagy rendelkezésre álló tudás továbbfejlesztése a következő lépés, melynek általában részt képezi a tudás megosztása. A megszerzett tudás megőrzéséről is gondoskodni kell. A vállalti siker forrása természetesen a tudás alkalmazása és felhasználása.
A tudásmenedzsment folyamatát számítástechnikai eszközökkel is lehet támogatni. Az alkalmazott eszközök tárháza igen széles: a kommunikációt elősegítő egyszerű szoftverektől a vállalatom igényei alapján kifejlesztett bonyolult rendszerekig terjed. A vállalatok általában a következő főbb kategóriákból választanak igényeik szerint: tudástárak, szakértői és mesterséges intelligencia-rendszerek, a tanulást elősegítő elektronikus alkalmazások, vitafórum és beszélgetésszoftverek, az egyidejű kommunikációt lehetővé tevő eszközök (pl. videókonferencia-megoldások), különféle kereső és adatfeldolgozó rendszerek. Fontos, hogy noha a számítástechnikai támogatás segítheti, hatékonyabbá teheti a tudás kezelését, semmiképpen nem azonosítható semmilyen szoftver vagy számítástechnikai eszköz magával a tudásmenedzsmenttel.
Ma már számos vállalatnál külön részleg foglalkozik a tudás módszeres kezelésével. A tudásért és a szervezeti tanulási folyamatokért felelős részlegeket sok esetben a felsővezetői körbe tartozó igazgatók irányítják.
Bartók István
Üzleti fogalomtár – 2003
