Egyre gyakrabban fordul elő, hogy egy-egy dokumentumhoz különböző számítógépekről szeretnénk hozzáférni. Ezzel együtt az is egyre gyakoribb igény, hogy egyszerre többen is tudják szerkeszteni, javítani a szövegeket és táblázatokat.
A docs.google.com címen elérhető ingyenes Google szolgáltatásban egyrészt tárolni tudjuk szöveges állományainkat, így a világ minden pontjáról elérhetjük azokat, másrészt online szerkeszthetjük, akár csoportosan is azokat. A rendszer használatához mindössze egy Google azonosítóra van szükség. Aki már használ más Google szolgáltatást (Gmail, Calendar stb.), az ahhoz tartozó azonosító tökéletesen megfelel. Azonban egy új account létrehozása is pár pillanat alatt megtörténik, csak egy létező e-mail cím kell hozzá.
Amikor azonosítónkkal és jelszavunkkal belépünk a rendszerbe, a webböngészőnk ablaka átalakul olyanná, mintha egy fájlkezelőt látnánk.
Természetesen első belépésünkkor még nincsenek itt állományok, később azonban majd azoknak a fájloknak a neveit fogjuk látni, amiket létrehoztunk, szerkesztettünk. Minden fájl neve mellett láthatjuk, hogy ki hozta azt létre, kik azok, akik szerkeszthetik, és kik azok, akik megnézhetik. Az is látszik, mennyi idővel ezelőtt volt legutoljára megnyitva az állomány.
Egy-egy állomány kiválasztása után többféle műveletet végezhetünk. Átmásolhatjuk, törölhetjük, vagy a saját merevlemezünkre menthetjük a kijelölt fájlokat. Amikor azt a lehetőséget választjuk, hogy a számítógépünkre másoljuk a szöveget vagy a számolótáblát, meg kell azt is határozni, hogy milyen fájlformátumot generáljon a rendszer. Szöveges dokumentumok esetében többek között HTML, Word, RTF, OpenOffice és PDF a választék, míg számolótábláknál Excel, OpenOffice és PDF közül választhatunk.
Amikor kiválasztunk egy létező dokumentumot, vagy egy új szöveg, számolótábla készítéséhez kezdünk, a webböngésző ablaka ismét átalakul. Aki már használt valamilyen szövegszerkesztőt vagy táblázatkezelőt, ismerős felülettel fog találkozni. Legfeljebb az lesz furcsa, hogy nincsenek menük, és az ikonok száma is kevesebb a szokásosnál. A menük hiánya azzal magyarázható, hogy amikor egy-egy ikon fölött megállunk az egérmutatóval, azonnal megjelenik az oda tartozó magyarázó szöveg. Az ikonok korlátozott száma pedig annak köszönhető, hogy csak azok szerepelnek, amelyeket az átlag felhasználók a leggyakrabban alkalmaznak. A “lebutított” szerkesztő program azonban a nagy irodai csomagok utasításainak pont azt a 10-20 százalékát tartalmazza, amire igazán szükség van.
Ebbe természetesen beletartoznak a kivágó, másoló, beillesztő műveletek, a karakterek és a szöveg formázásának utasításai. Több betűtípus közül válogathatunk, amelyeknek azután méretét, színét, dőlését, vastagságát külön állíthatjuk. A szövegszerkesztő ismeri a számozásokat és felsorolásokat, a behúzásokat és a hiperhivatkozásokat. A szövegbe beszúrhatunk képeket, megjegyzéseket, táblázatokat, könyvjelzőket és speciális karaktereket.
A szerkesztés közben a rendszer automatikusan menti az állományunkat. A mentés gyakorisága a szerkesztési műveleteinktől függ. Ha folyamatosan dolgozunk egy dokumentumon, akkor akár percenként többször is fel fog villanni az ablak jobb felső sarkában a piros Saving felirat. Ha azonban sokáig nem változtatunk a szövegen vagy a számolótáblán, akkor ritkábbak lesznek a mentések. Magunk is kezdeményezhetjük a mentést a Save vagy a Save & close utasítással.
Office Tippek 2008.10.03.
