Minél nagyobb egy szervezet, annál bonyolultabban működik, annál több ember vesz részt akciói lebonyolításában, egy-egy feladata elvégzésében. Egy-egy ügy intézésében folyamatos formális és informális információcsere zajlik a résztvevõk – hivatalnokok – között. Mire az ügy elintézõdik, a megrendelõ megkapja az árut, a polgár az építési engedélyt, sokszor jóval többen foglalkoznak az aktával, megrendeléssel, mint valójában kellene. A szervezetek működése egyre bonyolultabb, sokasodnak az elvégzendõ ügyek, a hivatalnokok sokszor azt sem tudják, hol áll a fejük. A számítógép, és különösen a személyi számítógép, de a fénymásoló is sokat rontott a helyzeten. Amíg fáradtságos munkával, többször nekiugorva állították elõ és sokszorosították az ügyiratokat, kézzel, esetleg hagyományos írógéppel írva, addig korlátozni lehetett az ügyintézés mint adatfeldolgozó rendszer bemenetét. A számítógépes szövegszerkesztés megjelenésével felszakadtak a gátak, az ügyintézõket szinte eltemeti a papíráradat. Nincs mese, gyorsítani kell az ügymeneten. Kérdés, hol van erre lehetõség. Az emberek közötti együttműködést támogató programrendszerek bevetésének lehetõségét a számítógép-hálózat elterjedése teremtette meg. Minden ügyintézõ asztalán megjelent, megjelenhet a számítógép, mégpedig úgy, hogy rögtön össze is van kapcsolva a többiekével. Az Internet és intranet kiterjedése az akadémiai, katonai szférán kívülre, a közigazgatásban és az üzleti életbe csak tovább szélesítette az alapokat, tovább tágította a hivatalnok együttműködési lehetõségeit.
Az információcsere eszközei
Az emberek közötti információcsere alapvetõ eszköze a beszéd. Az ügyintézés szempontjából azonban az élõbeszéd alkalmazásának van egy komoly hátránya: a szó elszáll. Ezért törekszik minden szervezet az ügyintézés szabályozására, minél nagyobb részének formalizálására és az írásbeliség általánossá tételére. A beszéd lehet közvetlen és közvetett, vagyis telefonon keresztüli, s az írás is lehet ma már valódi, papíron rögzített, de lehet virtuális is, csak számítógépben létezõ. Ehhez még vegyük hozzá a videokonferenciát, a számítógépes, élõképes eszmecserét, s gondoljuk végig, melyik az a forma, amely valóban kontroll nélküli lehet. Csak és kizárólag az élõbeszéd. Amint megoldjuk – már megoldottuk -, hogy minden információ, akár írják, akár mondják, akár mutatják, elõször egy számítógépbe kerüljön, s csak digitalizálás és visszaalakítás után jusson el a címzetthez, a naplózásnak, az átadott információ rögzítésének is megteremtettük a lehetõségét.
A számítógép-hálózaton keresztül átadott minden kérdés és felelet, üzenet és válaszüzenet megõrizhetõ, csak a programot kell hozzá megírni. Erre az összetett feladatra, a különféle üzenetek közvetítésére és archiválására, a dokumentumok szabályozott – irattári – kezelésére szolgálnak az együttműködést támogató programok, melyek közül a legelterjedtebb, legismertebb a Lotus Notes és a Novell Group Wise, a Microsoft Exchange és a Netscape ilyen terméke.
Az ügyintézõ szempontjából minden hivatalos tevékenységének digitális rögzítése nemhogy vonzó lenne, de kifejezetten riasztó lehet. Nem csoda, hogy Amerikában az elsõ számítógépes üzenetkezelõ programot heves ellenszenv fogadta. Mára azonban megváltozott a helyzet. Egyre több helyen látják úgy, hogy az együttműködés számítógépes eszközeinek bevezetése megkönnyíti a munkát, gyorsítja és áttekinthetõbbé teszi az ügymenetet.
Minden programnak, amellyel emberek dolgoznak, tehát az együttműködést segítõnek is van egy kezelõi felülete, amelyen a felhasználó megkapja a neki szóló üzeneteket, anyagokat, utasításokat, s amelyen elkészíti, továbbítja a magáéit. Az, hogy a rendszernek milyen szolgáltatásai vannak, és ezeket mennyire könnyen kezelhetõen, áttekinthetõen nyújtja, a kliens kipróbálásával, vizsgálatával deríthetõ ki. Ez azonban csak a felszín, hiszen egy hálózati program működésénél a kezelõi felülettel és a szolgáltatások fajtáival egyenértékű a kapacitás, a teljesítmény, a megbízhatóság. Hiába tud sokat a kliens, ha idõnként megmagyarázhatatlan módon eltűnnek az üzenetek, ha egy idõ után az új munkatársak bekapcsolása lehetetlenné válik, vagy ha idõnként a helyi szakemberek számára megfejthetetlen hibák jelentkezhetnek, s a kiderítésükre képes szakértõre napokat kell várni…
Legkönnyebben a kliens felõl lehet bemutatni az együttműködést támogató program alapszolgáltatásait, amelyeket a vásárló a legtöbb rendszerben ki tud egészíteni különleges, egyedi szolgáltatásokkal.
Címtár
Ahhoz, hogy kapcsolatba lépjünk egymással, meg kell találnunk egymást. Felhívni csak úgy tudunk bárkit, ha tudjuk a telefonszámát, felkeresni, vagy írni neki csak úgy, ha ismerjük a címét. Így van ez számítógép-hálózatban is. Szükséges egy címtár, mindenkinek a címével, akivel a klienst használó hivatalnoknak a napi munkában dolga lehet a cégnél. Címtárból van egy közös, amit mindenki használ, s vannak az egyéni címtárak. Aki sokszor ír körlevelet, annak érdemes egyetlen azonosító alá rendelnie, csoportosítania a címzetteket. Ahogy terjed az Internet, a vállalati hálózatokat összekapcsoló közhálózat, az együttműködés támogatása kibõvül. Az Internetes külsõ kapcsolat megvalósítása azonban nem járhat együtt a címtár kibõvítésével mindazokkal, akikkel valamikor valaki a cégtõl kapcsolatba kerülhet. Külsõ kapcsolatainkat ezért a privát címtárban tarthatjuk nyilván.
Levelezés
Levelet küldeni és fogadni, ez egy üzenetkezelõ rendszer alapszolgáltatása. Gyakorlatilag ez az, amire minden más eljárás ráépülhet. Amiben eltérés lehet a csoportmunka-támogató rendszerek között, az a levelezés strukturálása. A legegyszerűbb esetben ezek az anyagok – külön a kimenõk és külön a bejövõk – ömlesztve, mondjuk, idõsorrendben jelennek meg a képernyõn. Kifinomult megoldás az, ha – nem alapszolgáltatásként, hanem kiegészítésként – az ügyintézõ feladónként, illetve címzettenként csoportosítva is át tudja tekinteni a levelezését. A legtökéletesebb ilyen kiegészítés – vagy a Lotus Notes terminológiájában alkalmazás – a teljes kapcsolat-nyilvántartás, a partner minden lényeges adatával, a nem számítógépes kapcsolatfelvételek naplózásának lehetõségével. A levelezést űrlapok segíthetik, ilyet mindenki készíthet is magának. Igaz, az egyéniesített űrlap használata külön terhelést jelenthet a hálózatban, ha annak leírását a rendszernek mellékelnie kell minden egyes levélhez. A levéllel együtt átküldhetõk dokumentumok vagy adatállományok is, hasonlóan az Internethez.
Idõbeosztás
Rengeteg olyan számítógépes program van, amelyben nyilvántarthatók az ember elfoglaltságai, a határidõk, az elvégzendõ feladatok. Az együttműködést segítõkben a határidõnapló megjelenését tekintve nem különbözik ettõl. Amivel több, az a csoporttagok elfoglaltságainak egyeztetése, az, hogy egymásnak tudnak idõpontot javasolni. Megjelenik A hivatalnok bejövõ üzenetei között egy talákozó-elõjegyzés, amit B küldött. Elolvassa, és ha jó neki a felajánlott idõpont, elfogadja. Ettõl kezdve a megbeszélés A és B naptárába egyformán be van jegyezve. Hasonló felhívást egyszerre több munkatársnak is küldhetünk, sõt beállítható, hogy a vezetõ által megadott idõpont külön elfogadás nékül érvényes legyen. Fejlettebb szolgáltatás az idõpont-egyeztetés: automatikusan olyan iõpontot keres a program, amely minden résztvevõnek szabad.
Ha már van számítógépes idõbeosztás, az feladatkiosztásra is használható. Nem értekezletre hívja a vezetõ a beosztottját, hanem elküld neki egy anyagot, leírja, mit kell vele tenni, és megadja, mikorra várja az eredményt.
Dokumentummegosztás
Létrejön egy akta valamely ügyben, amit többeknek látniuk, véleményezniük, alakítaniuk kell. Ha levélhez csatoltan kezeljük, akkor könnyen létrejöhet 5-6 változata is, ami már kezelhetetlenné teszi a folyamatot. Az ügyiratok kezelésére, egységének megõrzésére az üzenetkezelés önmagában kevés. Erre az együttműködést támogató rendszereknek egy másik ága, a dokumentumkezelés szolgál. A digitális irattár kialakítása, az egyszer digitalizált anyagok változatlan formájú megõrzése, a változatok nyilvántartása olyan feladat, amelyre egy külön ágazat alakult ki, a DIP (Document Image Processing), vagy képarchiválás. A számítógépben létrejövõ dokumentum ugyan több szempontból is más – nem kell letapogatni, nem kell képként tárolni, lehet úgy, ahogy egy programmal elõállították – de arról szó sincs, hogy ne kellene a papíron érkezett ügyiratot továbbra is digitalizálással bevinni a számítógépbe. A csoportmunka-támogatásban tehát a dokumentumtárolás, -kezelés részként tartalmazza a képarchiválást. De ha már képet tárolni tud, akkor tud mozgóképet és hangot is. Azaz mindenféle anyag bekerülhet a számítógépbe, és ott tárolni, visszaolvasni, dolgozni lehet vele.
A workflow elemei
Egy szervezet tevékenysége a dolgozók által elvégzett résztevékenységekbõl áll össze. Ahhoz, hogy ez a munka zökkenõmentes legyen, nem elég az egyéni munkaköri feladatokat meghatározni, szükséges azok egymásra épülésének, az egymás utáni lépéseknek a megadása is. A szakirodalom workflow-ról, munkafolyamatról ír, amikor az ügyviteli feladatok számítógépes felügyeletérõl, számítógépes lebonyolításáról beszél. A munkafolyamat vagy technológiai folyamat leírása és betartása, betartatása nem újdonság. A termelésben, gyárakban, üzemekben alapvetõ követelmény, ott a számítógépes folyamatirányítás komoly eredményeket tud felmutatni. Bár az ügykezelés szabályozása sem újdonság, az ügyiratok útjának számítógépes követése mégis alapjaiban változtathatja meg egy szervezet munkáját. Nemcsak ellenõrizhetõvé, hanem naprakészen követhetõvé válik, melyik ügy hol tart, ki mikor mivel foglalkozik. A számítógépek között munkatársról munkatársra, kézrõl kézre jár az akta, s akihez megérkezik, rögtön látja azt is, neki mi a feladata. Egyes rutinszerű döntések automatizálása, elágazások beépítése is lehetséges a jól kialakított munkafolyamat-vezérlõ programban. Nem véletlen tehát, hogy önálló és az együttműködést támogató programok bázisán dolgozó munkafolyamat követõ megoldást egyaránt találni az informatikai piacon.
Azt hihetnénk, az együttműködést segítõ vagy a munkafolyamatot vezérlõ, ellenõrzõ programok használatával csökken az ember, az élõmunka szerepe. Nem így van. Bár a számítógép maga türelmes, a pillanatok alatt elénk kerülõ akta, a számítógép gyors reagálása arra, amit teszünk, könnyen türelmetlenné tehet. A türelmetlenség pedig gyors, felületes, a kívántnál gyakrabban téves döntés, intézkedés meghozatalára késztethet. A számítógéppel támogatott ügyvitel vagy gyors gondolkodású, vagy nagyon alapos, megfontolt de mindenképpen jól képzett, az összefüggésekre is odafigyelõ hivatalnokokkal hozza meg azt a sikert, amit ígér.
Vargha Márton
Modernek és klasszikusok
Két irányból fejlõdve alakultak ki és változnak tovább a ma legismertebb, együttműködést támogató számítógépes rendszerek. Az egyik irány abban az idõben alakult ki, amikor a helyi számítógéphálózat statikus volt, elsõsorban az adatállományok központi tárolására, egy nyomtató közös használatára, azaz erõforrás-megosztásra használták. Felmerült, hogy ha már úgyis egy helyen, az adattárban vannak az adatok, adatállományok, akkor miért ne dolgozhatnának emberek együtt, közösen egy-egy feladaton úgy, hogy közben ugyanazt az adatállományt változtatgatják. Vagyis más szóval legyenek közös adatállományok. A közös adatállomány természetesen arra is jó, hogy benne egymásnak üzenjenek a felhasználók, tehát a dokumentumtár körül kiépíthetõ egy üzenettároló, üzenetfogadó és -kiadó program is, de mindig az adatállomány, a dokumentum marad az egésznek a középpontjában. Amit a szoftver elintéz, az a dokumentumok tárolása, regisztrálása, követése, és a felhasználótól függ, hogy ezt a dokumentumtárat mire, milyen szolgáltatások kiépítésére használja. Amitõl más a csoportmunka-támogató szoftver, mint az adatbáziskezelõ, az az, hogy nem egy-egy rekordot, bejegyzést tart nyilván, hanem teljes adatállományokat.
Magyarországon a PC-s hálózatokban az elsõ széles körben ismertté és elterjedtté vált ilyen szoftver a PrismaOffice volt, DOS-os környezetben. Az Onyx sokat eladott belõle, de sajnos windowsos változatának nem sikerült megkapaszkodnia, pedig ez a megoldás egyszerűen áttekinthetõ, könnyen megtanulható, és ami fontos, telepítés után azonnal használható volt.
A dokumentumtároláson alapuló csoportmunka-támogatás klasszikusa a Lotus Notes, újabban Domino. Ennek elsõ kiadásai exkluzív fejlesztõ rendszerek voltak, amelyekkel konkrét megoldásokat lehetett készíteni. A fejlesztést sem végezhette akárki, csak aki erre felhatalmazást kapott. A rendszert nem is adhatta tovább más, mint a hivatalos terjesztõ, igaz az õ segítsége nélkül egy felhasználó nem sokat kezdhetett vele. A Lotus Notesben egy ablakban ikonként jelennek meg a különféle munkafeladatok elvégzését támogató alkalmazások, amelyeket egyenként meg kellett írni. Ennek megfelelõen elsõsorban a testre szabott modulok fejlesztését megfizetni képes nagyvállalatoknál ért el sikereket, ott azonban rövid idõ alatt népszerűvé vált. Amint ezt a piacot meghódította a Lotus Notes, a hivatalos fejlesztõk rájöttek, hogy van egy-két olyan feladat, amelyre típusalkalmazást lehet írni, és mindenkinek külön-külön eladni. Rövidesen a Lotus is felismerte, hogy érdemes elmenni ebben az irányban, és megjelent a Lotus Notes bevezetõ változatával, amelyben már bejáratott programok voltak.
Jellemzõ, hogy a Lotus Notesnak sokáig nem volt üzenetkezelõ szolgáltatása, csak a Lotus CC:Mailt, egy önálló levelezõrendszert lehetett hozzá illeszteni úgy, hogy az megjelenjen a fõ ablakában mint hívható alkalmazás.
A másik megközelítés újabb, és nem a dokumentumok tárolása, rendszerezése, karbantartása felõl közelíti meg a feladatot, hanem az emberek felõl. Azt mondja, hogy szükség van információcserére, az megoldható számítógéppel, nosza, oldjuk meg. Tehát nem a dokumentum, hanem a közlõ és a közlést fogadó ember kerül a középpontba. Az üzenetkezelõ önmagában természetesen nem más, mint egy elektronikus postai hálózat, amelyben a postahivatalokhoz rendelt levélszekrénytõl levélszekrényig mozognak a digitális levelek. Bár már ez is segíti az együttműködést, mégis ahhoz, hogy csoportmunka-támogatásról lehessen szó, kellenek olyan szolgáltatások, mint az idõbeosztás, feladatkijelölés, egyáltalán a felhasználó szervezetbe illesztésének lehetõsége, és aztán sorra a többi, a munkafolyamat felügyeletének, szervezésének támogatása s végül a dokumentumtárolás.
Az üzenetkezelés felõli megközelítésnek van egy fontos eredménye, és ez az egységes hozzáférés, a kezelõi program egységes megjelenése, az egyes szolgáltatások integrálása ugyanabba a szerkezetbe. Ezt látjuk mind a Novell GroupWise-nál, mind a Microsoft Exchage-nél. Ezek egy másik elõnye elsõsorban az olcsóbb megoldást keresõk számára a kész szolgáltatások megléte. Kiveszem a csomagból, telepítem a szerverre a központi programot, a munkaállomásokra a klienst, megjelennek az alapszolgáltatások, és már regisztrálhatom is a felhasználókat.
Az üzenetkezelésbõl kifejlõdött megoldásra példa a Novell GroupWise. Bár a Novell ezt a rendszert egy dokumentumkezelõbõl, a WordPerfect Libraryból eredezteti, a rokonság olyannyira távoli, hogy a közvetlen elõdhöz, a WordPerfect Office-hoz külön adták annak idején a SoftSolutiont mint dokumentumkezelõt. Sõt a GroupWise-ban integráltan elõször az 5. kiadásban, 1996-ben jelent meg ismét a dokumentumkezelés.
Az egy irányba fejlõdés azt hozza magával, hogy a Lotus Dominóba is belekerülnek standard alkalmazások, és a Microsoft Exchange-hez, valamint a Novell GroupWise-hoz is készíthet a felhasználó saját speciális alkalmazásokat. Mégis, ha megnézzük az egyik és a másik kezelõi felületét, még mindig érzõdik a megközelítésbeli különbség.
Közlekedj a Világhálón!
Amikor kiderült, hogy az emberek – elsõsorban a szoftveresek, programtervezõk, programfejlesztõk, szóval azok, akiken múlik, hogy sokan megvesznek-e egy programot vagy sem – szeretik az idõt a Világháló böngészésével tölteni, a szoftverguruk kitalálták, hogy talán az lesz a legjobb, ha minden programot, nyilvántartást, ilyen-olyan számítógépes alkalmazást láthatóvá teszünk a Világháló-böngészõk ablakából. Hirtelen minden szoftverfejlesztõ cég úgy érezte, hogy az Internet a jövõ, érdemes hozzá valahogy kapcsolódni, és ez látszott a legjobb megoldásnak. Minden kis és nagy cég lázas világhálós csatoló tervezésbe fogott, s nincs ez másképp az együttműködést támogató rendszerek esetében sem. A lázas Internetre törekvés eredményét több szempontból vizsgálhatjuk, értékelhetjük.
Mindenekelõtt a megjelenítés szempontjából. Minden kétségen felül áll, hogy minél egyszerűbb, minél általánosabb a válallati számítógépes informatikai rendszer kezelése, annál hatékonyabban fogják azt használni az emberek. Nem újdonság ez, a legjobb példa rá az Apple Macintosh számítógép operációs rendszere, az OS és a hozzá írt, egységes megjelenésű, filozófiájú alkalmazások. Amit a Macintoshnál létrehozott a tervezõi tudatosság és következetesség, azt most a PC-nél és általában a felhasználóval képernyõs terminálon kapcsolatot tartó rendszereknél kikényszeríti a marketing táplálta, vezette divat. A felhasználónak valójában még törõdnie sem kell vele, a fejlesztõk rátukmálják azokat a csatolóprogramokat, amelyekkel minden hozzáférhetõvé válik a böngészõbõl.
A világhálós hozzáférés másik, a gyakorlat szempontjából izgalmasabb aspektusa a távoli hozzáférés. Az együttműködés támogatása számítógéppel akkor lehetséges, ha mindenki egyformán elérhetõ, ha az ember biztos lehet abban, hogy az üzenet, amit küldött, célba ér. (Olyan ez, mint a dzsiu dzsicu Karinthy Frigyesnél: sokféleképpen megvédhetjük magunkat a támadóval szemben, de legjobb, ha a tornagyakorlatok megkezdése elõtt jól fejbe verjük, hogy ne zavarjon. A csoportmunka-támogató rendszerben elküldött üzenetre sem árt felhívni a címzett figyelmét telefonon vagy esetleg úgy, hogy átmegyünk a szobájába.)
Na jó, fogalmazzunk másképp. Tehát akkor hasznosul egy ilyen számítógépes rendszer, ha az ember mindig hozzáfér a neki küldött anyagokhoz, azokhoz az információkhoz, amelyekre szüksége van. Akkor is, ha éppen nincs az íróasztala és az ott elhelyezett hálózati terminál közelében. Ezért kell a távoli elérés lehetõsége. Ennek persze több megoldása lehetséges, az állandó műholdas kapcsolattól a telefonon át az Internetig. Az Internet azért a legjobb, mert a legolcsóbb. Ha például a CompuServe-en keresztül történik, akkor külföldrõl is csak helyi hívási díjat kell fizetni, nem a horribilis nemzetközi tarifával számolnak. Más kérdés, hogy lehallgatható, a kapcsolatot titkosítani kell.
A csoportmunka-támogató rendszerekhez van tehát behívási lehetõség, amikor a kliens program közvetlen telefonhívással kapcsolódik a központhoz, és van internetes eljárás, amikor egy tallózóból jelentkezik be egy világháló állomásra. Mindkét esetben azonosítja a kapcsolattartó modul a hívót, majd kezdõdhet a munka.
Amikor telefonon jelentkezik be valaki az együttműködést segítõ rendszerbe, akkor általában van a számítógépén egy másolata a benti adattárának, és csak annak egyeztetése történik a kapcsolat ideje alatt. Közvetlenül tehát nem fér hozzá semmihez, csak átkerülnek a neki érkezett üzenetek, illetve az általa lekért anyagok a számítógépére. Miután ez lezajlott, ugyanúgy dolgozhat velük, mintha az irodában ülne a terminál elõtt. Más a helyzet a világhálós bejelentkezéskor. Ekkor a csoportmunka-támogató rendszerhez kapcsolt világháló adattárkezelõ program közvetlen hozzáférést ad a levélszekrényben, illetve a felhasználó által kezelhetõ alkalmazásokban lévõ anyagokhoz. Azok HTML formátumúra átalakítva utaznak az Interneten keresztül, mint ahogy a kezelõ üzenetei, dokumentumai is ebben a formában jutnak vissza a központi szerverre.
Tekintve, hogy az egyidejűség az internetes kapcsolatfelvételkor is csak a kijelentkezésig tart, a két megoldás között gyakorlati szempontból csak a telefonköltség, a járulékos költségek szempontjából lehet különbséget tenni. Az sem elhanyagolható szempont, hogy az Internettel összekötni egy vállalati hálózatot komoly kockázatot jelent, s a védekezés is pénzbe kerül.
