Elsősorban az idővel kell okosan gazdálkodnunk, erre figyelmeztetnek a nemzetközi piacokon tevékenykedő szaktanácsadó cégek. 2001-re visszatekintve, tevékenységi területtől függetlenül, mindenkinek érdemes megvizsgálnia, vajon lépést tudott-e tartani munkahelyi és egyéb tennivalóival, és amennyiben a válasz egyértelműen nemleges, ideje egy kis figyelmet szentelni az időmenedzsmentnek.
Különösen akkor fontos, hogy teljesen tisztán lássunk e kérdéssel kapcsolatban, ha a hét bizonyos napján vagy napjain otthon dolgozunk. Ebben az esetben ugyanis az irodában dolgozó munkatársainktól kell szívességet kérnünk egy-egy elmulasztott, határidőre el nem készült feladat kapcsán.
Csak hatékonyan
Peggy Duncan, a Put Time Management to Work (Állítsuk munkába az időmenedzsmentet!) című könyv szerzője elsősorban észak-amerikai távmunkásokkal beszélgetett a munkaidő-szervezéssel kapcsolatos problémáikról, illetve arról, hogy miképp lehetne változtatni, javítani a helyzeten.
Duncan szerint szinte mindegy, hogy milyen területen dolgozik az ember – legyen az informatika vagy bármilyen más szakág -, a saját, jól felfogott érdekében törekednie kell arra, hogy haté-konyan szervezze meg munkanapjait. Az új év közeledte ideális időpont arra, hogy át- és belássuk, milyen hibákat követtünk el év közben, és a jövőben lehetőleg kerüljük el azokat.
Mindegy, hogy milyen szerepet töltünk be a munkahelyi hierarchiában, nem árt, ha évente legalább egyszer feltérképezzük mindennapjainkat. Duncan azt javasolja a könyvében, hogy néhány napon át vezessünk munkahelyi naplót, jegyezzük le minden egyes tevékenységünket, és akkor feketén-fehéren látszani fog, mire ment el 8, 10 vagy adott esetben 16 óra.
Kiderülhet az is, hogy mely időszakokban vagyunk teljesítőképességünk csúcsán, és mikor hagy alább a kreatív vagy mennyiségi alkotókedv. Egy másik amerikai szerző, Franklin Covey azt tanácsolja, hogy úgy tekintsünk az időmenedzsment elemeire, mint “kavicsokra és sziklákra egy hegyi patakban”.
 |
 |
|||
| A “Muslim” óra: naponta ötször figyelmeztet | Time, a magazin |
|
A romantikusnak tűnő hasonlat mögött komoly igazság rejlik: a nagy projektek valóban olyanok, mint a sziklák, és a kisebb tennivalók csak kavicsszámba mennek. Amennyiben sziklával van dolgunk, tilos folyton e-maileket olvasgatni, a mobiltelefont néma üzemmódba kell helyezni, máskülönben esélye sincs annak, hogy időben (és a kellő minőségben) végzünk a feladattal.
Ha valahol, hát az e-business világában döntő jelentőségű a hatékony időmenedzsment. A hagyományos menedzsmenteszközök, amelyek az “esemény után” figyelmeztetnek, nem igazán használhatók ebben a környezetben, hiszen a probléma kialakulása előtt kell figyelmeztetést kapnunk a tennivalókról, nem pedig azt követően. Egy webes szolgáltatás esetében azonnal kell cselekedni, mert ha nem ezt tesszük, üzletfeleket veszíthetünk, mégpedig azon nyomban!
E-kereskedelem és időmenedzsment
A jelenlegi e-business-infrastruktúrában a tranzakciós folyamat bármely pontján előfordulhat probléma, akár egyetlen komponensben, akár több komponens között. A már említett hagyományos menedzsmenteszközöket nem arra találták ki – és főként nem úgy tervezték meg -, hogy alkalmasak legyenek a tranzakciós folyamat elemeinek fejlett szintű monitorozására vagy a problémák korai kiszűrésére.
A valós idejű szolgáltatásfelügyelet magas követelményeket támaszt a menedzsmenteszközökkel szemben. A valós idejű menedzsmentrendszerek három fő feladatot látnak el, s ezek a következők: adatgyűjtés, elemzés és jelentéskészítés. Ideális esetben a rendszer képes arra, hogy a felhasználó igényeihez igazodva jelenítse meg a szükséges információt, és proaktívan lépjen közbe, amikor csak szükség van rá!
Szép új világ
Nemrégiben a WorldCom Inc. és a Modalis Research Technologies közös felmérésben vizsgálta az észak-amerikai munkaerőpiac hangulatát. A felmérés készítői azt tapasztalták, hogy a virtuális értekezleten 
részt vevő alkalmazottak jóval elégedettebbek és kiegyensúlyozottabbak, mint azok, akik csak hagyományos értekezleteken vesznek részt.
Idén a válaszadók 61 százaléka remekül tudott gazdálkodni a virtuális konferencia segítségével megtakarított idővel: nem fordított időt utazásra és egyéb kapcsolódó nyűgökre, ellenben maradt elegendő ideje például új feladatok felvázolására vagy a régebbről megkezdett projektek színvonalas befejezésére.
A WorldCom-Modalis jelentése szerint a dolgozók 49 százaléka magasra értékelte azt, hogy több időt tölthetett a családja körében, illetve azt, hogy egy jól sikerült projektnek köszönhetően magasabb pozícióba és fizetési kategóriába került.
Melanie Howard, a londoni Future Foundation munkatársa nem az egyetlen szociológus, aki rámutat: a világ az Always-on munkahelyi modell irányába halad, mi több: vágtat. Vélhetően felesleges hangsúlyozni, milyen hatással van, mekkora terheket ró az “időterrorizmus” az emberi pszichére, a társas kapcsolatokra, és nem utolsósorban az üzleti teljesítményre.
Európa-szerte számos felmérés eredménye mutat abba az irányba, hogy a munkáltatók egyre nagyobb munkaintenzitást követelnek meg az alkalmazottaiktól, akiknek zömére amúgy is roppant nyomás nehezedik az egyre sűrűsödő határidős projektek miatt.
Howard szerint azonban itt Európában még mindig távol vagyunk attól a szinttől, ami már nagyjából megszokott Japánban vagy az Egyesült Államokban. A Szilícium-völgyben felnőtt egy olyan alkalmazott generáció, amely állítólag képes a csodára, és egész héten át dolgozik, majd gondosan átalussza a hét- és év végét.
Zimányi Katalin
