Bár az internetről első pillanatban a legtöbb embernek a böngészés jut eszébe, az elektronikus levelezés (e-mail) legalább ennyire elterjedt és egyre nagyobb szerepet játszik úgy a magán-, mint az üzleti szféra szereplőinél.
Amikor előfizetünk egy szolgáltatónál internet-hozzáférésre, szinte bizonyos, hogy automatikusan kapunk néhány e-mail címet, postafiókot is a csomagban. Ha ez nem elegendő, számos helyen nyithatunk újabb és újabb fiókokat, gyakorlatilag ingyenesen. Ne feledjük azonban, hogy itt is léteznek (a valós világhoz hasonlóan) írott és íratlan szabályok, melyeket célszerű betartanunk.
Használati utasítás
A technikai elvárásokat elsősorban maga a szolgáltató szabja meg: a regisztráláskor érdemes elolvasni (legalább egyszer) a követelményeket. Ha ezeket nem tartjuk be, igen gyorsan letilthatnak bennünket, vagy korlátozhatják hozzáférésünket. Mire is figyeljünk?
- Ne használjuk postafiókunkat tömeges levélküldésre! Feleslegesen terheljük a szolgáltató rendszerét, ezt a legritkább esetben nézik jó szemmel.
- Ne lépjük túl a postafiók megengedett méretét! Túllépéskor letilthatják a levélfogadást, esetleg automatikusan kitörölhetik a régebbi leveleinket is.
- A nem használt fiókokat 30-60 nap után külön értesítés nélkül letörlik, leveleinkkel együtt.
Célszerű, ha több postafiókot is létrehozunk, elválasztva a magánjellegű (család, barátok, ismerősök) és az egyéb internetes levelezést. Böngészés, információkérés során sok honlapon kérik az e-mail cím megadását, ez esetben az utóbbi címet adhatjuk meg. Erre a címre a hasznos információk mellett számos reklámlevél, spam is fog érkezni, ne feledkezzünk meg a rendszeres “takarításról”.
Protokoll
A technikai korlátokon túl van még egy igen fontos elvárás: a levelezési etikett betartása. Igaz, hogy az elektronikus levelezés “személytelen”, nem látjuk, esetleg nem is tudjuk, ki olvassa el levelünket, ám itt is vannak általános és tipikusan az e-mailre vonatkozó elvárások. Célszerű betartani ezeket is, mert egyébként könnyen “faragatlannak”, kellemetlen személynek állíthatjuk be magunkat:
- Mint a papír alapú levélben, itt is használjunk megszólítást, s a végén “írjuk alá” a levelet: tüntessük fel a nevünket.
- Töltsük ki a “Tárgy” mezőt: nemcsak a címzettnek, de saját magunknak is megkönnyítjük egy adott levél megkeresését, illetve a választ is hamarább megkaphatjuk.
- A Tárgy mező tartalma legyen informatív: ne azt írjuk be, hogy “kérés”, hanem utaljunk a tartalomra: pl. “Szobafoglalás” vagy “Bútor árajánlat kérése”.
- Ne használjunk CSUPA NAGYBETŰS írást – ez a kiabálással egyenértékű és sértő lehet a címzett számára. Ne lepődjünk meg, ha nem kapunk rá választ …
- Ne levelezzünk gyűlölködő hangnemben, ne használjunk sértő, vulgáris kifejezéseket. Ahogy papíron leírva, itt is ugyanúgy csak magunkról állítunk ki szegénységi bizonyítványt ezzel … Ha pedig mi kapunk ilyet, próbáljunk higgadtan reagálni – vagy pedig hagyjuk figyelmen kívül.
- Ha valakitől magánlevelet kaptunk, ezt nem illik másoknak továbbküldeni, az eredeti feladó beleegyezése nélkül. Itt is tisztelnünk kell a magánvéleményt.
- Ha nem tudunk azonnal válaszolni (időnk nincs, vagy utána kell nézni a dolgoknak), jelezzük ezt vissza – udvarias gesztus, ráadásul nem fogják újra és újra elküldeni a levelet …
- S végül egy nagyon fontos tudnivaló: a levelezés tartalma nem titkos és nem hiteles. Elvileg illetéktelen személyek is láthatják a tartalmát, sőt a levél hamisítható is. Ne küldjünk és ne kérjünk érzékeny, bizalmas adatokat e-mailben. Ha ez mégsem kerülhető el, használjunk titkosító eszközöket – de ez már egy másik cikk témája lehet…
2006.05.22, Tóth László
Ingyenes levelező-szolgáltatók:
