Piacérettség az időgazdálkodásban
Arra a kérdésre, hogy „Hogyan növelhető cégem profitja, miközben egyre kevesebb időt töltök az üzletben?” csak úgy adhatunk helyes választ, ha nem időtöltésként, hanem befektetésként tekintünk minden percünkre, amit cégünk érdekében elhasználunk!
Céljaink eléréshez leginkább önfegyelemre van szükségünk!
Az elkötelezettség mit sem ér fegyelmezettség nélkül. Jövőképünk használhatatlan fegyelem nélkül. Fegyelem nélkül rendszereket, információkat, üzleti terveket, adatbázisokat, s akár bármilyen rendelkezésünkre álló erőforrást, csapatot, alkalmazottakat sem leszünk képesek érdemben használni. Tegyük fel magunknak a kérdést: mi hoz nagyobb megtérülést, hasznot: 10 %-ban intenzívebben fókuszálni egy feladatra, vagy találni valakit, aki 100%-ban erre koncentrál? Melyik célt egyszerűbb elérni: 100 % teljesítménynövekedést az Ön oldalán, vagy 5 % javulást minden alkalmazottjánál?
Föltételezem, hogy Önnek a fejében is megvan a jól működő vállalkozásának a képe, de az a cég, amit most vezet, az még nem ilyen! Keményebben, többet, elkötelezettebben dolgozik, jobban, mint bárki a cégben; de a vágyott kép csak nem kerül közelebb. Ez a megfeszítettség azonban korántsem jelenti a fegyelmezettséget! Tulajdonosként talán mást (és) másképp kellene dolgoznia!
Az ön álmait, vágyait életre kelteni alapította meg annak idején a vállalkozását. Az Ön ideái lendítik tovább még ma is ezt a céget? A parancsnoki hídon állva az ön kötelessége a célok meghatározása, az irányok kijelölése és a stratégiák megalkotása. Nehéz azonban megfelelni ennek a szerepnek, ha közben egyéb ügyekbe, szerepekbe bújva jól eltelik az idő: értékesíteni kell, kézben kell tartani a pénzügyeket, felügyelni kell a gyártási, szolgáltatási folyamatokat, valakinek a kliensekkel is kell foglalkoznia …
El kell jönnie azonban annak a pillanatnak, amikor ezeket tovább már nem vállalhatja fel egyszemélyben! Semmi kétség, rajta kell tartania a szemét, mi zajlik a cégben, de nem Ön a Jolly Joker! Ha az üzletmenet meghaladja kapacitásait, a helyzet, amit ez teremt, könnyen maga alá temetheti a családi kapcsolatait, a barátait, az értelmes élet esélyét! Persze, legtöbben úgy vagyunk vele, hogy a „széles vállunkon” elfér még egy kis plusz feladat!
Ez az a pillanat, amikor a kiegyensúlyozottság nélkül képtelenség egészségesnek maradni és tovább vinni a folyamokat.
Kiegyensúlyozottság
Nem mindegy, a magára húzott, másra nem testálható, vagy az önként vállalt szerepek száma három vagy harminchárom! Ahhoz, hogy mások fejére tudja húzni a különböző kalapokat, nagyfokú önfegyelemre, választási, döntési képességre, fontossági sorrendek felállítására és a zavaró, felesleges dolgok kizárására van szükség! Ezt csak edzéssel lehet fejleszteni!
Coachként rendre szembesülök az alábbi helyzettel: klienseim erős fogadalommal vannak, hogy kibogozzák bokros teendőiket és jól felépített tervvel indulnak következő munkahetüknek, de elég csak belépni a cég ajtaján, még el sem érnek az irodájukig, de már dől, bukik a szépen felépített menetrend. Az átkozottul csöngő telefon, a lerázhatatlan beszállító … s máris akkora időhátrányt halmoztak föl, amit képtelenség már ledolgozni!
A helyzeti befolyásoltság állapotában nehéz az átfogó kép alapján, a stratégiai gondolkodás megkívánta távolságtartással „kívül maradni” az ügyeken! Tanácsaim, javaslataim arra irányulnak, hogy cégtulajdonosi, cégvezetői horizontról priorizálják a teendőiket, s arra fordítsák idejüket, ami cégvezetői mivoltukhoz szerves módon kapcsolódik és a legnagyobb megtérülést hozza vállalkozásuknak.
5 (kezdő)lépés a priorizáláshoz:
Az alábbi javaslatok segítenek az időgazdálkodás megalapozásában, s alkalmazásuk révén cégvezetőként Önnek módja lesz ideje java részében a cégén (annak fejlesztésén) dolgoznia, ahelyett, hogy a cégében dolgozna!
1. Rögzítse az idejét, mármint dokumentálja, mivel mennyi időt tölt. Írja össze – lehetőleg ne utólag – mivel telik egy munkanapja. Ne legyen „nagyvonalú”, minden részletnek jelentősége lehet! Adjon egy rövid értelmezést is a leírt cselekvésekhez. Ennek az adatgyűjtésnek lehetőleg egész héten tartania kell. Minél több adat, annál jobb!
2. Próbálja a leírt tevékenységeket kategóriákba rendezni, lehetőleg ezek száma ne legyen több, mint 6-8. Értékesítés telefonon, vezetői ügyek, képzés, adminisztráció … és így tovább. Ezzel „térkép” születik az Ön idő-háztartásáról.
3. Egy két hét után eljön az elemzés, értékelés ideje: a rögzített aktivitások közül milyen arányban vannak azok, melyek csak az adott állapot fenntartását szolgálják és melyek adnak pluszt a létező helyzethez, minőséghez képest. Mennyi lehet rutin, mennyi igényel intenzív koncentrációt?! A hosszú távú, stratégiai kérdésekre, az üzleti célok eléréséhez vezető út kézzel fogható feladataira mennyi idő jut?
4. „Lője ki a minden kétséget kizáróan nem önnek „járó” témákat, feladatokat. (Én például a vendégeim utáni rakosgatással, rendcsinálással töltök gyakran nem tudatosul, mennyi időt!)
5. Készítsen programot önmaga felszabadítására: mikor kinek, hogyan fogja delegálni ezeket a feladatokat! Rögzítse, erre pontosan mikor kell sort keríteni! S főleg, legyen ötlete, célja, mire is fogja fordítani az így visszaszerzett értékes perceket, órákat!
Az idő tervezése drámai változásokhoz vezet klienseim életében: az egyik legfontosabb felismerés: szerepekké formálni a különféle tevékenységeket. A funkciók megnevezése segít újra látni a fától az erdőt! Valójában a mentori munkához „szerződéses előfeltétel”, hogy 4-6 órát a cégfejlesztésre minden héten ki kell gazdálkodniuk a velem dolgozó cégvezetőknek! Csak így garantálható hogy a távlatos üzleti célok elérhető közelségbe kerüljenek és tényleg 4-6 hónap alatt „profit-termelő automatává” lehessen átalakítani egy-egy döcögő vállalkozást!
Ezek költségmentes, egyszerű megoldások, de alkalmazásuk révén új megvilágításba kerülhet a cég teljes struktúrája és működése! Amennyiben tennél hozzá a fenti listához, vagy vennél el belőle, örömmel fogadom a javaslataidat, tapasztalataidat.
Köszönöm, hogy megtiszteltél a figyelmeddel. Korábbi írásaimat a Linkedin-en itt találod! Thank you for your attention, U can find my earlier posts here!
Eszik Zoltán a LinkedIn-en. A cikk.
