Nem kell ördögtől való megoldásként tekinteni a kiszervezésre, a cégek szívesen élnek vele a költségcsökkentés és a munkaszervezés hatékonysága érdekében. Ugyan nem tökéletes megoldás, de ha okosan visszük véghez és a munkajogi következményeire is figyelünk, akkor csodákra képes.
Az outsourcing ma már bevett gyakorlat a vállalatok hatékony költségcsökkentésének kivitelezésére, főként az értékesítés, a HR, a pénzügy és az informatikai területeket szokás kiszervezni, és nem csak a nagyobb cégeknél. Mint minden üzleti döntésnél, itt is az észszerűség diktálja a folyamatokat, de a külsős cég referenciái és megbízhatósága is rendkívül fontos. A vállalkozások számára a leglényegesebb ebben a megoldásban a kiszervezéssel megtakarítható összeg, hiszen a járulékok és az alkalmazottak terhei helyett csak a szolgáltatási díjat kell kifizetniük
A kiszervezés előnyei
A legtöbb magyar kkv a munkabérek emelkedése és a költségvetése folyamatos megszorítása miatt találja magát abban a helyzetben, hogy ugyan még meg tudja fizetni munkatársait, de már nem képes tudásuk rendszeres frissítését finanszírozni és szinten tartani. A kortárs gazdasági helyzetben, a felhős rendszerek és a mobiltechnológiák korában viszont egyetlen cég sem engedheti meg magának, hogy alkalmazottai ne legyenek tisztában a legújabb technológiákkal, hogy azokat sikeresen tudják hasznosítani a dolgos céges hétköznapokban.
Erre a problémára lehet gyógyír a kiszervezés metódusa. Ökölszabály, hogy azokat a folyamatokat szabad kiszervezni, melyek könnyen sztenderdizálhatók, és a cég üzletmenete számára nem lesznek kritikusak, ha a vállalkozás nem belső hatáskörében tarja azokat.
Segít felvenni a versenyfordulatot
Az outsourcing viszont nem csak spórolni segít. Optimális esetben a megfelelő BPO-szolgáltatók magasan kvalifikált és tehetséges munkaerőt alkalmaznak, szélesebb rálátással rendelkeznek speciális üzleti területre, így akár stratégiai partnerekké válhatnak a tudásukkal. Ha jól sáfárkodik a vezetés, akkor a kiszervezési folyamatok már rövidtávon pozitívan hathatnak a költségvetésre – nyilván a tényleges hozzáadott érték a cég jövőterveinek támogatására (proaktivitás, legújabb trendek és technológiák elsajátítása) csak hosszabb idő után jelentkezik.
A személyi és működési költségeken kívül a kiszervezés a vállalati technológiák radikális átszervezéséhez és a technológiai újdonságok implementálásához vezethetnek. Nem kell külön magyarázni, hogy aki lemarad a digitalizációs versenyben, az komolyan veszélyezteti a versenyképességét. Ezért is fontos alaposan megválogatni, ki legyen a kiszervezésben partner, hiszen csak így lehet bevezetni és betaníttatni a fejlődéshez szükséges újdonságokat, hogy a cég hatékonyan tudjon általa az alapfeladataira koncentrálni, és lépést tudjon tartani a legújabb szakmabeli trendekkel.
Az outsourcing partner kiválasztásának művészete
A kiszervezés egyik legfontosabb mozzanata a megfelelő partner kiválasztása. Ez nem csak egy üzleti döntés. Olyan hosszú távú folyamat, amely radikálisan érinti cégünk operatív folyamatait és munkavállalóink életét. A sikeresség záloga ez esetben is az adott folyamatok optimalizálásán múlik. Vagyis nemcsak üzleti céljaink érdekében, de vállalati kultúránk, és leginkább ügyfeleinkért is alapos konzultációval kell megterveznünk a lépéseket.
Fontos a kiválasztott cég mérete, hiszen ezen múlik, hogy mekkora rálátása van a piac kurrens trendjeire. Egy túl specializált fókuszú vagy kisebb cég ugyanis nem biztos, hogy alkalmazni tudja azt a figyelmet és tudást, melyet vállalatunk megérdemelne, amikor egy ilyen kulcsfontosságú folyamat végrehajtásába kezdünk. Egy jól megválasztott outsourcing-partner tud csak segíteni céges folyamataink szinten tartásában, optimalizálásában és a fejlesztések megvalósításában.
Mit szervezzünk ki?
Persze cége válogatja, de érdemes megnézni, hogy manapság melyek azok a területek, melyeket a legtöbb cég ki szokott szervezni. Első helyen áll az IT és telekommunikáció, hiszen az informatikai jellegű problémák megoldása jelenti a legnagyobb terhet manapság a cégek számára. Nem véletlen, hogy a napi szintű és a stratégiai célú feladatokat is sokkal hatékonyabban lehet megoldani egy erre szakosodott céggel, mint belső emberi erőforrással.
A második helyre került a HR, avagy a humánerőforrással kapcsolatos feladatok kiszervezése, nemcsak a bérszámfejtés és a tb-ügyek okán, de a manapság kötelezően magas szinten művelendő toborzás miatt is, vagyis a legjobb jövendőbeli munkavállalóinkat is csak profik tudják megtalálni. Illetve a kényszerű outplacement keretében intézik a szükségszerű elbocsátásokat is és a volt alkalmazottaink újra elhelyezkedését, valamint az oktatási folyamatokat, kompetencia és munkakör elemzéseket is elvégzik helyettünk.
Harmadik helyre az üzleti folyamatok kerültek, ide a pénzügyi tervezést, a vevői és szállítói számlák, pénztár és készletek karbantartását szervezik ki. De a bérszámfejtés, a számviteli, a vezetői jelentések és az adóbevallások is ide tartozhatnak speciális esetekben.
Látható tehát, hogy nemcsak az IT, de a pénzügyi, a számviteli és a HR-terület trendjei is folyamatosan változnak, egyre összetettebb folyamatokat kell megoldani és eme feladatok szakszerű ellátásához egyre szélesebb spektrumú szakértelem szükségeltetik, mindenre pedig jó megoldást jelent az outsourcing.
Tölgyes László2019. 02. 27
