Bár manapság egyre többen használják ezt a technológiát, mégis azt kell mondani, hogy nagy lemaradás mutatkozik más technológiákhoz – pl. a World Wide Web-hez, az elektronikus levelezéshez -képest. Pedig nem kétséges, hogy a biztonságos és automatizált üzleti kommunikációnak ez lesz a hatékony munkaeszköze.
Az elektronikus adatcsere (electronic data interchange, EDI) tehát egy kommunikációs szabvány, amelynek segítségével a számítógépprogramok automatikusan tudnak üzeneteket továbbítani, illetve fogadni. Ahhoz, hogy megértsük a lényegét, először a hagyományos elektronikus levelezést kell egy kicsit megvizsgálnunk.
A hagyományos eszközök lehetővé teszik, hogy két üzletfél a különböző adatait – levélformában – kicserélje egymás között. A munkafolyamat, mondjuk egy szerződéses ajánlat, illetve ennek elfogadása esetében nagyjából így néz ki: az eladó munkatársa saját adatbázisából (pl. Excel-tábláiból) adatokat gyűjt ki, ezek fogják az ajánlat alapját adni. Az adatok segítségével megfogalmaz az ügyintéző egy levelet, amely az üzleti gyakorlatnak és szokásoknak megfelelően megszólításból, a tárgy rövid közléséből, az ajánlat ismertetéséből, illetve a keltezésből áll. A címzett munkatársa naponta ellenőrzi, hogy érkezett-e elektronikus levele. Megnyitja a kapott levelet, majd elolvassa azt. Az ajánlatról papíralapú másolatot és jelentést készít, majd átadja a döntéshozónak ezeket. Végül – ha az ajánlatot el kívánják fogadni – elektronikus üzenetet küld, szóbeli egyeztetést kér, s a szerződést papíralapú formában készítik el, esetleg ügyvédet vagy közjegyzőt is igénybe véve. Ha a szerződés létrejött, akkor pedig saját üzleti adatbázisában a számlázást mindkét fél rögzíti.
Hátrányok
A dolog hátrányai nyilvánvalóak:
– mindkét fél oldalán munkaerő szükséges az ajánlat megfogalmazására, illetve értelmezésére;
– mind a két oldalon további munkaerőre van szükség, akik az üzleti adatbázisokat – mint háttér-információkat – karbantartják;
– a többszöri adatrögzítés szükség szerint növeli az adatbeviteli hibák számát;
– a hagyományos elektronikus levelezés nem nyújtja azt az üzleti biztonságot, amelyre szükség volna, így elkerülhetetlen, hogy végül papíralapú formában kössék meg a szerződést;
– a szerződés megerősítésére jogi szakértőt kell a feleknek igénybe venniük.
A hátrányokat legegyszerűbben úgy foglalhatjuk össze, hogy az ügymenet lassú, s igen magas a költségvonzata. Az ügymenet különbsége a papíralapú levelezéstől abban mutatkozik csupán, hogy az elektronikus levelek mégiscsak rövidebb idő alatt postázódnak, mint a borítékban feladott levelek.
Az EDI jellemzői
Az EDI a fenti hátrányok kiküszöbölésére született. Az a lényege, hogy a felek előzetesen megállapodnak a technológia használatában, és egy szabványos szerződésmintát fogadnak el, amelyet aztán rendszeresen, elektronikus formában alkalmaznak is.
Ha például a megrendelő rendszeresen szokott valamely alkatrészből vásárolni a szállítónál, akkor az adott szerződés minden eleme könnyen meghatározható előre (mennyiség, ár, szállítási hely és idő stb.). Ebben az esetben minden egyes jogügyletnél elegendő csupán a konkrét adatokat kitölteni a mintában, s úgy elküldeni az üzenetet a másik félnek. Ott egy számítógépprogram fogadni és értelmezni képes az üzenetet, hiszen jó előre definiálták, hogy az egyes adatok mit is jelentenek. Végül a tranzakció eredménye – mind a küldőnél, mind a fogadónál – automatikusan rögzítésre kerül, így feleslegessé válik az újbóli adatbevitel művelete. Persze magának a mintának a kitöltése sem manuálisan történik, hanem a küldő adatbázisából automatikusan kerülnek be az adatok az üzenetbe. Egy adott terméknél tehát elegendő egyszer rögzíteni az üzleti adatbázisban annak az új árát, s az EDI-program automatikusan kiolvassa onnan azt az üzenet számára.
Az EDI-hez tartozik, hogy a számítógépprogramok az üzenetet titkosítják, s azt csak a címzett tudja elolvasni. Megérkezés után pedig a címzett is csak olvasni tudja a levelet, de azon változtatni nem tud.
Összefoglalva:
a) az EDI automatikus adatcserét tesz lehetővé – emiatt is hívjuk nagyon magas szintű, számítógépprogramok közötti kommunikációnak -, ahol
b) a felek előzetesen megállapodnak mind a technológia használatában, mind az egyes jogügyletek (szerződésminták) tartalmában, s ahol
c) az adatbiztonság és a hitelesség a lehető legnagyobb.
Alkalmazási területek
A fenti példákban a szerződéskötést emlegettük, mint konkrét alkalmazási területet. Az EDI azonban más területeken is használható, így hazánkban is terjedőben van, pl. magának a számlázásnak, a banki műveleteknek vagy a belső (vállalati) kommunikációnak a területén is. Utóbbinál többek között az lehet az előny, hogy egy elektronikusan továbbított utasítás később nem tagadható le, vagy tartalma nem változtatható meg. Egyébként az APEH és a társadalombiztosítás is régóta kísérletezik, hogy az ügyfelek a beadványaikat ilyen formában teljesítsék. Hazánkban az EDI használata éppen a nagyobb külföldi cégek beszállítói között terjed, mert ezek a technológia használatát már megkövetelik. Csak példaként említjük még, hogy az USA-ban a közbeszerzési hirdetményeket megismerni, illetve a jelentkezéseket elküldeni már kizárólag ilyen formában lehet.
Az EDI bevezetése
Az EDI bevezetése – a nagyfokú automatizálás miatt – tervezést igényel. Mivel igen újszerű munkaszervezési megoldásokat kínál a technológia, gyakori, hogy ún. pilot-project-et indítanak – vagyis kipróbálják és begyakorolják a felek egy-egy ügylettípuson a feladatokat -, s csak ennek sikeressége után terjesztik ki teljes körűre az EDI-együttműködést.
Az EDI-fejlesztés és -beruházás ugyanakkor nem jelent különösebb költségterheket, hisz mindössze hálózatba kötött számítógépre, s az irodai programok (táblázatkezelő, adatbázis-kezelő) mellett működő speciális EDI-levelező programra van szükség.
A bevezetés több szerződés előzetes megkötését igényli. A felek először is megállapodnak egymás között az EDI használatában, illetve az alkalmazott EDI-szabványban. (Az EDI-n belül is többféle szabvány létezik.) Ezt követően – a hálózati szolgáltató vagy saját programozó segítségével – elkészítik a mintadokumentumokat (szerződés-, űrlap- és okmányminták). Végül szerződést kell kötniük egy hálózati szolgáltatóval, aki a számítógépes kommunikációt ténylegesen biztosítani fogja a felek között.
A mai magyar informatikai piacon több cég is kínál EDI-szolgáltatást: ez a fejlesztés tervezésétől, a munkatársak betanításától, a programok biztosításától az űrlapok elkészítésén át, egészen a napi 24 órás hálózati szolgáltatásig terjedhet. A legnagyobb EDI-szolgáltató a MATÁV rEDINET üzletága.
Az EDI eszközei
Az elektronikus adatcsere természetesen hálózatos számítógépet igényel. A legnagyobb fokú automatizálás akkor érhető el, ha a gépen valamilyen irodai programcsomag (MS Office, Lotus Notes) is működik, mert így az EDI által küldött vagy fogadott adatok közvetlenül állnak rendelkezésre. Úgy is fogalmazhatunk, hogy az EDI adatfeldolgozási szempontból vett technológiai hátterét ekkor a már jól ismert táblázatkezelővel vagy adatbázis-kezelővel biztosíthatjuk, ami a munkatársaknak nagy előny. Könnyen lehet például jelentéseket, kimutatásokat készíteni az EDI-adatok segítségével, és további programozói munkára sincs szükség.
Végül speciális EDI-programeszközökre is szükség van, amelyek az adatok EDI-formátumra való konvertálását, az adatok titkosítását és továbbítását, illetve az adatok fogadását, visszatitkosítását, az EDI-ről saját formátumra való konvertálását biztosítják.
Titkosság, hitelesség
Az EDI – mint a fentiekből is kitűnik – nem egyszerűen a levelek, okmányok, üzenetek titkosítását jelenti, hiszen az is fontos, hogy a küldés és a fogadás munkáját teljesen automatizálja. Ettől függetlenül nagyon fontos kérdés az adatok titkossága és hitelessége. Az EDI-dokumentumokhoz nemcsak illetéktelenek nem férhetnek hozzá – mert titkosított az üzenet -, de sem a feladó, sem a címzett nem változtathat az üzenet tartalmán a későbbiekben, így hiteles is.
Dr. Nizalowski Attila 2005.08.04.
