A Total Cost of Ownership (TCO), vagyis a tulajdonlás teljes költsége koncepció alapgondolata, hogy a legalacsonyabb beszerzési ár nem feltétlenül jelenti a legolcsóbb megoldást. A beszerzés, illetve a szállítókkal való kapcsolattartás a termékért vagy szolgáltatásért fizetendő áron kívül más költségeket is befolyásol. Ezeket érdemes figyelembe venni a beszerzési döntések, a szállítók kiválasztása és értékelése során.
A TCO szállítóértékelési módszer alapelve, hogy vegyünk figyelembe minden olyan költséget, mely egy adott szállítóval való kapcsolattartás során felmerül. Nem a beszerzési ár az egyetlen döntési szempont még azonos, standard termékek esetében sem. A megvásárolni kívánt termék minősége, a szállítás körülményei, a kapcsolódó szolgáltatások, a szállító rugalmassága, munkatársainak szakképzettsége, készségessége, a szállítóval való kommunikáció módja, a fizetési feltételek stb. mind-mind olyan tényezők, melyek befolyásolják (vagy legalábbis befolyásolniuk kellene) a döntést, hiszen a vásárló számára jelentős többletköltséget (vagy éppen megtakarítást) okozhatnak.
Az ismert szállítókiválasztási és értékelési módszerek többsége is igyekszik megjeleníteni az áron kívüli döntési szempontokat. Egy lehetséges megoldás, ha meghatározzuk a minimális elvárásainkat a termékjellemzőkre, minőségre, kiszolgálási időra, s valamennyi számunkra fontos tényezőre vonatkozóan, s az elvárásoknak megfelelő ajánlatok közül választunk.
Az ún. kategorizáló módszerek a kiválasztott értékelési szempontok (pl. minőség, szállítási feltételek, ár) alapján minősítik az egyes ajánlatokat, s kategóriákba sorolják a szállítókat. A módszer előnye a többszempontúság és az egyszerűség, ugyanakkor az értékelés jellemzően szubjektív.
Az ún. súlyozott pontszám módszer fontosságuk szerinti súlyt rendel az egyes szempontokhoz, s az egyes ajánlatok egy-egy pontszámmal értékelhetők. A költségarányok módszere bonyolultabb költségszámításokat igényel, ugyanakkor kizárólag a hagyományos költségszempontokat veszi figyelembe. Mindezek a megoldások segíthetik az információk rendszerezését s a döntést, ugyanakkor nem adnak egyértelmű választ arra, hogy melyik a legkedvezőbb ajánlat az összes felmerülő költséget figyelembe véve.
A tulajdonlás teljes költsége magába foglalja nemcsak a beszerzési árat, hanem a vásárolt alapanyagok és alkatrészek ütemezése, az áru fogadása, ellenőrzése és felhasználása során felmerült költségeit – fogalmazta meg a TCO elvét Atkinson és Kaplan. A gondolat gyökeret vert a logisztikai szakirodalomban és gyakorlatban is, ahol a szakemberek igyekeznek azonosítani a beszerzéssel kapcsolatos, illetve az egy-egy szállítóval való kapcsolattartás során felmerült költségeket. A TCO logikája igyekszik minden, a beszerzett termék megszerzése és felhasználása során felmerült költséget figyelembe venni, s ezáltal megkülönböztetni a legalacsonyabb árat kínáló szállítókat a legalacsonyabb költséggel szállítóktól. Olcsóbb például az a szállító, amelyik pontosan, késedelem nélkül, a rendelésnek megfelelő minőségben és mennyiségben szállít, hajlandó kis tételekben is szállítani, rugalmas a rendelések módosítására, egyszerű vele a kommunikáció, a rendelések lebonyolítása, az egyeztetés, kevés ellenőrzést igényel, kedvezőbb fizetési feltételeket kínál. Befolyásolja a megrendelő költségeit a termék minősége (termékjellemzők, tartósság, esztétikum, stb.), illetve a kapcsolódó szolgáltatás színvonala(pl. a csomagolás módja, a szállítás pontossága, a kapcsolódó szakmai tanácsadás, a módosításokra való reagálás), az esetleges problémák felmerülésének gyakorisága és kezelésének módja, a kommunikáció egyszerűsége.
A teljes költsége főbb elemeit többféleképpen csoportosíthatjuk. Carr és Itter rendszerezése szerint a beszerzési ár mellett a beszerzéshez, a készletezéshez, a nem megfelelő minőséghez és a szállítási problémákhoz kapcsolódó költségeket érdemes figyelembe venni. A folyamatokat követve vannak tranzakció előtti (a beszerzés ötletétől a rendelésfeladásig felmerülő), tranzakciós (pl. a rendelésfeladással, majd az áru átvételével kapcsolatos) és tranzakció utáni (az átvételt követően felmerülő) költségek.
A tevékenység alapú költségszámítás alkalmas lehet a TCO-elveken alapuló szállítóértékelés támogatására, bár a gyakorlatban nem feltétlenül kapcsolódik az ABC használatához. Érdemes különválasztani például az egyes megrendelésekhez kapcsolódó költségeket és az adott szállítóval való kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás költségeit.
A TCO logikája nemcsak termékek, hanem szolgáltatások beszerzésére is alkalmazható. A tevékenységkihelyezési döntések támogatására használható módszer a „kapcsolattartás teljes költsége” (Total Cost of Relationship, TCR) elnevezést kapta.
A TCO előnye a jól strukturált, reális információk biztosítása, mely nemcsak a beszerzési döntésekhez, a szállítók értékeléséhez és kiválasztásához, hanem az üzleti partnerekkel való kommunikációban, az elvárások közvetítésében is jól hasznosítható. A módszer hátránya a bevezetés bonyolultsága. A teljes körű alkalmazás nem egyszerű feladat, ugyanakkor a szemléletmódjának terjedése, a teljes költség elvének figyelembevétele önmagában is jelentős előrelépést eredményezhet.
Wimmer Ágnes
Üzleti fogalomtár – 2003
