Gyakori kávészünet, névjegykártya-rendezés, beeső vendégek és hosszúra nyúlt privát telefonhívások. Mind-mind elveszi az időt a hatékony munkától, szétforgácsolja a napot. A szünetek kellenek, ám a gyakori megszakítások a hatékonyság rovására mennek. Trénert kérdeztünk az okos időgazdálkodásról.
Nem ritka életkép egy munkahelyen: a határidő előtt döbbennek rá a munkatársak, mennyi minden hiányzik még a feladat lezárásához. Kétségbeesnek, kapkodni kezdenek, és kifulladásig dolgoznak a projekten. Ilyen hozzáállással viszont csak azt érik el, hogy a teljes kimerülés határára kerülnek, ráadásul minőségileg sem túl jó munkát adnak ki a kezük közül.
Mit lehet tenni, hogy ezt elkerüljük? Meg kell tanulniuk a megfelelő időgazdálkodást. “Ehhez mindössze hat dolgot kell a dolgozóknak betartani. Első lépésben ki kell tűzniük az elérni kívánt célokat. Ez például értékesítők esetében a negyedéves bevételi terv lehet. Majd az adott célhoz feladatokat kell rendelniük. A példánál maradva, a bevétel eléréséhez hány ügyfelet kell felhívniuk, hány tárgyalásra szükséges elmenniük” – mondta el Varga Zsolt, a Perfekt Power vezető trénere.
Priorizáljunk: mi fontos, mi sürgős?
Ezek után rendszerezniük kell a feladatokat. “Ideális, ha négy külön csoportra bontják fel őket. Az “A” csoportba azok a feladatok tartozzanak, amelyeket meg kell csinálni, ráadásul sürgősen. A “B” csoportba azokat a munkákat írják, amelyek fontosak, de nem sürgősek. A “C” csoportot a “jó lenne megcsinálni” feladatok alkossák, a “D” csoportot pedig azok, amelyek nem fontosak és nem is sürgősek. Miután beosztották feladataikat, állítsanak fel a csoportokon belül is prioritásokat. (A1, A2.), majd nézzék meg azt is, hogy mely feladatokat adhatják át a kollégáknak. Ha az “A” csoport valamely feladatát delegálják, akkor érdemes határidőt szabniuk az elvégzésre, illetve tanácsos bizonyos időközönként ellenőrizni azt is, hogy halad a munkával a megbízott dolgozó” – tette hozzá Varga Zsolt.
A következő lépés a feladatok ütemezése. “A munkavállalóknak ekkor kell elővenniük a határidőnaplót, és hozzárendelni a feladatokhoz az azok megoldására szánt időt. Ekkor egyébként érdemes 30 százalékkal több időt hozzárendelni az egyes feladatokhoz, azért, hogy biztosan elkészüljenek vele. Tanácsos ilyenkor azt is számba venni, hogy az adott munkához milyen egyéb eszközök, kellékek szükségesek. Például ha egy pőrezentációról van szó, akkor ne csak a szövegre fordított időt rendeljék hozzá, a formázásról és a képek előkereséséről, megvágásáról se feledkezzenek meg” – mondott példát a vezető tréner.
Aranyat ér a néhány perces lazítás
Fontos továbbá, hogy legalább négyóránként iktassunk be egy fél órás szünetet. Menjünk le sétálni, szellőztessük ki a fejünket, így visszanyerhetjük energiánkat, és a kezdetekhez hasonló aktivitással tudjuk folytatni a munkát. Időszakos pihenések közbeiktatásával átlagosan 20-40 százalékkal tudunk többet dolgozni. “Az utolsó fázis a feladatok végrehajtása. Ekkor az “egyszerre csak egy” elvet tanácsos követni, vagyis, nem érdemes párhuzamosan több feladaton dolgozni, jobb, ha csak egy dologra koncentrálunk.
Előfordulhat persze, hogy a vezető arra kér minket, párhuzamosan csináljunk meg mást is. Ebben az esetben beszéljünk vele, és tájékoztassuk: így vélhetően csúszni fogunk az alapfeladat elvégzésével” – tanácsolja. “Egyébként ha felborul a terv, akkor sem kell kétségbe esni. Ehelyett csinálni kell egy újat a változásoknak megfelelően” – tette hozzá.
Fontos feladat esetén kapcsoljuk ki a telefont
A terv elkészítése azonban nem minden. Emellett a munka megkezdése előtt tanácsos kiiktatni az úgynevezett zavaró tényezőket is. “Ha fontos a feladat, akkor érdemes kikapcsolni a mobiltelefont, az e-mailezést, a kollégáknak pedig le kell szögezni: most ne zavarják se személyesen, se telefonon, se egyéb módon. Rengeteg időt elvehet egy sokat fecsegő kolléga, vagy egy hirtelen jött hosszas magánhívás, ráadásul a koncentrálást is nagyban hátráltatja.
A legtöbb feladat megfelelő elvégzéséhez csendre és nyugalomra van szükség, ajánlott tehát megteremteni az ehhez szükséges feltételeket. Tanácsos mindemellett rendet tenni a számítógépes mappák között, logikus, strukturált rendszerbe szervezni a kellő információkat, adatokat. Így rengeteg időt takaríthatnak meg, és zökkenőmentesebbé tehetjük a munkát” – tájékoztatott Varga Zsolt.
Kerüljük az “alibifeladatokat”
A dolgozók a nagyobb volumenű, hosszú időt igénylő feladatok előtt gyakran elkövetik azt a hibát, hogy a munka elkezdése helyett inkább különböző “alibi feladatokat” oldanak meg. Rendbe teszik névjegykártyáikat, összepakolnak asztalukon. Ez tulajdonképpen a munka legálisnak ható halogatása, hiszen végülis csinálnak valamit. Csak az a baj, hogy ettől még ez a feladat elvégzése szempontjából ugyanúgy időpocsékolásnak minősül, vagyis a dolgozók ezzel csak saját magukat hozzák kellemetlen helyzetbe.
További gát lehet, ha túlvállalja magát az illető. Nem tud nemet mondani, minden szóba kerülő munkára azt mondja, meg tudja csinálni. A túlzott bürokrácia szintén problémát jelenthet, ahogy a fáradtság is nagyban visszavetheti a munkát. Ha nem piheni ki magát a dolgozó, akkor rövid időn belül hatékonysága minimálisra csökken.
A határidők hiánya szintén hátráltató tényező. Az emberek többsége a határidő nélküli feladatokhoz úgy áll hozzá, hogy azokat ráér elvégezni, és általában az utolsó pillanatban döbben rá, hogy elkésett. Ilyenkor a dolgozók kapkodni kezdenek, és olyan anyagot adnak ki a kezükből, amelyek nem igazán felelnek meg az elvárt kritériumoknak.
A megfelelő időgazdálkodás hat lépése:
1. Célok kitűzése
2. A célok részfeladatokra bontása
3. Feladatok rendszerezése
4. A csoportokon belüli feladatok prioritásának felállítása
5. Feladatok ütemezése
6. Feladatok végrehajtása
Pályacsúcs Magazin 2007.11.22.
Oroszi Babett
