Magyarországon a vállalatok jelentős hányadánál nem, vagy legfeljebb dobozszám tartják nyilván az irodai papírfogyasztást – derült ki egy, a Canon Hungária megbízásából nemrégiben készült felmérésből.
Arról kérdeztük a Canon Hungária ügyvezető igazgatóját, Kroó Győzőt, milyen papírtakarékossági megoldásokkal élhetnek a vállalatok – kezdve a kétoldalas nyomtatással, egészen az elektronikus dokumentumkezelésig.
Computerworld: A korábbi évekkel összevetve hogyan alakult a papírfogyasztás a hazai vállalatoknál, és milyen vevői körre jellemző mégis valamiféle tudatosság a papírfogyasztásban?
Kroó Győző: A megbízásunkból készült felmérés eredményei szerint a hazai kkv-k, illetve a nagyvállalatok döntő többsége (66 százalék) ugyanannyit vagy többet nyomtat, mint korábban. Ennek hátterében az áll, hogy vagy a megrendelések mennyisége nőtt meg, vagy a törvényi előírások kötelezik a papíralapú tárolást. A cégek 28 százalékánál viszont csökkent a nyomtatás mennyisége, amit a cégek nagyobbik része (38 százalék) a dokumentumok elektronikus tárolásával ért el.
Ugyanakkor megdöbbentő tény, hogy a megkérdezett magyar vállalkozások háromnegyedénél nem tartják számon, hogy az egyes munkatársak vagy részlegek mennyit nyomtatnak. Ha egy cégnél sosem derül fény arra, ki az, aki privát célra akár teljes könyveket is kinyomtat, lehetetlen takarékoskodni a papírral és a festékkel. Az egyes munkatársak nyomtatási mennyiségét csupán a megkérdezett cégek 11 százalékánál kontrollálják, pedig ez egyszerűen megoldható a manapság kapható hálózati nyomtatókkal és nyomtatásfelügyeleti szoftverekkel. Sőt van olyan nyomtatásfelügyeleti megoldás, amely online működik, havidíj fejében, telepítési idő és költségráfordítás nélkül. Így könnyen átláthatóvá válhat, hogy melyik munkatárs mikor, mennyit nyomtat.
CW: A Trend International Market Research kutatása szerint milyen takarékossági megoldásokat alkalmaznak az e téren példát mutató szervezetek?
KGY: A hazai vállalkozások zöménél a kétoldalas nyomtatás a legnépszerűbb takarékossági módszer: ez a technológia ma már a legtöbb irodai printer esetében elérhető, csak aktiválni kell. Több vállalkozásnál fénymásolás vagy faxolás helyett beszkennelik, és elektronikusan továbbítják a dokumentumokat. Az előbbi megoldások valamelyikét a megkérdezett cégek 86 százaléka alkalmazza, elektronikus dokumentumokat viszont csak 49 százalék használ a papíralapúak helyett, és az elektronikus számlázás is csak a vállalatok 34 százalékára jellemző.
CW: A rontott lapok újrahasznosítása vagy a kétoldalas nyomtatás csak néhány a lehetséges papírtakarékossági megoldások közül. Mely körökben terjed jobban a fénymásolás helyett a szkennelés vagy a személyre szabott nyomtatáskontroll, a kártyás nyomtatás, és milyen előnyei vannak?
KGY: Minél nagyobb egy vállalat, és minél több nyomtatót használ, annál tudatosabban próbál takarékoskodni a papírral. A nagyvállalatok és a hatnál több hálózati nyomtatóval rendelkező cégek szignifikánsan nagyobb arányban ellenőrzik a céges nyomtatási mennyiséget, mint a többi vállalkozás. A leggyakoribb módszer, hogy a lapszámláló számainak alakulását követik nyomon, a nyomtatáshoz PIN-kódot vagy kódkártyát csupán a vállalatok harmadánál alkalmaznak a felmérésünk szerint.
CW: Dokumentumkezelő rendszerekkel milyen más előnyöket lehet elérni – gondolok itt például a felhő alapú megoldásokra?
KGY: A dokumentumkezelő rendszerek bevezetésével nemcsak a papír- és festékfelhasználást lehet optimalizálni, de a cégek működése is hatékonyabbá válik. Bár a Canon a világ egyik legnagyobb printergyártójaként vált ismertté, elsősorban abban vagyunk elkötelezettek, hogy partnereinknek a lehető leggazdaságosabb működést tegyük lehetővé. Ezért is kínáljuk a Therefore információmenedzsment megoldásunkat, valamint az UniFlow nyomtatásfelügyeleti megoldásunkat is a szkennerek és a nyomtatók mellé. Ez utóbbinak a bevezetése akár 30 százalékos költségcsökkentést is eredményezhet csak a nyomtatási költségek területén.
A kutatás eredményeiből az is kiderült, hogy a megkérdezett vállalkozások a legnagyobb arányban a számlák rögzítését, dokumentumok archiválását, beérkező iratok érkeztetését és strukturált nyilvántartását végzik elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben. Ugyanakkor aggasztó, hogy a cégek 72 százaléka nem tervezi dokumentumkezelő rendszer bevezetését a közeljövőben. Felmérésünk szerint ennek az egyik legkomolyabb oka, hogy sok cégvezető nincs tisztában azzal, pontosan mire használható egy ilyen komplex rendszer. Ma a Canon előtt álló legnagyobb kihívás talán az, hogy elérjük és meggyőzzük azokat, akik adott számú nyomtató és szkenner beszerzésére kérnek ajánlatot, hogy egy átfogó, személyre (cégre) szabott megoldáscsomag beszerzésével sokkal hatékonyabbak és eredményesebbek lehetnek.
