Pannon Egyetem
Bürotika és irodakultúra csoportos beadandó feladat
- téma
Utazzunk, vagy hívjunk össze egy videokonferenciát?
- március 28.
A 21. században az információ az egyik legértékesebb erőforrássá lépett elő, ma az elsőként megszerzett információ komoly versenyelőnyt jelent az üzleti világban. Két alapvető követelmény a hatékony kommunikáció és a gyors információáramlás, amely nemcsak egy üzleti vállalkozás sikeréhez, de a mindennapi élethez is nélkülözhetetlen. Elsősorban az a vállalat tud gyorsan reagálni a piaci változásokra, amelyik megfelelő információval rendelkezik a mikro- és makrokörnyezeti változásokról, a versenytársakról és a fogyasztói szokások átalakulásáról. Az információban rejlő hatalom lehetőségét fölismerve, a vállalatok olyan megoldásokat keresnek, amelyekkel gyorsabbá tehető a szervezeten belüli és kívüli információáramlás. Számos vállalati projektben elengedhetetlen a szoros együttműködés, az együtt gondolkodás, az ötletek, vélemények megosztása és megvitatása, valamint a közös döntéshozatal. Erre hatékony megoldást jelent a virtuális térben való találkozás és közös munka, vagyis az azonnali információcserére és tudásmegosztásra alkalmas videokonferencia, a virtuális tárgyalás (meeting).
A videokonferencia felgyorsítja az üzleti működést, és támogatja a vállalatok vagy teamek együttműködését. A videokonferencia a vizuális kommunikáció leghatékonyabb és legköltségkímélőbb válfaja. Haszna egyrészt, hogy segítségével a felhasználók azonos időben akár több helyen is helyt állhatnak, másrészt támogatja a problémák, kérdések gyors rendezését. Megmaradnak (részben) a személyes tárgyalás előnyei, például látja tárgyalópartnerei gesztusait, arckifejezését, a szavak mögé láthat, ugyanakkor nem kell azok költséges és esetenként időigényes körülményeivel foglalkozni (utazás, szállás).
Videokonferencia segítségével különböző típusú megbeszélések bonyolíthatók le. A vállalatok döntéshozó megbeszéléseket, tréningeket tarthatnak, vagy a közös projekteken dolgozó munkatársak helyzetértékelését is virtuális formában bonyolíthatják le.
Mik a legfontosabb követelmények ma egy videokommunikációs rendszerrel szemben?
A legfontosabb követelmény, hogy legyen minőségileg kifogástalan: ma már nem sokan elégednek meg bélyeg méretű, szemcsés képekkel és torz, elcsúsztatott hanggal, a full HD felbontású, tökéletes hang- és képminőségű megoldás számít alapkövetelménynek. Ezt egyrészt a felhasznált eszközök, például a nagyfelbontású televíziók és monitorok teszik lehetővé, másrészt pedig a szélessávú internet és a gyors vállalati hálózatok, amelyeken ez a kifejezetten nagy sávszélességet igénybe vevő folyamat is zökkenőmentesen működtethető.
A videokommunikációs rendszerben vannak további tárgyalást segítő programok, ilyen például a chat-program, melynek segítségével kérdéseket lehet feltenni a prezentálónak, vagy az elhangzottakra lehet reagálni. Bizonyos időközönként, az előadást megszakítva a főprezentáló válaszol a felmerült kérdésekre. Emellett a levelezési rendszert úgy oldották meg, hogy a tagok listájából ki lehet választani, ki lássa a hozzászólásokat. A videokonferencia után pedig az összes résztvevőnek elküldenek egy linket, ahol egy-két napig még elérhető az anyag.
A videokonferencia-berendezések különböző perifériákkal bővíthetők. A rendszerek alapelemei lehetnek többek között konferenciaszerverek, videoeszközök (pl. videoprinterek, -projektorok), audioeszközök (pl. szinkrontolmács berendezések), kamerák is.
A videokonferencia eszközök használatával is lépnek fel problémák, melyek a következők:
- magas beruházási igény
- nem kompatibilis más gyártókkal, platformfüggő
- nehezen illeszthető külső perifériák tartoznak hozzá
- helyhez kötött, nehezen vagy egyáltalán nem mobilizálható konferenciahelyszínek
- bonyolult konfiguráció, nehézkes adminisztráció
- korlátozott résztvevőszám
- korlátozott egyidejű konferenciaszám
Legfontosabb előnyei az utazással összehasonlítva
A videokonferencia egyik legnagyobb előnye a munkavégzés hatékonyságának fokozása, amely több téren is megfigyelhető. Egyrészt a tárgyalás utazás nélkül valósítható meg, ami számottevő költségmegtakarítást jelent a multinacionális vállalatoknak. Míg korábban a nemzetközi projektekben dolgozó leányvállalatok munkatársai idejük jelentős részét az utazásra fordították, addig ma a videokonferencia költséghatékonyan hidalja át a nagy távolságokat. (Globális szinten az üzemanyagok környezetkárosító hatása is csökkenhet ezáltal.) A videokonferenciákat megelőző időkben a tárgyalást lebonyolító vállalatra nagy nyomás nehezedett az érkező partnerek megfelelő fogadása és elhelyezése miatt. Ezzel szemben a virtuális konferenciának köszönhetően ma sokkal gyorsabban és olcsóbban zajlik egy-egy nemzetközi meeting.
Jó példa erre a Telenor Magyarország, aki 2008 óta használja a személyes megbeszélés, a telefon és az e-mail mellett alternatív kommunikációs csatornaként a videokonferenciát. Mára azonban sok vállalathoz hasonlóan a Telenornál is kibővült a videokonferencia használóinak köre, már nem csak azokra korlátozódik, akik külföldi kollégákkal dolgoznak együtt. Ez az eszköz sokkal többet nyújt, mint pusztán a nagy fizikai távolságok leküzdése.
Manapság sokan használják a videokonferencia alkalmazást országon, sőt vállalaton belül is, otthoni munkavégzés kapcsán vagy olyan helyzetekben, amikor házon belül szeretnének például egy megosztott dokumentumon párhuzamosan együtt dolgozni, vagy ha külsős együttműködő partnerekkel szerveznek virtuális találkozót.
A videokonferencia fontos szerepet játszik a munkavégzés rugalmassá tételében is, hiszen ezzel az alkalmazással az otthonról történő munkavégzés semmiféle korlátba nem ütközik, egy-egy virtuális megbeszélés teljes mértékben egyenértékű lehet a fizikai találkozás keretében tartott egyeztetéssel.
A videokonferencia előnye még, hogy az ilyen jellegű tárgyalásokon sokkal nagyobb a “fegyelem”, kevesebb a témától eltérő magánjellegű csevegés, a résztvevők jobban tudnak a munkára összpontosítani, így általában könnyebb tartani a tervezett kereteket, sőt, a Telenor tapasztalatai szerint ritkábban marad el a megbeszélés.
El lehet képzelni, hogy mennyi időbe és pénzbe kerül, ha ön és/vagy kollégái elutaznak egy távolabbi városba. Ekkor az utazásra fordított idő nem annyira hatékony a munka szempontjából, mintha azt a munkahelyükön töltenék el, nem beszélve a járulékos költségekről.
Egy kis számítás: tegyük fel, hogy Ön és partnere havonta egyszer el kell, hogy utazzon egy európai városba (pl. Párizs). Két fő részére az utazási és a szállási költség (egy nem magas árfekvésű diszkont légitársasággal és gyengébb szállodával, taxival) összesen kb. 177.000 Ft. Érdemes megemlíteni a repülőgép által kibocsátott károsanyag szintet (kb. 250 kg CO2) is. Mai igényeket kielégítő, HD (720p) minőségű videokonferencia készülék ára, a fenti példa esetén, 9 párizsi kiszállás alatt megtérül.
Milyen nehézségek adódnak?
Hasonlóan más kommunikációs formákhoz, a videokonferenciának is vannak hátrányai. Ezek egyike, hogy a személyes találkozás hiányában a résztvevők figyelmét elvonhatják más feladatok – bár ez ellen több megoldást is nyújtanak a különböző rendszerek, például néhány program jelzi a konferencia koordinátorának, ha valakinek nem a videokonferencia felülete van megnyitva a képernyőjén. Emellett a személyes találkozás hiánya miatt a résztvevők esetenként kívülállónak érezhetik magukat, és így kevésbé tudnak azonosulni a döntésekkel, résztvevő helyett könnyen megfigyelővé válhatnak. Kommunikációs korlátot okozhat még a testbeszéd hiánya, ami viszont megkönnyíthetné a pontosabb megértést.
Nem elhanyagolható tény a hátrányok szempontjából, hogy így elmaradhat a külföldre szervezett tárgyalások zöme, amelyek ugyan munkát jelentenek a résztvevőknek, mégis lehetőséget ad a mindennapokból való kiszakadásra és némi pihenésre is. Gondot okozhat az is, ha a videokonferencia résztvevői jelentősen eltérő technológiai tudással, tapasztalattal, felszereltséggel rendelkeznek. A gyártók ugyan igyekeznek könnyen megtanulható, felhasználóbarát alkalmazásokat kifejleszteni, ez azonban sokszor mégsem sikerül. Egy fejlett rendszer segítségével számos olyan extra funkció felhasználása is lehetővé válik, amely segíthet a munka hatékonyságának fokozásában. Ilyenek például a virtuális megbeszélés felületén indított rögtönzött szavazások, a prezentációk, vagy a dokumentumok megosztott, egyidejű használata.
A videokonferencia helyett választhatjuk az utazást is, amelyhez szintén tartoznak előnyök és hátrányok is.
Az utazás előnyei:
- személyesebb kapcsolat a tárgyalófelek között
- megfigyelhetjük a partner testbeszédét
- nem merülhetnek fel technikai problémák
- városnézésre is van lehetőség
- a résztvevők száma korlátlan
Hátrányai:
- az időjárás kiszámíthatatlansága gondot okozhat, a legrosszabb esetben egy vihar miatt akár a járatokat is törölhetik
- időigényes
- költséges (repülőjegy, szállás, taxi vagy bérautó)
Bár a videokommunikációt leginkább az üzleti életben használjuk, egyik ígéretes területe a távgyógyászat, ahol a világ bármely táján élő szakértők kapcsolódhatnak be konzultációk, vizsgálatok vagy nehezebb műtétek folyamatába. A távgyógyászati alkalmazások alapját a televízió minőségű videokonferencia-rendszerek adják, melyekhez az alkalmazásnak megfelelő speciális orvosi berendezések is csatlakoztathatóak.
Forrásjegyzék:
www.videokonferencia.info.hu
www.hrportal.hu
www.vallalkozoinegyed.hu
www.m2conf.com
Készítették:
- Czerján Tímea
- Gyenge Róbert
- Nagy Sándor Dávid
- Skobrák Eszter
- Tubik Ágnes
- Vajcs Balázs
Ellenőrző kérdések:
Milyen előnyei vannak a videokonferenciának?
- a munkavégzés hatékonyságának fokozása
- költségmegtakarítás
- gyorsabb és olcsóbb, mint az utazás
- rugalmasabb munkavégzés
- nagyobb a fegyelem
Sorold fel a videokonferencia hátrányait!
- a résztvevők figyelmét más feladatok is elvonhatják
- a résztvevők könnyen megfigyelővé válnak a személyes találkozás hiánya miatt
- nincs lehetőségük a dolgozóknak egy kis pihenésre, kikapcsolódásra
- eltérő technológiai tudás a résztvevők között
Melyek az utazás előnyei?
- személyesebb kapcsolat a tárgyalófelek között
- megfigyelhetjük a partner testbeszédét
- nem merülhetnek fel technikai problémák
- városnézésre is van lehetőség
- a résztvevők száma korlátlan
