BEVEZETÉS
A 21. században az információ az egyik legértékesebb erőforrássá lépett elő, ma az elsőként megszerzett információ komoly versenyelőnyt jelent az üzleti világban. Elsősorban az a vállalat tud gyorsan reagálni a piaci változásokra, amelyik megfelelő információval rendelkezik a mikro- és makrokörnyezeti változásokról, a versenytársakról és a fogyasztói szokások átalakulásáról. Az információban rejlő hatalom lehetőségét fölismerve, a vállalatok olyan megoldásokat keresnek, amelyekkel gyorsabbá tehető a szervezeten belüli és kívüli információáramlás. Számos vállalati projektben elengedhetetlen a szoros együttműködés, az együtt gondolkodás, az ötletek, vélemények megosztása és megvitatása, valamint a közös döntéshozatal. Erre hatékony megoldást jelent a virtuális térben való találkozás és közös munka, vagyis az azonnali információcserére és tudásmegosztásra alkalmas videokonferencia, a virtuális tárgyalás (meeting).
A videokonferencia felgyorsítja az üzleti működést, és támogatja a vállalatok vagy teamek együttműködését. Haszna egyrészt, hogy segítségével a felhasználók azonos időben akár több helyen is helyt állhatnak, másrészt támogatja a problémák, kérdések gyors rendezését.
Videokonferencia segítségével különböző típusú megbeszélések bonyolíthatók le. A vállalatok döntéshozó megbeszéléseket, brainstormingokat és tréningeket tarthatnak, vagy a közös projekteken dolgozó munkatársak helyzetértékelését is virtuális formában bonyolíthatják le.
VIDEÓKONFERENCIA FOGALMA ÉS TÍPUSAI
Videokonferenciának nevezzük a leggyakrabban számítógép segítségével megvalósuló, egyidejű kép és hang továbbítására alkalmas rendszert, melynek résztvevői azonos időben, de eltérő helyszínen vannak jelen.
Az egyirányú videókonferencia
Egyirányú (unilaterális) a videokonferencia, amikor – többnyire technikai okok miatt – az egyik fél csak befogadóként, a másik fél csak adóként vesz részt benne.
A kétirányú videókonferencia
Kétirányú (bilaterális)a videokonferencia, amikor mindkét fél aktív szerepet játszik, vagyis adóként és befogadóként is részt vesz benne és a szerepek rendszeresen felcserélődnek. Ez a változat közelíti meg leginkább a szemtől-szembeni kommunikációt.
A videokonferencia rendszereket az üzleti életben a tréningek és megbeszélések alkalmával a földrajzi távolságok költségkímélő áthidalására használják. Éppen ezért ezek a rendszerek elsősorban az audiovizuális kommunikációra fókuszálnak: minél jobb kép és hangminőség illetve a dokumentumok megosztása az elsődleges cél. A felek a kommunikáció szempontjából egyenrangúak, ezért az információáramlás és a dokumentumokhoz való hozzáférés terén nincs kitüntetett szerepű résztvevő. Bár a korszerű videokonferencia rendszerek rendelkeznek a megbeszélések rögzítésének és visszajátszásának lehetőségével is, az elsődleges cél mégis az egyidejű (szinkron) kommunikáció, az archiválásnak csak dokumentációs szerepe van.
HOGYAN ZAJLIK A VIDEOKONFERENCIA?
A TNS piackutató vállalat az Európai Uniós projektjeihez az úgynevezett 6dTV Brief rendszert használja. Egy új kutatás indulásakor a kutatásban résztvevőknek elküldik azt a linket, ahol be tudnak jelentkezni a felületre. A meghívottak a videokonferencia korábban megadott időpontja előtt pár perccel a nevük és email címük beírásával tudnak csatlakozni a rendszerhez. A képernyőn az aktuális prezentáló, a prezentáció szövege, a konferencia résztvevői, valamint egy levelezésre alkalmas felület látható. Mivel a beszélgetést megelőzően a kutatók már megkapták az anyagokat, mindenki tudja, miről fog szólni a prezentáció, így fel lehet készülni az online projektmegbeszélésekre, lehetőség van a kérdések előzetes megfogalmazására, a videokonferencián valójában már csak a munka pontosítása zajlik.
A legfontosabb követelmény, hogy legyen minőségileg kifogástalan: ma már nem sokan elégednek meg bélyeg méretű, szemcsés képekkel és torz, elcsúsztatott hanggal, a full HD felbontású, tökéletes hang- és képminőségű megoldás számít alapkövetelménynek. Ezt egyrészt a felhasznált eszközök, például a nagyfelbontású televíziók és monitorok teszik lehetővé, másrészt pedig a szélessávú internet és a gyors vállalati hálózatok, amelyeken ez a kifejezetten nagy sávszélességet igénybe vevő folyamat is zökkenőmentesen működtethető.
A chat-program segítségével kérdéseket lehet feltenni a prezentálónak, vagy az elhangzottakra lehet reagálni. Bizonyos időközönként, az előadást megszakítva a főprezentáló válaszol a felmerült kérdésekre. Emellett a levelezési rendszert úgy oldották meg, hogy a tagok listájából ki lehet választani, ki lássa a hozzászólásokat. A videokonferencia után pedig az összes résztvevőnek elküldenek egy linket, ahol egy-két napig még elérhető az anyag.
A videokonferencia-berendezések különböző perifériákkal bővíthetők. A rendszerek alapelemei lehetnek többek között konferenciaszerverek, videoeszközök (pl. videoprinterek, -projektorok), audioeszközök (pl. szinkrontolmács berendezések), kamerák is.
LEGFONTOSABB ELŐNYEI
A videokonferencia egyik legnagyobb előnye a munkavégzés hatékonyságának fokozása, amely több téren is tetten érhető. Egyrészt a tárgyalás utazás nélkül valósítható meg, ami számottevő költségmegtakarítást jelent a multinacionális vállalatoknak. Míg korábban a nemzetközi projektekben dolgozó leányvállalatok munkatársai idejük jelentős részét az utazásra fordították, addig ma a videokonferencia költséghatékonyan hidalja át a nagy távolságokat. (Globális szinten az üzemanyagok környezetkárosító hatása is csökkenhet ezáltal.) A videokonferenciákat megelőző időkben a tárgyalást lebonyolító vállalatra nagy nyomás nehezedett az érkező partnerek megfelelő fogadása és elhelyezése miatt. Ezzel szemben a virtuális konferenciának köszönhetően ma sokkal gyorsabban és olcsóbban zajlik egy-egy nemzetközi meeting.
Manapság sokan használják a videokonferencia alkalmazást országon, sőt vállalaton belül is, otthoni munkavégzés kapcsán vagy olyan helyzetekben, amikor házon belül szeretnének például egy megosztott dokumentumon párhuzamosan együtt dolgozni, vagy ha külsős együttműködő partnerekkel szerveznek virtuális találkozót.
A videokonferencia rendszerek előnyeit a felsőoktatásban is kihasználják, amit az alábbiakban foglalhatunk össze:
– A kutatók rendszeresen konzultálhatnak egymással anélkül, hogy utazniuk kellene
– az oktatók akkor is meg tudják tartani az órát, ha éppen külföldön vannak egy konferencián
– a hallgatók együtt dolgozhatnak projektfeladatokon más intézmények hallgatóival
– a tanszéki értekezletek megtartása és az oktatást segítő munkatársak irányítása egyszerűbbé válik.
A videokonferencia fontos szerepet játszik a munkavégzés rugalmassá tételében is, hiszen ezzel az alkalmazással az otthonról történő munkavégzés semmiféle korlátba nem ütközik, egy-egy virtuális megbeszélés teljes mértékben egyenértékű lehet a fizikai találkozás keretében tartott egyeztetéssel.
A videokonferencia előnye még, hogy az ilyen jellegű tárgyalásokon sokkal nagyobb a “fegyelem”, kevesebb a témától eltérő magánjellegű csevegés, a résztvevők jobban tudnak a munkára összpontosítani, így általában könnyebb tartani a tervezett kereteket, sőt, a tapasztalatok szerint ritkábban marad el a megbeszélés.
MILYEN NEHÉZSÉGEK ADÓDHATNAK?
Hasonlóan más kommunikációs formákhoz, a videokonferenciának is vannak hátrányai. Ezek egyike, hogy a személyes találkozás hiányában a résztvevők figyelmét elvonhatják más feladatok – bár ez ellen több megoldást is nyújtanak a különböző rendszerek, például néhány program jelzi a konferencia koordinátorának, ha valakinek nem a videokonferencia felülete van megnyitva a képernyőjén. Emellett a személyes találkozás hiánya miatt a résztvevők esetenként kívülállónak érezhetik magukat, és így kevésbé tudnak azonosulni a döntésekkel, résztvevő helyett könnyen megfigyelővé válhatnak. Kommunikációs korlátot okozhat még a testbeszéd hiánya, ami viszont megkönnyíthetné a pontosabb megértést.
A hátrányok szempontjából nem elhanyagolható tény, hogy így elmaradhat a külföldre szervezett tárgyalások zöme, amelyek ugyan munkát jelentenek a résztvevőknek, mégis lehetőséget ad a mindennapokból való kiszakadásra és némi pihenésre is. Gondot okozhat az is, ha a videokonferencia résztvevői jelentősen eltérő technológiai tudással, tapasztalattal, felszereltséggel rendelkeznek. A gyártók ugyan igyekeznek könnyen megtanulható, felhasználóbarát alkalmazásokat kifejleszteni, ez azonban sokszor mégsem sikerül. Egy fejlett rendszer segítségével számos olyan extra funkció felhasználása is lehetővé válik, amely segíthet a munka hatékonyságának fokozásában. Ilyenek például a virtuális megbeszélés felületén indított rögtönzött szavazások, a prezentációk, vagy a dokumentumok megosztott, egyidejű használata.
A VIDEOKONFERENCIA HELYETT VÁLASZTHATJUK AZ UTAZÁST IS, AMELYHEZ SZINTÉN TARTOZNAK ELŐNYÖK ÉS HÁTRÁNYOK IS.
Az utazás előnyei:
– személyesebb kapcsolat a tárgyalófelek között
– partner testbeszéde megfigyelhető
– nincsenek technikai problémák
– van lehetőség városnézésre is
– a résztvevők száma korlátlan
Hátrányai:
– kiszámíthatatlan időjárás
– időigényes
– költséges (repülőjegy, szállás, taxi vagy bérautó)
Gyors információáramlás és hatékony kommunikáció. Két olyan alapvető követelmény, amely nemcsak egy oktatási rendszer sikeréhez, hanem a mindennapi élethez is nélkülözhetetlen. Kutatások bizonyítják, hogy a kommunikáció 55 százaléka vizuális. A telefon, telefax, vagy e-mail használata csupán egy olyan megbeszéléshez hasonlítható, ahol a beszélgető felek bekötött szemmel ülnek egymással szemben. Nem látják egymás reakcióit, holott ezek a gesztusok gyakran többet árulnak el minden szónál. Ezt a hiányosságot szünteti meg a videokonferencia. A videokonferencia a vizuális kommunikáció leghatékonyabb és egyik legköltségkímélőbb válfaja. Egyszerre több felhasználó között biztosítja a közvetlen interaktív és magas színvonalú kommunikációt. A résztvevők látják egymás gesztusait, arckifejezéseit, de ezen kívül segítségével táblázatok, grafikonok, videó képanyagok is továbbíthatók. A személyes kapcsolattartást, a találkozók, megbeszélések hatékonyságát az új kommunikációs formák, a mobil telefon, az e-mail sem tudják pótolni. A megbeszéléseknek azonban az idő és a távolság gátat szab, az utazásra fordított idő általában többszöröse a ténylegesen megbeszélésekre fordított időnek.
A videokonferencia legegyszerűbb megközelítésben egymástól távoli helyszínek között teremt élő kép- és hangkapcsolatot. Az első, még a 80-as évek közepén készült rendszerek annyiban hasonlítottak a maiakhoz, hogy a képet kamera vette, és a helyszínek TV-n látták egymást, de a rendszerek robosztusak, nehezen kezelhetőek voltak, és nagy sávszélességen, 2 Mbit/s-on kapcsoltak össze két távoli helyszínt, gyenge kép és hangminőséggel.
Azóta a technológia nagyot fejlődött, ma már 128 kbit/s sávszélességen (ezt nyújtja az ISDN vonal) élvezhető minőségben lehet videokonferenciázni, a rendszerek egyszerűen kezelhetők, és a kép-és hangátvitel mellett ma már tényleges közös munkavégzést biztosítanak a felhasználóknak. Ezek a rendszerek ma még nem annyira elterjedtek, de a gépállományok folyamatos fejlesztésével a videokonferencia is hamarosan a mindennapi életünk szerves részévé válhat.
Ellenőrző kérdések
1., Milyen típusai vannak a videokonferenciának?
Az egyirányú videókonferencia
Egyirányú (unilaterális) a videokonferencia, amikor – többnyire technikai okok miatt – az egyik fél csak befogadóként, a másik fél csak adóként vesz részt benne.
A kétirányú videókonferencia
Kétirányú (bilaterális)a videokonferencia, amikor mindkét fél aktív szerepet játszik, vagyis adóként és befogadóként is részt vesz benne és a szerepek rendszeresen felcserélődnek. Ez a változat közelíti meg leginkább a szemtől-szembeni kommunikációt.
2., Milyen előnyei vannak az utazásnak?
személyesebb kapcsolat a tárgyalófelek között
partner testbeszéde megfigyelhető
nincsenek technikai problémák
van lehetőség városnézésre is
a résztvevők száma korlátlan
3., Mi a legfontosabb követelmény a videokonferencia esetében?
A legfontosabb követelmény, hogy legyen minőségileg kifogástalan: ma már nem sokan elégednek meg bélyeg méretű, szemcsés képekkel és torz, elcsúsztatott hanggal, a full HD felbontású, tökéletes hang- és képminőségű megoldás számít alapkövetelménynek. Ezt egyrészt a felhasznált eszközök, például a nagyfelbontású televíziók és monitorok teszik lehetővé, másrészt pedig a szélessávú internet és a gyors vállalati hálózatok, amelyeken ez a kifejezetten nagy sávszélességet igénybe vevő folyamat is zökkenőmentesen működtethető.
Források
http://www.hrportal.hu/hr/a-virtualis-targyalas-elonyei-es-hatranyai-20110815.html
Készítette: Varju Mónika, Nyiri Melinda, Malasics Kinga, Peresztegi Norbert, Szendrődi Tamás
