Utazzunk vagy hívjunk össze egy videokonferenciát?
Bevezetés
Beadandó dolgozatunk témája az utazás és a videokonferencia összehasonlítása.
Napjainkban a nagyvállalatok mellett a közép-és kisvállalatok sikeres működésének kulcsfontosságú tényezője a tárgyalások, oktatások, egyeztetések, megbeszélések gyorsabb, hatékonyabb, egyszerűbb lebonyolítása.
Dolgozatunk első részében külön-külön bemutatjuk a két különböző eszközt, amely lehetőséget teremt a hatékony emberi kommunikációra.
A következő részekben taglaljuk az utazás és a videokonferencia előnyeit, hátrányait, összevetve az ismert érveket.
Alátámasztjuk a két eszköz létjogosultságát a mai fejlett és felgyorsult tempójú világban, hisz egyre nagyobb lendülettel változik a vállalatok versenypiaci helyzete, amely sok esetben azt eredményezi, hogy változtatni kell a szervezeti szemléleten, köztük az oktatás és a tárgyalások lehetőségei között.
A vállalatvezetésnek egy megoldandó problémát jelent a két eszköz közötti választás.
A választott alternatívák részletes bemutatása után megpróbálunk egy következtetést levonni, hogy mely eszköz az, amely hosszútávon a vállalatok eredményességéhez vezet, szembeállítva az emberi tényezőket a gazdasági érdekekkel.
Az utazás szerepe a vállalatoknál
A kor sajátossága, hogy a vállalatok versenyképességüket csak szemléletváltással tudják megőrizni, a hagyományos „mennyiség és költség szemlélet” helyét átvette a „gyorsaság és rugalmasság követelménye”, amely hatással van a vállalatok kommunikációjára is.
Az utazás akkor vált igazán jelentőssé, amikor a vállalatok stratégiájában fontos szerepet kapott a terjeszkedés. Ez egyszerűen mondva azt jelenti, hogy a menedzsment nyitott az újabb, még felfedezetlen területek felé.
Multinacionális cégek jöttek létre, amelyeknél elengedhetetlenné vált a vezetők és a szakképzett munkaerők rendszeres utazása.
Az üzleti út röviden azt jelenti, hogy a partnerek kölcsönös gazdasági célok vagy előnyök érdekében utaznak. Az üzleti partnerek általában valamelyik partner telephelyén találkoznak ismerkedés vagy a már meglévő kapcsolatok fenntarthatóságának céljából.
Röviden ismertetnénk az üzleti utazás előnyeit:
- jól megfigyelhetőek a nonverbális kommunikáció jelei (testbeszéd, mimika, stb.)
- nem adódhatnak technikai hibák
- sokkal személyesebb kapcsolat alakítható ki a tárgyaló partnerek között
- nem korlátozott a résztvevők száma
- az utazással egyidejűleg van lehetőség új nevezetességek, városok, helyek megismerésére
- az utazásnak több formáját választhatjuk (busz, vonat, repülő, stb.)
- amennyiben aláírás szükséges, azt helyben meg tudjuk tenni
Felsorolnánk az utazás legfontosabb hátrányait:
- költséges
- balesetveszélyes
- időigényes (akár több napot igénybe vesz)
- kiszámíthatatlan az időjárás
- akár olyan munkatársakkal, kollégákkal kell több napot eltölteni, akiket nem ismerünk, nem kedvelünk
- távol a családtól, barátoktól
- alkalmazkodni kell másokhoz
- kényelmetlen
Az utazás mellett illetve az utazással szemben számos érvet felsorakoztathatnánk még, de lépjünk tovább a videokonferenciára.
A modern kor technikai lehetősége, a videokonferencia
Napjainkban az információ áramlásának gyorsasága rendkívül fontos szempont az üzleti életben. Igen komoly versenyelőnyre lehet szert tenni az elsők között megszerzett információval. Ennek érdekében a vállalatok olyan hatékony megoldásokat keresnek, amelyeknek köszönhetően lehetővé válik a gyors információáramlás mind a szervezeten belül mind pedig kívül.
Ennek egyik eszköze lehet a videokonferencia, azaz a virtuális tárgyalás, amely legtöbb esetben számítógép segítségével valósítható meg, és amelynél a résztvevők azonos időben, de eltérő helyszínen vannak jelen.
Két típusát különböztetjük meg:
- Az egyirányú videokonferenciát, amikor – többnyire technikai okok miatt – az egyik fél csak befogadóként, a másik fél csak adóként vesz részt benne.
- A kétirányú videokonferenciát, amikor mindkét fél aktív szerepet játszik, vagyis adóként és befogadóként is részt vesz benne és a szerepek rendszeresen felcserélődnek.
Ismertetnénk a videokonferencia előnyeit:
- gyors
- viszonylag olcsó (egyszeri nagyobb befektetés à hosszú távú megtérülés)
- kényelmes
- egyszerre több felhasználó között zajlik
- nincs bérleti díj
- nem kell távol maradnunk a családtól
- kommunikálhatunk, anélkül hogy utazni kellene
- bármikor megtartható, nincs időhöz kötve
- közvetlen
- ismerős környezetben zajlik
- számos program áll rendelkezésre (pl. skype)
- nagy földrajzi távolságokat hidal át
Felsorolnánk a hátrányait:
- lehetőséget biztosít arra, hogy a résztvevő figyelme másra is irányuljon
- nem olyan személyes
- eltérő technológia, felszereltség
- korlátozott a résztvevők száma
A két eszköz ismertetése, bemutatása és előnyeinek, hátrányainak felsorolása után készítettünk egy összehasonlítást.
Az utazás és a videokonferencia összehasonlítása
Az előnyöket és hátrányokat összevetve megállapíthatjuk, hogy az utazás egyre hátrébb szorul a technológiai előrehaladás, fejlődés következtében.
A számítástechnika és informatika fejlődésének világa egyre szélesebb spektrumban teszi lehetővé a videokonferencia használatát.
Míg az utazás során időt, pénzt veszítenek a vállalatok, addig a videokonferencia tág lehetőségeket biztosít arra, hogy egy hirtelen támadt vállalati problémát is gyorsan és hatékonyan oldhassanak meg.
A videokonferencia kiemelkedő előnye közé sorolható az utazással szemben a „home office” lehetősége. A munkavállaló egy nyugodtabb, közvetlenebb, kényelmesebb légkörben tudja végezni mindennapi tevékenységét, nem kell megélnie az utazás során adódó stresszt. Az utazás alkalma alatt sokszor hosszú órákat kell várakozni egy-egy reptéren, vagy dugóban ülve, ami időt, pénzt vesz el a vállalatoktól.
A videokonferencia egyszeri nagyobb befektetéssel hosszú évekig hatékonyan szolgálja a kommunikációt. A videokonferencia lehetőséget biztosít arra, hogy egy időben több prezentáló is bemutathassa ötletét, javaslatát, elmondhassa véleményét az adott témában.
A videokonferencia által csökkenthetővé válik az utazások száma, amely elősegítheti a globális problémák kezelését is, hiszen ez csökkentheti az üzemanyagok környezetkárosító hatását is.
Egy hátrányát emelnénk ki a videokonferenciának, hogy a személyes kapcsolatok, kapcsolatrendszerek háttérbe szorulnak, a nonverbális kommunikáció szegényessé válik. Ezzel ellentétben az utazás alkalmával a résztvevők hosszabb időre találkoznak egymással, ezáltal alaposabban ismerhetik meg egymást, így az új kiépített kapcsolattól nagyobb stabilitást remélnek.
Összegzés
A témakör áttekintése után megállapíthatjuk, hogy hatékonyabban és gazdaságosabban működtethető a videokonferencia, melynek számos előnye mellett kevés hátrányát tudjuk felsorolni.
A most felnövő fiatal nemzedék egyre korábban ismerkedik meg a fejlett technológia, a számítástechnika által kínált lehetőségekkel, így ők már a munka világában megfelelő szakmai hozzáértéssel, kommunikációjukban hatékonyan és gazdaságosan tudják alkalmazni a videokonferencia széles skáláját.
Forrásjegyzék
http://www.humansoft.hu/Humansoft_informatika.html
https://hu.wikipedia.org/wiki/Utaz%C3%A1s
http://tudasbazis.sulinet.hu/hu
http://netpedia.hu/videokonferencia
Dr. Ternovszky Ferenc (2007): Nemzetközi Menedzsment európai szemmel – Külgazdasági Akadémia, Budapest, ISBN963 71 63654
Ellenőrző kérdések
- Mik az utazás előnyei?
- jól megfigyelhetőek a nonverbális kommunikáció jelei (testbeszéd, mimika, stb.)
- nem adódhatnak technikai hibák
- sokkal személyesebb kapcsolat alakítható ki a tárgyaló partnerek között
- nem korlátozott a résztvevők száma
- az utazással egyidejűleg van lehetőség új nevezetességek, városok, helyek megismerésére
- az utazásnak több formáját választhatjuk (busz, vonat, repülő, stb.)
- amennyiben aláírás szükséges, azt helyben meg tudjuk tenni
- Mi a videokonferencia?
Az a virtuális tárgyalás, amely legtöbb esetben számítógép segítségével valósítható meg, és amelynél a résztvevők azonos időben, de eltérő helyszínen vannak jelen.
- Hány típusát különböztetjük meg a videokonferenciának, és mik ezek?
Két típusát különböztetjük meg:
- Az egyirányú videokonferenciát, amikor – többnyire technikai okok miatt – az egyik fél csak befogadóként, a másik fél csak adóként vesz részt benne.
- A kétirányú videokonferenciát, amikor mindkét fél aktív szerepet játszik, vagyis adóként és befogadóként is részt vesz benne és a szerepek rendszeresen felcserélődnek.
