Az üzlet üzemanyaga a tartalom, a vállalatok a tevékenységüket támogató összes információt elektronikus dokumentumokban tárolják az elemzésektől kezdve a termékspecifikációkon és marketingterveken át a szerződésekig, és ez a lista messze nem teljes. A tartalomkezelő rendszerek létfontosságúak a vállalatok életében, fejlődésük azonban fordulóponthoz ért.
A digitális innováció ugyanis sokkal gyorsabb tempót diktált az utóbbi években, semhogy azzal a hagyományos tartalomkezelő (ECM-) rendszerek lépést tarthattak volna – mutatott rá fehér könyvében(Four Trends Disrupting Enterprise Content Management) a terület egyik megoldásszállítója, az Alfresco.
Ma már nem tudják kiszolgálni a tartalomkezeléssel összefüggő igényeket az első generációs ECM-rendszerek, amelyek húsz évvel ezelőtti technológiákra épülnek. Négy, világosan kirajzolódó trend is egyértelműen arra utal, hogy a vállalatoknak frissíteniük, váltaniuk kell ezen a téren.
A munkavégzés új formái
Naponta tapasztaljuk, hogy munkakörnyezetünk milyen drámai gyorsaságú, mélyreható transzformáción megy keresztül. A mobil-, a közösségi és a felhőalapú technológiák hatására nemcsak a munkavégzés helye, hanem módja is megváltozik. Ma már kézenfekvő, hogy megannyi feladat helytől és időtől függetlenül, bármilyen eszközről és alkalmazásból elvégezhető, ennek lehetőségét nemcsak a munkáltatók, hanem a munkavállalók is mindinkább elvárják. Az IDC szerint idén már az alkalmazottak 37 százaléka mobil körülmények között végzi munkáját világszerte.
Még inkább átformálja a munka világát az 1980 után születettek nemzedéke, a millenáris generáció, amely az internettel és intuitívan kezelhető alkalmazásokkal együtt nőtt fel (lásd cikkünket a 20. oldalon– A szerk.). Számukra természetes, hogy a tartalomhoz minden körülmények között olyan egyszerűen és könnyen hozzáférnek, ahogyan például egy könyvet meg tudnak vásárolni a webáruházban. Nagy nyomást gyakorol ez az elvárás a vállalatokra, hogy korszerűsítsék ECM-környezetüket, beleértve a távoli hozzáférés és a tartalommegosztás támogatását is.
A kiterjesztett vállalat színre lépése
A szerteágazó hálózati kapcsolatok és az információáramlás exponenciális növekedésének következtében maguk a vállalatok is átalakulnak. Nem elszigetelt entitásként, hanem egyre inkább cégek, beszállítók, viszonteladók, alkalmazottak és ügyfelek hálózataként működnek. Egy ilyen kiterjesztett vállalatban a tartalmat és a folyamatokat aligha lehetne megosztani korszerű ECM-megoldás támogatása nélkül.
Informatikai környezet szempontjából a vállalat határát hagyományosan a tűzfal jelentette. Napjainkban azonban ez a felállás egyre kevésbé tartható, mivel a kiterjesztett vállalat nem préselhető IT-infrastruktúrájának korlátai közé. Ha a vállalat megkísérelné tűzfal mögé zárni a tartalmat és a folyamatokat, azzal sokat rontana a munkavégzés hatékonyságán és az üzlet kilátásain is.
Tartalomrobbanás a digitális univerzumban
Adatáradattal küszködik minden vállalat. Az IDC előrejelzése szerint 2010 és 2020 között a digitális tartalom mennyisége 50-szeresére fog nőni, és ennek 90 százalékát strukturálatlan információk – levelek, dokumentumok, képek és videók – teszik majd ki. A nagy adat a tartalomkezelést is sokkal nagyobb és összetettebb feladattá változtatja.
A tartalomtengerben az üzleti felhasználók is egyre nehezebben találnak rá a munkavégzéshez szükséges információkra. Hatékonyabban dolgozhatnak, ha a tartalomkezelő rendszer segíti őket a keresett tartalom összefüggéseinek megértésében. Napjainkban ez a kontextus jóval túlmegy a dokumentum címének és szerzőjének megadásán, kiterjed a címkékre, megjegyzésekre, geolokációs adatokra és olyan kapcsolódó információkra is, mint például az ügyfélnév vagy a számlaszám. Olyan folyamatokat alakíthatnak ki a vállalatok ezekre az összefüggésekre építve, amelyek a tartalmat a megfelelő üzleti alkalmazásban a kellő időben eljuttatják ahhoz a jogosult személyhez, akinek szüksége van rá feladatának ellátásához.
Új IT-infrastruktúra
A vezető piacelemzők szerint a vállalati tartalomkezelés is a hibrid szolgáltatási modellre áll át. Ebben a következő generációs megközelítésben a szervezetek házon belül és a nyilvános felhőben is tárolnak tartalmat, és a kettő között zökkenőmentes kapcsolatot alakítanak ki. Az IDC becslése alapján 2020-ban a vállalati tartalom 13 százaléka a felhőben, 61 százaléka a házon belüli rendszerekben lesz elérhető, a fennmaradó része pedig valamilyen formában – például feldolgozás vagy továbbítás alkalmával – szintén kapcsolatba kerül a felhővel.
Napjaink ECM-rendszereinek ezért egyaránt támogatniuk kell a házon belüli, hagyományos és virtualizált rendszereket, a magán- és a nyilvános felhőket, valamint tetszőleges kombinációjukat is. A hibrid szolgáltatási modellben működő ECM-megoldások az informatikai és az üzleti oldal elvárásainak is eleget tesznek – előbbit segítik a felügyelet gyakorlásában és a megfelelőség biztosításában, utóbbit a rugalmas tartalomelérésben és a hatékony munkavégzésben.
