Évek óta kihívást jelentett annak az időtartamnak a meghatározása, ameddig a foglalkoztatók kötelesek megőrizni, illetve tárolni a munkavállalók jogviszonyával kapcsolatosan keletkezett iratokat, dokumentumokat.
Korábban, a munkaviszony fennállása alatt, illetve annak megszűnésével kapcsolatosan keletkezett dokumentumok esetében az általánosan elfogadott megőrzési idő 50-60 év volt, bár ezt egyik jogszabály sem írta elő, sem a társadalombiztosítással kapcsolatos jogszabályok, sem a Munka Törvénykönyve.
Ezt a jogilag nem rendezett kérdést pontosította a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 2018. december 23-án hatályba lépett kiegészítése, mely szerint a foglalkoztató köteles a biztosítási jogviszonnyal kapcsolatosan felmerült munkaügyi és társadalombiztosítási iratokat a biztosítottjára, volt biztosítottjára irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig megőrizni. Tehát például egy 1990-ben született dolgozóra vonatkozóan a foglalkoztató 2060-ig köteles megőrizni az iratokat, feltéve, hogy a dolgozó 65 éves korában vonul nyugdíjba.
Fontos tisztázni, hogy mit is tekinthetünk munkaügyi, illetve társadalombiztosítási iratnak. Mivel az új szabályozás úgy szól, hogy minden, a szolgálati idővel, vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő jövedelemmel kapcsolatos iratot meg kell őrizni, így a teljesség igénye nélkül ilyen iratnak tekintendő a munkaszerződés, a munkaszerződés-módosítás, a bérjegyzék, a jogviszony megszűnésekor, illetve az évente kiadott járulékigazolások. Ezen kívül javasolt a munkáltatónak is megőrizni egy másolatot az „igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról” elnevezésű nyomtatványról (TB kiskönyv).
A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény kitér arra az esetre is, ha a munkáltató jogutód nélkül megszűnik (pl. felszámolás, végelszámolás esetén). Ebben az esetben ugyanúgy fennáll az iratok megőrzésének kötelezettsége, továbbá a nyilvántartásra kötelezett foglalkoztató köteles bejelenteni a munkaügyi és társadalombiztosítási iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.
Amennyiben a foglalkoztató elmulasztja akár bejelentési-, akár iratmegőrzési kötelezettséget, mulasztási bírság szabható ki rá.
Fontos hangsúlyozni, hogy a munkáltató által havonta elektronikusan teljesített adó- és járulék-bevallási kötelezettség nem helyettesíti a munkáltató által teljesítendő iratmegőrzési kötelezettséget.
A törvény sajnos nem tér ki arra, hogy a 2018. december 23. napját megelőzően keletkezett iratokra is alkalmazandó-e az új szabály, így átmeneti rendelkezések hiányában azokra továbbra is a korábbi szabályok érvényesek, amelyek nem rendelkeztek egyértelműen a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns munkaügyi és társadalombiztosítási iratok megőrzési kötelezettségére vonatkozóan.
Az iratok megőrzésével kapcsolatban kiemelt figyelmet kell fordítani a 2018. május 25. napjától hatályos Általános Adatvédelmi Rendelet (röviden: GDPR) szabályozásaira is. A rendelkezés alapján a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok csak addig tárolhatóak, ameddig arra a jogszabály kötelezi a foglalkoztatót, tovább nem. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a foglalkoztatóknak külön nyilvántartást kell vezetniük arról, hogy dolgozónként mikor jár le az iratmegőrzési kötelezettségük, és az előírt megőrzési idő lejártát követően nemcsak lehetőségük van rá, hanem kötelesek haladéktalanul gondoskodni az iratok megsemmisítéséről.
https://www.bdo.hu/hu-hu/aktualitasok/pontositasra-kerult-a-munkaugyi-iratok-megorzesi-ideje?fbclid=IwAR28U6xsoeoW3hV5cuiaH7XfHqTxlO44daqLutDUbdKA0tmTMKu38RTYklM
