Az óriásvállalatoknál lassabban születnek meg a döntések, viszont nagy úr a pénz. A kkv-k talán innovatívabbak, de egyetlen döntéshozón is megbukhat az innováció.
Bár a családi vállalkozásban már a 90-es években kitanulta az irattározás minden csínját-bínját, csak 2009-ben tért vissza a gyökerekhez. Ekkor még kevesen hittek a papírmentességben, de az IBM-ben pártfogót találtak, és a 2015-ben megjelent GreenArchive szolgáltatás tavaly innovációs díjat nyert. Hortobágyi Ágostonnal, a DO-Q-MENT Kft. ügyvezetőjével a papírmentes társadalom felé vezető útról beszélgettünk.
Computerworld: A GreenArchive-ot a hazai kis- és középvállalatoknak szánták. A napokban azonban DOQdrive néven díjmentes lakossági szolgáltatást indítottak. Miért?
Hortobágyi Ágoston: Kezdetben valóban a hazai kis- és középvállalkozásokat állítottuk a célkeresztbe, de azt tapasztaltuk, hogy amennyiben egy cégvezető – vagy a főkönyvelő – tart a felhőtechnológiától, nem ismeri az elektronikus aláírás és időbélyeg joghatását, az ezekre épülő megoldásokat sem meri alkalmazni. Kiderült ugyanakkor, hogy a multinacionális vállalatok számára a legégetőbb a probléma, mert ezeknél naponta több tízezer dokumentum keletkezik, és több ezer fő foglalkozik azok aláíratásával, lefűzésével, utaztatásával és tárolásával. Jelenleg úgy fest, hogy a GreenArchive felülről fog leszivárogni, mert hiába innovatívak a kis cégek vezetői, ha a könyvelők annyira félnek az adóhatóságtól, hogy még az innovatív vezetőt is képesek lebeszélni az innovációról.
A hazai kkv-k megnyerésére a Facebook és a Google példáját választottuk, amelyek ingyenes megoldásokat adnak a magánembereknek, hogy azután döntéshozóként ugyanezek fizetős vállalati változatait vegyék igénybe. Azt mondtuk: adjuk oda a magánembereknek a díjmentes elektronikus aláírás, időbélyeg és felhős tárhely lehetőségét, és adjunk mellé felhasználói tippeket. Az új cipő garanciája a vásárlást igazoló blokk; ha a blokkot elveszítjük, elvész a garanciához való jogunk. A DOQdrive üzenete: a telefonon lévő díjmentes applikáció segítségével joghatással bíró másolatot lehet készíteni a blokkról, és a papírmentes eredetiként tárolt, bármikor előkereshető másolat birtokában érvényesíthetőek a vevői jogok. Kátyú rongálta meg az autónkat? Sok utánajárás és bizonygatás helyett elég egy fényképet készíteni a helyszínen, és a DOQdrive alkalmazással hitelesíteni a helyszínt, az időpontot, a személyünket és a káresemény körülményeit. Abban bízom, hogy a DOQdrive felhasználói céges döntéshozói minőségükben a GreenArchive-ot is nagyobb bizalommal fogják fogadni.
CW: Mi teszi lehetővé, hogy gazdaságunk valóban papírmentes lehet?
HÁ: A papírmentesítés két irányt vehet. Egyes esetekben a dokumentum sosem öltött papírformát – erre példa az elektronikus számla -, a másik irány pedig a konverzió, azaz eredetileg papíron jött létre a dokumentum, melyről hiteles, digitális másolat készíthető. A számlák esetén sajnos nagyon sok vállalat, a digitális archiválási rendeletről elfelejtkezve, kinyomtatja a PDF-ben kapott számlát, majd papíron tárolja. A számlákon kívül pedig már a fuvarlevelet, a megrendelőt, a szerződést is elláthatnánk elektronikus aláírással és időbélyeggel, így azok továbbítása és tárolása is megoldott lenne a digitális térben. Ráadásul már az aláírásokat is elhelyezhetjük a szerződéseken elektronikus formában, így sosem látna papírt a folyamat. A 2016. július 1-jén megjelent brüsszeli eIDAS rendelet végre kimondta, hogy a tagállamok egymás között kötelesek elfogadni a szabvány szerint hitelesített elektronikus dokumentumokat, a 2017. január 1-jén megjelent bizalmi törvény pedig azt is rögzíti, hogy az ilyen dokumentumok bizonyító erejű magánokiratoknak számítanak, azokat a bíróságok is kötelesek elfogadni.
CW: Mennyit lehet megtakarítani a felhőalapú dokumentumkezeléssel?
HÁ: Papíralapú dokumentumkezelésnél beleszámít a papír, a genotermek, iratszekrények, nyomtatók vételára és karbantartása, a postaköltség, a tárolás, a létesítmény fenntartásának költsége és végül az egyes feladatokra eső humánerőforrás-költség. Elektronikus dokumentumkezelésnél és -tárolásnál nincs postabontási, tárolási, továbbítási költség; a visszakeresés másodpercekbe kerül, összességében tehát a kiadásoknak legalább 70-80 százaléka takarítható meg.
Fő célunk, hogy minden olyan folyamatot, ami a cégeket a magánszektorral köti össze, teljesen papírmentes, zárt folyamattá tegyük. A vízióm egy olyan digitális társadalom, amelyben cég és cég, cég és magánember, sőt két magánember között is papírmentesen, biztonságosan mozognak az eredeti digitális dokumentumok.
