Nem könnyű átállni egy hagyományos vállalatnak a távmunkára, ha ennek nincs korábban kialakult stabil gyakorlata és háttere, de néhány egyszerű és határozott lépéssel rengeteget lehet javítani a helyzeten. Vendégszerzőnk cégvezetőként ajánl néhány fontos szempontot.
A Központi Statisztikai Hivatal (KSH) adatai szerint a magyaroknak alig 3,7%-a dolgozik tartósan távmunkában, de azoknak a száma is 300 ezer alatt van, akik ezt valaha kipróbálták. Ezek nagyrésze a szolgáltatószektorban van, és valóban ott is képzelhető el ez a fajta működés leginkább. A koronavírus-járvány most éles tesztet szabadít a vállalatokra, lépéskényszer alakul ki, a teljes cégleállás helyett még a bizonytalan távoli munka is jobb megoldás. Egy teljesen helyfüggetlen, a megszokott fizikai kontaktust nélkülöző működés nem ugyanaz, mintha egy-egy dolgozó néha otthon marad, mert jön a vízvezetékszerelő.
Távoli munkavégzés: tesztelj, hogy kiderüljenek az akadályok
Egy teljes – vagy közel teljes – távoli működés extra terhet ró a HR-re, a cégvezetésre illetve a szervezeten belül a csapatok működésére is. A Shiwaforce esetében például, ami egy 120 fős technológiai vállalat, egyébként is megszokott, hogy sok munkatársunk dolgozik ügyféloldalon és gyakori az is, hogy valaki távolról csatlakozik a közös munkához, megbeszéléshez. Mégis még mielőtt kényszerű lenne, elrendeltünk egy totális tesztnapot, ahol szinte mindenki otthonról, távolról kezdett dolgozni és egész nap azt teszteltük, figyeltük, hogy milyen új, eddig nem ismert akadályok jönnek létre, ezeket pedig igyekszünk azonnal megjavítani még az éles működés előtt. Ezt a gyakorlatot, mint alapvetést javasoljuk minden vállalatnak: tesztelés, akadályok felismerése, javítás.
A bátorság: lesznek hibák, de nem baj
A home office és távmunka eszköztár a legtöbb cégben már most is megvan, csak mindig féltek ilyen módon használni, kipróbálni. Pedig a fokozatos bevezetéshez képest, ha hirtelen, tömegesen jelentkezik a változás, akkor óriási bizonytalanság és frusztráció keletkezik. Ez azonban minden esetben csak átmeneti, néhány nap alatt elmúlik, nem szabad visszafordulni, hanem az első hibákból tanulva gyorsan tovább kell lépni.
Iroda otthon: nemcsak laptop és internet kell hozzá
Az viszont tévhit, hogy ez az eszköztár mindössze a notebookot és egy internetelérést jelent, valójában egy olyan technológiai csomagra van szükség, ami lefedi a teljes működést, kommunikációt, gyártást.
Ehhez a három kritikus eszköz:
- kommunikáció
- feladatkezelő
- közös tudástár
A sikeres működéshez szükséges kommunikációs eszköz képes chat, videó és hanghívás funkciót is biztosítani csoportos és direkt szinten is, lehetőleg webes, mobilos és asztali kliens formájában is. Népszerű választás a Slack kiegészülve Google Meets vagy Zoom megoldással.
A feladatkezelés és a tudástár
A feladatkezelés és a közösen megszerzett és létrehozott tudás tárolása, elérhetővé tétele a koordináció miatt egy irodai környezetben is nagyon hasznos, de ha nincsenek egy térben a szereplők, akkor elengedhetetlenné válik. Itt főként integrált megoldások népszerűek, mint az Atlassian Trello-JIRA-Confluence triója, melyet korábban jellemzően IT fejlesztő csapatok használták, de ma már HR és backoffice területen is hódít. A Confluence gyakorlatilag egy céges Wikipedia, ami csatlakozik a hibajegykezeléstől a munkaidőnapózás funkcióig mindenre alkalmas feladatkezelőhöz, a JIRA-hoz, ahol akár egészen egyszerű napi működést, de egy egész transzformációs projektet is le lehet képezni igény szerint, a beindítása pedig viszonylag rövid idő alatt lehetséges.
A napi rituálék
A mi cégünknél jellemzően 5-8 fős csapatokban dolgozunk, egy ember több projektben is részt tud venni és projektenként egymástól eltolt, de egységesen kéthetes etapokat tervezünk, melyek fordulóiban rögzítjük a feladatkezelőbe a feladatokat előre, majd ezeket napi rendszerességgel reggelente közösen 10-15 percben átbeszéljük és meghatározzuk a napi célokat, megvizsgáljuk, hogy van e a dolgozóknak bármilyen akadálya, ami miatt nem tudnak haladni. Ez történhet személyesen vagy online becsatlakozva, a lényeg, hogy mindenki értse és átlássa a célokat. Ez a módszer lehetőséget ad arra, hogy a csapat szétszóródjon, mégis mindig mindenki tudja, hogy mi a feladata és tudja, kitől kaphat segítséget, ha elakad.
A cél és a működés: nem kell percről perce megszabni, mit csináljon az alkalmazott
Tipikus hiba, ami gyakran előjön a vállalatoknál – és ez a távmunka esetében hatványozottan igaz – hogy
a vezető feladatkiosztás helyett a beosztottak működését próbálja percről-percre meghatározni.
Mi ezzel szemben úgy dolgozunk, hogy a vezető felelőssége a feladat célját és értelmét egyértelműen meghatározni és transzparenssé tenni a szervezetben. A működés részleteit, a „hogyant” rábízzuk a szakértőkre, amíg azok betartják a közösen kialkudott sztenderdeket. Ez utóbbi legalább olyan fontos része az együttműködésnek, mint a működés meghatározásának szabadsága.
Az egyén komfortja
Home office-ban az egyén számára mindig azt tanácsoljuk, hogy tartsa meg a napi rutint, öltözzön át, tartson szüneteket, legyen kijelölve a törzsidő, legyen vége otthon is a munkának. A család is szokja meg, hogy ő most dolgozik és nem „otthon van”.
A munkának otthon is legyenek szimbólumai.
A távoli munka során kiemelten fontos, hogy átalakul a kommunikáció: könnyű kimaradni, lemaradni és az érzelmek, hangulatok nehezebben mennek át, több lehet a konfliktus. Lehetőséget kell teremteni arra, hogy az emberek elmondják, ha valami akadályozza őket vagy nem jól érzik magukat.
Az elérhető vezető
A vezetők a távmunka kapcsán mindig attól félnek, hogy elveszítik a kontrollt, de ez úgy kerülhető el, ha a cél kommunikálására fókuszálnak.
Ellenkező esetben igaz az, hogy ha a távoli kollégáknak nincsenek egyértelmű keretek és irányok, akkor a szenioritástól függetlenül fokozatosan csökken a teljesítmény.
A vezető dolga az is, hogy elérhető legyen és segítsen az akadályok elhárításában. A mi vezetőink ajtaja tényleg mindig nyitva áll a dolgozók előtt, így természetes volt, hogy a home office napokra is egy-egy egész nap üzemelő Google Meet videóchat csatornát nyitottak, ahová bármelyik beosztott becsatlakozhat, mintha csak besétálna hozzá az irodában.
Összességében a legfontosabb, hogy nem szabad félni a változtatásoktól, a bizonytalanság okozta feszültségek néhány nap alatt elmúlnak és ezután már mindenkinek a digitális lesz az új normális.
Kovach Anton,
Shiwaforce.com Zrt., alapító-vezérigazgató
