Milyen informatikai háttérre van szüksége egy harminc–ötven fős kisvállalkozásnak? Kit bízzon meg a tervezéssel, a beszerzéssel? Egyáltalán, milyen szempontok szerint induljon el? Ahhoz, hogy minderre a gyártók, kereskedők valóban jó válaszokat és jó termékeket adjanak, tudnunk kell jól kérdezni őket.
Egy cég informatikai hátterének megteremtéséhez az első lépés az igények felmérése, ezt követi a tervezés, majd a kivitelezés, végül pedig az üzemeltetés. Ez persze evidens, ám mégis célszerű tudatosan végiggondolni a folyamatot, és már az igények felmérésekor gondolni a várható fejlődésre. Az eszközöket, szolgáltatásbeli igényeket az induláskor úgy kell kialakítani, hogy majdan ne kelljen csak azért horribilis összegeket költeni, mert kinőtt rendszerünk nem bővíthető.
Mindennek az alapja a hardver
Rendszerünk alapja a hardver, és ebbe minden beletartozik, a kábelektől a telefonkagylókig. Mindez nem olcsó, mégis megfontolandó a márkás termékek előnyben részesítése, mert a „no name”-ek minősége, garanciája és a kapcsolódó szolgáltatások biztos, hogy hagynak kívánnivalót maguk után.
Eszközeink összeköttetését, a rendszer gerincét a hálózat adja. Erre kétféle megoldás létezik: a kábeles és a rádió-összeköttetés. A fizikai összeköttetés mellett szól, hogy adatátviteli képessége sokszorosa az éterinek, bár a telepítése nagyobb beruházást igényel, mint a rádiósé. Viszont ezen a hálózaton működhetnek a telefonjaink is, és ez olcsóbb, mint a kábel nélküli hálózatok, ráadásul szükség esetén bármikor bővíthető rádióssal is, míg fordítva ez nem igaz.
Induláskor ki kell alakítani egy klimatizált és biztonsági zárral ellátott szerverszobát: ide érkezik, és innen indul ki minden kábel, vezeték, és a munkahelyeket kiszolgáló gépek. Költségtakarékos tehát ezt olyan helyiségben létrehozni, ami közel azonos távolságban van a többitől.
Az összeköttetések létrehozásához szükség van mindent összekapcsoló és rendszerező eszközökre is. Fejlesztés esetén forduljunk szakemberhez, hogy az igényekhez legmegfelelőbb terméket válasszák ki!
Ha a hálózatunk alapja megvan, végig kell gondolni, hogy munkatársaink milyen eszközöket használnak. Ebbe a körbe beletartozik minden, ami a kommunikációt érinti: számítógépek, nyomtatók, telefonok, faxok és egyéb, hálózatra kapcsolt eszközökök.
Minden cégnek háromféle számítógép beszerzésével kell számolnia. Kellenek szerverek, amelyeken fut az összes központi alkalmazás: vállalatirányítási rendszer, intranet, extranet, levelezés, belső alkalmazások, adatbázisok, honlap-üzemeltetés. Szükség van azután asztali munkaállomásokra. Ezek nem kell, hogy nagy teljesítményűek legyenek, de meg kell felelniük bizonyos kívánalmaknak. A harmadik csoport a speciális feladatok – kutatás, tervezés, grafikai munka, hang-, videomunkálatok – elvégzésére használt számítógépeké.
Elengedhetetlen még a nyomtató, a szkenner, a fénymásoló, a fax vagy mindezek együtt, egy berendezésben. Ezek ára teljesítményükkel arányos, de ár/érték/hatékonyság szempontjából mégis az egy drágább olcsóbb, mint a sok kicsi.
Telefonhálózat és külső kapcsolatok
Magyarországon az irodákban egyelőre hagyományos, kábeles telefonos összeköttetés van. A rendszer felépítését a beérkező vonalnál kell kezdeni, ami digitális központhoz csatlakozik; ezt is a „szerverszobában” helyezzük el.
A hagyományos vonalak analóg hangátvitelt alkalmaznak, tehát érdemes a jobb minőségű, teljesen digitális ISDN-re váltani. A fővonalak számán ne takarékoskodjunk, mert nincs annál bosszantóbb, mint ha a céget nem lehet elérni. Költségkímélő egy GSM modul beiktatása a rendszerbe, hogy mobilhívás esetén ne a normál vonalas szolgáltatónak fizessünk a hívásokért, mert az drágább. A piacon fellehető telefonközpontok szolgáltatás/ár viszonylatban azonos teljesítményt nyújtanak, különbség csak egyes extraszolgáltatások terén lehet.
Munkatársainknak munkakörüktől függően válasszunk készüléket. A titkárságokra és a nagy telefonforgalmat lebonyolító munkahelyekre érdemes rendszerkészülékeket elhelyezni. Ezek közvetlen vonaleléréssel és jó néhány olyan funkcióval rendelkeznek, amelyek leegyszerűsítik a telefonforgalom kezelését. A többi munkahelyre elég a normál készülék.
Az iroda – egyelőre – fontos eszköze a faxkészülék. Költségkímélő megoldás, ha a beérkező faxok a nyomtatóra vagy számítógép képernyőjére érkeznek meg, de ebben az esetben is hasznos egy-két hagyományos gép, hiszen a papíron meglévő dokumentumok átküldéséhez szükség lehet rá.
Az internetkapcsolat ma már alapfeltétel minden cégnél. Megoldásként az ADSL, a bérelt vonali vagy a közvetlen kábelkapcsolat jöhet szóba, de sajnos vannak még olyan ország- és városrészek, ahol nem hozzáférhető mindegyik.
A gépek lelke a szoftver
Szoftverek vásárlásakor nagyon nagy összegeket adhatunk ki, és nagyokat spórolhatunk meg, és természetesen most csakis legális beszerzésről van szó.
Az operációs rendszer szempontjából kétszereplőssé vált a piac: Microsoft vagy Linux, ez a választási lehetőség. Az utóbbi majdnem ingyenes, de főként azoknak a cégeknek ajánlható, ahol van olyan felkészült programozó, aki képes a saját igények szerint továbbfejleszteni a kapott alapot. A Microsoft termékeit sokszor már a hardverrel együtt, a gépekre telepítve hozzák forgalomba.
Ha eldöntöttük, hogy melyik irányba indulunk, a következő lépés a munkafolyamatok integrálása a rendszerbe. A hazai kis- és középvállalkozások többsége önálló szövegszerkesztő, táblázat-, adatbázis-kezelő, levelező-, pénzügyi-nyilvántartó, könyvelő-, számlázóprogramokat használ. Ennek az a hátránya, hogy minden egyes számítógépnek rendelkeznie kell minden egyes programmal, vagy a munkahelyek nem tudnak kommunikálni egymással. Hosszú távon ez a megoldás nem költségtakarékos, és nem hatékony. Ezért érdemes megfontolni az integrált vállalatirányítási rendszer bevezetését.
Intranet és extranet
Kisebb cégnél megfontolandó, nagyobb cégnél kikerülhetetlen az intranet alkalmazása, ami – leegyszerűsítve – a cég belső honlapja a dolgozók számára. Kiterjesztése az extranet, amikor a belső rendszerhez kívülről is hozzáférést adunk a partnereinknek, legyenek bárhol a világon. Mindkettő nagy előnye az internettel szemben, hogy zárt rendszerek, és kevesebb támadás érheti az adatbázist, mint ha a világhálón nyitnánk hozzá kaput. Az intranet nemcsak „honlapként” funkcionálhat, hanem – együttműködve a vállalatirányítási rendszerrel – a munkatársak minden munkafolyamatát egyesítheti, hatékonnyá, irányíthatóvá és ellenőrizhetővé teheti.
Ha kialakítottuk belső hálózatunkat, a vállalkozás külső kommunikációját is integrálhatjuk rendszerünkbe. Ez elsősorban cégünk honlapjának kialakítását jelenti. Ehhez azonban ismét szükség van hardverre és szoftverekre, a honlap tartalmának a kialakítására, a frissítés biztosítására.
A beruházások egyik jelentős, de nem elhagyható költsége a rendszer biztonságának megteremetése. Ez elsősorban szoftverek kérdése, az úgynevezett tűzfal kiépítése és a vírusfelismerő és vírusirtó programok beszerzése. Virusbuster, Norton Antivirus, Mcaffee – bőséges a kínálat, de sajnos, még több a lehetséges támadás.
A technikai háttér költségei 30 fős társaság esetében
Strukturált gerinchálózat (egyszeri ) 17 000 Ft/munkahelytől
Egyéb szükséges hálózati eszközök (egyszeri) 150 000 Ft-tól
Telefonhálózat (mindent tartalmaz) (egyszeri) 15 000 Ft/munkahelytől
Internetkapcsolat (havi) 20 000 Ft-tól
Általános munkállomás (egyszeri) 60 000–200 000 Ft/db
Operációs rendszer (egyszeri) 6 000–50 000 Ft
Irodai programcsomagok (egyszeri) 20 000–140 000 Ft
Vírusirtó (éves) 6 000 Ft-tól/db
Szerver 150 000 Ft-tól/db
Operációs rendszer (egyszeri) 20 000–500 000 Ft
Ügyviteli rendszer (számlázás, könyvelés stb.) (egyszeri) 30 000 Ft-tól
Integrált rendszerek, modulfelépítés (egyszeri/többszöri) 500 000 Ft-tól
Különleges gépek (eseti) 200 000 Ft-tól
Nyomtató (egyszeri) 20 000 Ft-tól
Fax egyszeri 30 000 Ft-tól
Fénymásoló (egyszeri ) 60 000 Ft-tól
Multifunkciós gép (nyomtató, fax, másoló stb.) (egyszeri ) 450 000 Ft-tól
Kovács Illés Bence
