Menedzseld önmagad, ne az időt! (2005)

1.1 Bevezetés
Fokozatosan, amint a menedzsment „nyugati“ szemlélete elterjedt (pl. az idő = pénz), az időmenedzsment a menedzserek nagyon fontos témájává vált.

1.2 Az időmenedzsment valójában önmenedzsment
Nagyon sokan állítják, hogy napjaikat beosztják, jól megszervezik. „Nagyon szervezettek” mondják, „Tudják, hová mennek, és mit akarnak”. Ha valaki igazán így érzi, akkor a kisebbséghez tartozik. A legtöbb embert nagyon zavarja, ha egy napja nem telik hatékonyan. Mindenki többet szeretne elvégezni egy nap alatt.

Az időmenedzsment gondolata több mint 100 éves. Sajnos az „időmenedzsment” meghatározás azt a téves benyomást kelti, hogy az ember képes ezt elvégezni. Az időt nem lehet menedzselni, az idő szabályozhatatlan, mi csak önmagunkat tudjuk menedzselni és az idő felhasználását.

Érdekes módon, ugyanazon a gyakorlatok, melyek szükségesek mások menedzseléséhez, szükségesek önmagunk menedzseléséhez is, pl.: a tervezés, a megbízás, a szervezés, az irányítás és az ellenőrzés képessége

1.3 A leggyakoribb időhúzó tényezők, amelyeket meg kell határozni
Az időmenedzsment munkához való felhasználása esetében fontos tudnunk, hogy a személyi menedzsment milyen vonatkozásait kell fejleszteni. Az alábbiakban felsoroltuk a leggyakoribb okokat, amelyek csökkentik a munkahelyi hatékonyságot. Jelölje meg azokat, amelyek a fő akadályai az ön időmenedzsmentjének. Ezeket nevezhetjük „Időrablóknak”.

Időrablók:

• Megszakítások – telefon
• Megszakítások – személyes látogatók
• Megbeszélések
• Feladatok, amikkel megbízzák
• Elhalasztás/elnapolás és határozatlanság
• Hiányos információk
• A csoport tagjaival való foglalkozás
• Krízis menedzsment (tűzoltás)
• Nem érthető kommunikáció
• Nem megfelelő technikai ismeretek
• Tisztázatlan célok és prioritások
• A tervezés hiánya
• Stressz és kimerültség
• Nem képes „Nem”-et mondani
• „Íróasztal menedzsment” és a személyes szervezetlenség

Szerencsére vannak stratégiák, amelyeket használni lehet az idő menedzselésére, hogy az ember szabályozottabb legyen és csökkentse a stresszt. Ezért elemeznünk kell a saját időnket, hogy feltárhassuk az okokat, és a megoldásokat.

1. FELADAT: Rangsorold az „időrablókat” a saját helyzetednek megfelelően, a „leggyakoribbtól”a „legkevésbé előfordulókig”.

 

2. Időmenedzsment; csapdák és megoldások

A prioritások felállítása és a krízis menedzsment
Peter Drucker menedzser guru azt mondja, hogy „a krízismenedzselés ténylegesen a legtöbb menedzser által kedvelt menedzselési forma”. A helyzet iróniája az, hogy azokat a cselekvéseket helyezik előtérbe a krízisnél, amelyek elvégzésével megakadályozhattak volna a válságot.

• Cselekvési terv analízis.
  Problémák mindig lesznek, a jó terv azért értékes, mert ezeket a problémákat hamar meghatározza és megadja a megoldásokat. A jó időmenedzsment képes, hogy felmérje az előttünk lévő folyamatot, mert „Amit tudunk mérni, azt ellenőrizni/szabályozni is tudjuk“. Mindig próbáld a problémát megelőzni.
• Ellenőrizd, hogyan használod ki az időt és tegyél tudatos változtatásokat a viselkedésedben.

 

2. FELADAT Gondolj bizonyos helyzetekre a saját munkahelyeden és adj példákat a mátrix mind a 4 rekeszében lévő esetekre.

 

A telefon
A telefon – a legjobb kommunikációs eszközünk – lehet a hatékonyságunk legnagyobb ellensége, ha nem tudjuk szabályozni, feltart bennünket.

• Tervezd meg a bejövő telefonhívásokat
  Készíts egy rövid feljegyzés arról, hogy mit akarsz mondani és mit akarsz megtudni. Ezzel később időt lehet megtakarítani. Ha több hívást kell végezned, tedd meg mindet egyszerre.
  Ha valakit nem találsz meg, találd meg a legjobb időpontot, amikor visszahívhatod vagy hagyd meg a számod. Tanulj meg világos üzenetet hagyni a hívott fél üzenetrögzítőjén. Mindig hagyd meg a nevedet és azt a számot, amin a visszahívást szeretnéd kapni.
• Bejövő hívások
  Soha ne fogadd, egyezz meg a hívóval, hogy visszahívod, vagy hagyjon neked üzenetet.
• Ha dolgozni akarsz egy feladaton, kapcsold be az üzenetrögzítőt vagy végeztesd el a hívásokat az asszisztenseddel, ha van.
  Mondd meg a hívónak, ha kevés az időd.
• Ha olyan hívásod van, ahol információt kérnek tőled, ne add meg rögtön, ne akkor keresd, hanem egyezz meg egy későbbi visszahívás időpontjában, amikor neked jobban megfelel.

A prioritások/célok hiánya
Valószínűleg ez a legnagyobb időhúzó tényező. Ez befolyásolja mind a szakmai, mind a személyes cselekedeteinket. Azok tudnak a legtöbbet teljesíteni egy nap, akik pontosan tudják, hogy mit akarnak elvégezni.

Sajnos nagyon sokan azt gondolják, hogy a célok és a feladatok éves dolgok és nem mindennapos megfontolások. Ez azt eredményezi, hogy túl sok időt töltünk el felesleges dolgokkal és nem azokkal, amik igazán fontosak a munkánkban/életünkben

• Határozd meg a céljait olyan pontosan, amennyire lehetséges.
  Az egyik tényező, ami a sikeres emberekre jellemző, az a képességük, hogy kidolgozzák, mit akarnak elérni, és írott célokkal rendelkeznek, amelyeket folyamatosan áttekinthetnek. A hosszú távú céljaidnak kell meghatároznia a napi tevékenységeidet és az „elvégezni” listádon szerepelnie kell. Célok nélkül szakmailag és személyesen is csak sodródsz.

3. FELADAT Készíts „elvégezni”- listát a következő hétre/hónapra

 

Túl sokat vállalunk
Sokan érzik úgy, hogy mindent már tegnapra be kellett volna fejezniük, és nem adnak maguknak elég időt a dolgok helyes elvégzéséhez. Ez csak félig befejezett munkákhoz vezet, amiket nem végeztünk el rendesen.

• Elemezd az időd helyes használatát.
  Elég időt töltünk azokkal a projektekkel, amelyek lehet, hogy nem most fontosak, de ezekre a dolgokra később szükségünk van a fejlődésünkhöz vagy a karrierünkhöz? Ha folyamatosan azt kérdezed magadtól „Mi most a legfontosabb munka, amit
• el kell végeznem?” ez segíteni fog abban, hogy a „fontos feladatokr”’ figyelj és leállítsa azoknak a feladatoknak a végzését, amelyek fontosnak tűnnek (vagy kellemes végezni), de a céljaid elérése szempontjából nincs jelentőségük.
• Bizonyosodj meg arról, hogy elegendő időt adsz magadnak a feladat elvégzésére, vedd figyelembe a napi szüneteket, más elfoglaltságokat.
• Fixáld le minden munka határidejét és ragaszkodj hozzájuk (a feladatra csak annyi időt hagyj, amennyit arra megállapítottál)
• Próbáld elvégezni egy kijelölt időpontban az olyan munkákat, mint a levelezés átnézése, beszélgetés a főnökkel vagy a személyzettel, számítógépes üzenetek átnézése, stb.
• Próbálj meghatározni egy időszakot, amikor nem szeretnéd, ha zavarnának és ragaszkodj ehhez. Csak igazi vészhelyzetben tegyél kivételt. Próbáld befejezni a munka egy részét ebben a zavartalan időben
• Abban az időszakban tarts szüneteket, amikor nem tudsz hatékonyan dolgozni.

4. FELADAT Tedd az „elvégezni”- listát az időtáblázatba.

A látogatók elbocsátása
A három leghalálosabb szó, ami elrabolja az időt „Van egy perced”. Mindenkinek van bűnös kollegája, főnöke, munkatársa. Annak a megtanulása, hogyan bánj a félbeszakításokkal, egyike a legjobb gyakorlatoknak, amit megtanulhatsz.

• Váratlan látogatók listája
• Állapítsd meg azonnal, miért jöttek hozzád látogatóba.
  Állj, amikor belépnek a szobába, így nekik is állva kell maradniuk.
  Ha személyesen kell foglalkoznod velük, javasolj egy későbbi megbeszélést egy neked megfelelő időpontban.
  Határozd meg pontosan a beszélgetés idejét.
  Kerüld a kis beszélgetéseket.
  Ha nem tudod a látogatódat kitenni az irodából, hagyd el az irodádat.
  Ha van titkárnőd, egyezz meg vele pontosan arról, hogy ki mehet hozzád, és kivel kell neki foglalkoznia.

5. FELADAT -Szerepjáték: Egy váratlan látogató érkezik az irodádba. Elfoglalt vagy és szeretnéd folytatni a munkádat.

 

Nem megfelelő megbízás
A jó megbízást alapvető feladatnak tekintik a menedzserek és a vezetők. A legjobb menedzserek képesek arra, hogy a beosztottaknak munkát adjanak és megbizosodjanak arról, hogy a munkát elvégezték. Ez a legjobb módja a csapatmorál építésének és ezzel egyidejűleg a munkamennyiség csökkentésének.

• Az általános szabály az: ha valaki a beosztottjaid közül képes a munka 80%-át elvégezni úgy, ahogy te, akkor bízd meg a munka elvégzésével.
• Bízd meg jól meghatározott feladatokkal, és egyezzetek meg a határidőben
  Kérj emlékeztetőt a feladat elvégzéséről és írd be a határidőt a naplódba, hogy ellenőrizhesd, ha a munka elkészült .

6: FELADAT Válassz az „elvégezni”- lista feladataiból, amiből megbízhatsz.

 

A rendetlen íróasztal
Amikor befejezted ennek a fejezetnek az elolvasását, nézz az íróasztalodra. Ha csak kevesebb, mint a 80%-át látod az asztalodnak, akkor valószínűleg az „íróasztal stressz”-től szenvedsz. A leghatékonyabb emberek tiszta íróasztalnál dolgoznak.

• Tisztítsd meg az íróasztalodat
  Az íróasztalon lévő összes papír csak zavar és elvonja a figyelmedet arról, amivel kellene most foglalkoznod. Rendezd a papírokat különböző irattartókba („be”, „ki” „vár”, „file”) és helyezd őket valahová máshová (ne az íróasztalodra). Az asztalodon csak a jelenlegi feladattal kapcsolatos papírok legyenek.
• Dobd el az összes nem lényeges dokumentumot (gyakran majdnem a papírok 85%-a ilyen). Rendezd újra, ha szükséges, és használj színes kódokat stb.

7. FELADAT: Végezd el a fent említett feladatokat a saját asztalodon.

 

Elhalasztás
A legnagyobb időrablónk, ha nem határozzuk el magunkat, és elnapoljuk az elhatározásokat, halogatjuk a feladatokat. A halogatás időhúzó tényező csökkentével lényegesen megnövelheted a rendelkezésedre álló időt.

• Legyen egy terved. Készíts napi, heti és éves tervet
  Hogyan tudnád elérni a céljait terv nélkül? A legtöbb ember tudja, mit akar, de nincs megfelelő terve, hogy elérje azt, csak nem nagyon kemény munkával. Az éves tervedet naponta felül kell vizsgálnod, és úgy kell átalakítanod, hogy az a teljesítményeddel megegyezzen. A sikeres ember állandóan listát készít. Ez teszi lehetővé számukra, hogy mindig a legfontosabb feladatot végezzék el és képesek legyenek rugalmasnak maradni a változó körülmények között. Ezt meg kell tenned mind a személyes, mind az üzleti céloknál.
• Listázd először az időspecifikus tevékenységeket (pl. megbeszélések) és írd le azokat a feladatokat, amelyeket befejeztél („elvégezni lista” fontossági sorrendben).
• Akkor végezd el a nehéz munkákat, amikor a legjobb formában vagy. Ne halaszd el a fontos munkákat azért, mert kellemetlenek. Végezd el most!
• Amikor fáradt vagy, akkor végezd el kevésbé fontos munkákat.
• Stresszt és kimerültséget ritkán okoznak azok a dolgok, amiket elvégeztünk, de az a gondolat, hogy mit nem fejeztünk be!

Képtelen „Nem”-et mondani
Az általános szabály az, ha valaki a válladra rakhatja a munkáját vagy a problémáját, meg is fogja tenni. A körülöttünk lévő stresszes emberek közül néhánynál hiányzik a képesség, hogy kimondják, épp most, nem félve attól, hogy valakit megsértenek.

• Tanuld meg kimondani: „NEM”
  Kérdezd meg magadtól „Én vagyok a megfelelő ember erre a munkára?”

8. FELADAT Készíts listát azokról a tevékenységekről, amiket elvégeztél, és amelyekre NEM- t kellett mondanod a múlt héten/hónapban.

 

Találkozók

A tanulmányok azt mutatják, hogy egy átlagos menedzser kb. 17 órát tölt egy héten, a gyűléseken és kb.6 órát a gyűlések megtervezésével és meg nem határozott időt ezeknek a gyűléseknek a nyomon követésével. Széles körben ismert, hogy a gyűléseken eltöltött idő harmada időpocsékolás, a rossz menedzsmentnek és a tervezés hiányának köszönhetően.

• Tervezd meg jól a találkozókat a naplódban
• Kérdezd meg magadtól, hogy ez a gyűlés, amin részt kell vennem?
  Vagy, küldhetek-e valaki mást? Lehet, hogy elég egy telefonhívás is? Tudok-e hasznos együttműködést végezni ezzel a bizottsággal?
• Korlátozd a gyűlés időtartamát
• Készülj a gyűlésre
  Mi a gyűlés célja, készíts „Gyűlés előtti tevékenységi listát”. A találkozó után készíts egy „Gyűlés utáni tevékenységi listát”

9. FELADAT szerepjáték: Játssz el egy gyűlést. Válaszd meg a gyűlés tárgyát, az elnököt, titkárt. Készíts napirendet.

 

Következtetések

Az időmenedzsmentet (vagy önmenedzsmentet) nem nehéz megérteni, de hacsak nem következetesen építjük be az időmenedzselési technikákat a napi munkánkba, akkor csak részlegesen (vagy nem) érünk el eredményt és utána olyan megjegyzéseket teszünk „Én egyszer megpróbáltam az időmenedzsmentet, de nálam nem működött”. A feladat az, hogy megtanuljuk, hogyha több időt töltünk az időnk és tevékenységeink megtervezésével, több időnk lesz ezekre a tevékenységekre. A célok felállításával és az időhúzó tényezők kiküszöbölésével, és ezt mindennap elvégezve, több időnk lesz a héten olyan emberekkel eltölteni, és olyan tevékenységeket végezni, amelyek a legfontosabbak számunkra.

Emlékezz a három FF-re: Effective, Efficient, Effortless!

(Hatékony, Eredményes, Könnyű)

 

(Innovatív képzés a közép- és kelet-európai húsipar középvezetői részére, East Meat – 3. modul)