Megőrzendő iratok
Azon iratoknak a körét, melyek megőrzése a gazdasági társaságokra nézve kötelező, az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) rendezi. Az Art. 178. § 14. pontja értelmében iratnak minősül – így a vállalkozásoknak kötelezően megőrzendő – a bizonylat, könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, levelezések, nyilatkozatok, tervek, szerződések, jegyzőkönyvek, határozatok, végzések, számlák, egyéb kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, azok megjelenési formájától – azaz papír vagy digitális – függetlenül.
Az Art. 47. § (8) bek. rögzíti, hogy az iratmegőrzési kötelezettség körében az iratok eredeti példányát, ezek hiányában külön jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatait szükséges megőrizni.
Megőrzési idő
Az Art. értelmében a bizonylatokat addig kell megőrizni, míg el nem évül az adó megállapításához való jog. Ez az időszak annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 évet jelenti, amelyben a bevallást el kellett (volna) készíteni, ennek hiányában az adót meg kellett (volna) fizetni. Halasztott adó esetében a halasztott adó esedékességi évének utolsó napjától kell számítani az 5 évet.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) ennél hosszabb időt határoz meg az iratok megőrizésének idejére. Ennek értelmében a beszámolót, valamint azt alátámasztó dokumentumokat legalább 8 évig kell megőrizni. A gyakorlatban számviteli bizonylatnak minősül az összes számla, szerződés, bankkivonat stb., melyet a cég könyvelésében megtalálunk a beszámoló alapjaként. Ebből azt a következtetést lehet – és érdemes – levonni, hogy a gazdasági társaságok iratai jelentős többségének megőrizésére az Szt. szerinti 8 éves határidő irányadó.
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa. tv.) a gazdasági társaság által kibocsátott és befogadott számlák tekintetében további szigorú előírást tartalmaz, melynek értelmében előírja az adózók számára, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrizésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
Vannak olyan dokumentumok is, amelyek a gyakorlatban soha sem selejtezhetőek. Ezek mindazon bizonylatok, amelyek a szolgálati idő megállapításához, a nyugdíj kiszámításához szükségesek. Ilyenek továbbá az egyes bér- és munkaügyi nyilvántartások is.
A megőrzés helye
Az Art. 47. § (1) bek. szerint a megőrzendő dokumentumokat az adóhatósághoz bejelentett helyen (jellemzően az adott társaság székhelyén) kell megőrizni. Bizonyos folyamatok céljából (úgy mint például könyvelés) a dokumentumokat ideiglenesen más helyen lehet tárolni, azonban az adóhatóság felhívására 3 munkanapon belül be kell azokat mutatni.
Amennyiben az iratok őrzése elektronikusan történik, úgy azt is jelezni kell az adóhatóság felé. A digitális formában való megőrizéshez fokozott biztonságú aláírás és időbélyegző alkalmazása szükséges.
Fontos, hogy az iratok megőrzéséről elsődlegesen az adózó köteles gondoskodni. Az adózónak lehetősége van arra, hogy egyéb személyt, vállalkozást az iratok őrzésével megbízzon, azonban ez esetben is az adózót terheli elsődlegesen a felelősség. Amennyiben az iratokat az adózó székhelyétől eltérő helyen tárolják, úgy a tárolás helyét az adózó köteles bejelenteni a NAV részére.
Jogutód nélküli megszűnés (végelszámolás) esetében a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (Ctv.) tartalmaz rendelkezéseket az iratmegőrzésre vonatkozóan. A Ctv. 98. § szerint a vezető tisztségviselő a cég iratanyagát legkésőbb a végelszámolás kezdő időpontjától számított 30 napon belül köteles átadni a kijelölt végelszámoló részére, továbbá a nem selejtezhető és titkos minősítésű iratokról készített iratjegyzékeket szintén a végelszámoló részére átadja.
