Így kezelik gigantikus e-mail-forgalmukat (2017)

Így kezelik gigantikus e-mail-forgalmukat a világsikerű üzletemberek

Van, aki egyáltalán nem engedi a belső levelezést a kollégák között, más a saját munkaóráiban nem foglalkozik velük, van aki néhány évente kitöröl mindent, ha már nagyon el van havazva. Bevált módszerek olyan moguloktól, akik tényleg tudják, miről beszélnek.

Michael Dell az ezredfordulón azt mondta, hogy naponta talán 50 e-mailt kap. Manapság ez már semmiségnek számít, egy üzletember ennek sokszorosával küzd meg naponta, és egyre több irodai dolgozó számára is probléma, hogy szinte elvesznek az e-mailek özönében. Tulajdonképpen a teljes munkaidőt el lehetne tölteni azzal, hogy megfelelően értelmezünk és megválaszolunk mindent. Az üzleti életben a kommunikáció a főtevékenység része, az e-mail-forgalom a munkavégzés alapja. A sikeres üzletemberek több száz beérkező levelet kell, hogy kezeljenek naponta, nem maradhatnak le, különben túl sok üzenet torlódik fel. Vannak trükkjeik a levélhalmaz kezelésére.

Jeff Bezos: továbbítómester

Sok fogyasztói panasz érkezik az ő postaládájába is, ezeket azonban azonnal továbbítja a konkrét területen illetékes menedzsernek. Üzenetként csak ennyit fűz hozzá: ?

A kérdőjel azt jelenti házon belül, hogy egy ilyen e-mailre – illetve a benne lévő problémára – néhány órán belül megoldást kell találni, továbbá arra is magyarázatot vár a főnök, hogy a gikszer hogyan fordulhatott elő. (Ezt sem mindig egyszerű kinyomozni.)

Arianna Huffington: a hálószoba e-mail-mentes zóna

A The Huffington Post alapítója régóta hirdeti, hogy éjszaka és lefekvés előtt nem szabad e-maileket olvasni, mert a mobileszközök túl közel vannak a szemünkhöz, és a belőlük áradó úgynevezett “rövidhullámú kék fény” csökkenti a melatoninképződést a szervezetben. Ez olyan hormon, ami elősegíti az alvást, illetve a megfelelő minőségű alvást.

Ennek jegyében a következő szabályokhoz tartja magát, és ezeket ajánlja másoknak is:

1. Fél órával ágyba bújás előtt már nincs e-mailezés.
2. Reggel nem azzal kezdi a napot, hogy rögtön lecsekkolja az üzeneteit.
3. Amikor a gyerekeivel van, szintén tabu az e-mailezgetés.

Arianna felidézte azt a pillanatot, amikor anyja utoljára mérges volt rá a halála előtt. Az asszony azon akadt ki, hogy látta a lányát e-mailt olvasni, és közben a gyerekeivel beszélni. Szerinte a szeretteink ennél többet érdemelnek: tisztességes odafigyelést.

Thrive című könyvében Arianna Huffington azt írja: „Ha felületesen érintkezünk az egész világgal, az megakadályozza azt, hogy mélyen kapcsolódjunk azokhoz, akik a legközelebb állnak hozzánk – beleértve önmagunkat.”

Tony Hsieh: asszisztenseket dolgoztat

A Zappos online ruha- és cipőáruház vezérigazgatója külön stábot foglalkoztat, akiket „e-mail-nindzsáknak” hív. Mármint ez a munkakörük hivatalos neve. A 4-5 fős, teljes munkaidőben foglalkoztatott asszisztensgárdának semmi más dolga nincs, mint hogy kezeljék a főnök e-mailjeit.

Ivanka Trump: feketelistázás

Az amerikai elnök lánya úgy látja, az embernek „muszáj menedzselnie  a postafiókját, különben az fogja menedzselni őt”. Az e-mailek számának csökkentése érdekében ha valaki sokszor küld neki olyan levelet, aminek tárgyát sokkal jobban meg lehetne beszélni szóban egy értekezleten, közli az illetővel, hogy ne zavarja többé írásban. E figyelmeztetés után a szóban forgó személyek csak akkor írhatnak neki, ha valami égetően fontos dolgot kell közölniük, vagy kérdezni akarnak valamit. (Arról nem szól a fáma, hogy mi van, ha ezek a megszeppent menedzserek saját hatáskörben hoznak olyan döntést, amit meg kellett volna konzultálniuk vele, de el lettek kedvetlenítve attól, hogy zavarják őt, és utána Ivanka leszidja őket, hogy miért nem szóltak neki…)

Jeff Weiner: kevés e-mailt küld

A LinkedIn vezérigazgatójának aranyszabálya: ha kevés e-mailt akarsz, küldj kevesebbet. Akkor kevés lesz a válasz is, illetve a folyamatos oda-vissza válaszolgatás. Erre még az előző munkahelyén jött rá, ahol két munkatársa kilépése után 30 százalékkal csökkent az inboxa forgalma. (Ez is igazolja Ivanka vélekedését: leginkább néhány ember növeli az e-mail-forgalmunkat.)

Weiner rájött, hogy nem csupán a két kolléga üzenetei, de a leveleikre adott válaszaik együttesen tettek ki nagy mennyiséget. Ráadásul ha mások cc-zve vannak az e-mailre, az ő hozzászólásaik is növelik a levélfolyamot. A menedzser tehát úgy döntött, hogy kísérletet tesz: csak akkor ír levelet, ha feltétlenül szükséges. A módszer bevált, sokkal menedzselhetőbb lett az e-mail-forgalma.

Katiaa Beuchamp: határidő

A kozmetikai szerek csomagküldő szolgálataként működő Birchbox vezetője mindig kiköti a munkatársainak, hogy jelezzék levelükben, legkésőbb mikorra kell válasz rá. Ez megkönnyíti a prioritások felállítását.

Jason Dooris: belső e-mailezés betiltva

Az Atomic 212 ausztrál médiaügynökség vezetője cégen belül egyszerűen betiltotta az e-mailezést. Mindent megbeszélnek az intercomon vagy személyesen. (Vannak kétségeink, hogy ez mennyivel kevesebb idő…) Ha doksikat kell egymásnak átadni, a Dropboxon keresztül tehetik, az elvégzendő feladatok listáját pedig a Wunderlisten keresztül csekkolhatják. Csakis a különféle online naptárakban bejegyzett meghívásokat e-mailezhetik el egymásnak.

Tom Patterson: zéró e-mail a munkaidőben

Legalábbis a hivatalos munkaidőt nem erre fordítja a Tommy John férfi alsónemű-márka első embere. Beállított egy olyan automatikus válaszüzenetet, amely közli a levél feladójával, hogy Patterson csak 9 óra előtt és délután 5 után nézi meg az e-mailjeit. Patterson szerint a módszere jó arra, hogy a cégvezető másoknak is átadjon felelősségeket, hiszen így csak akkor zavarják, ha tényleg muszáj.

Hogyan? Telefonon vagy cseten – ez az előírás. Ezeket az alkalmazásokat a vezetők is éppúgy használják már, mint a kamaszok.

Forrás: Business Insider, ABC, Lifehacker, LinkedIn

A cikk

Azt hiszi, olyan sok emailt kap, hogy nem lehet megbirkózni vele? Tim Cook már hajnali háromnegyed négykor kor nekilát átlag 800 meg nem nyitott levele megválaszolásának. Más komoly üzletemberek olykor egyszerűen tiszta lapot nyitnak, vagy leállnak az emailezéssel.

Minden üzletembernek komoly gondot jelent, hogy feldolgozza a naponta beérkező akár több száz e-mail-üzenetet. Ha az ember kicsit nem figyel, könnyen elmegy a fél nap is csak az olvasással és válaszolgatással. A legnagyobb üzleti guruk is szembesülnek a problémával, és olykor egészen meglepő huszárvágásokkal oldják meg azt. Van, aki viszont nem sajnálja rá az időt.

Tim Cook: hajnali kezdés

Az Apple vezetője hajnali 3.45-kor kel, hogy nekilásson napi 700-800 üzenete átnézésének. Bevallása szerint ezek többségét el is olvassa, minden egyes nap. Mondjuk nem is titkolja, hogy munkalkoholista (workaholic).

Tim Armstrong: reggel visszafogja

Az AOL vezérigazgatója viszont épp reggel igyekszik távol tartani magát a levelek özönétől. A Google-tól átigazolt vezető bevallottan nem valami jó alvó, és már 5 órakor vagy negyed 6-kor ébren van. Edzeni megy, olvas, cége honlapját böngészi, lányával tölt egy kis időt, aki szintén korán kelő. De reggel 7 óra előtt nem kezd hozzá az e-mailek feldolgozásához.

Chad Dickerson: rendszerez

A kézműves termékek árusításának platformját, az Etsyt vezető Dickerson szerint mindenbe rendszert kell vinni.

Amikor találkozik egy új emberrel, és beviszi az e-mail-címét a kontaktjai közé, odabiggyeszt mellé néhány szót, aminek révén emlékezni fog az illetőre (hol és mikor találkoztak, miről beszéltek). Így amikor válaszolnia kell az illető beérkező üzenetére, egyrészt azonnal képben van, hogy ki ő, másrészt a válaszban már szólhat arról érdemben, amiről a múltkor beszéltek – megvillogtatva ezzel, hogy milyen jól emlékszik rá. Ezzel legalább jó benyomást kelt az üzleti partnerekben.

Ha az ember a nap végeztével írja be az új kontaktokat, akkor még emlékezhet rá, ki mit mondott. Ezzel sem szabad elmaradni. Két nap múlva talán már hiányos a memóriánk.

Kara Goldin: korán csekkolja

Egy újabb korán kelő. A Hint Water nevű italgyártó cég alapítója 5.30-kor már a gépénél ül, olvassa meg írja az e-maileit, tervezi a napi időbeosztását. Elmondása szerint mindez segít neki abban, hogy pontos fogalma legyen arról, mi fog történni a következő 12 órában, és mikre kell koncentrálnia prioritásként, amikor bemegy az irodájába.

Eric Schmidt: rapid válasz

Az Alphabet – a Google-t is birtokló cégcsoport – elnöke gyorsan válaszol mindenre, hogy ne torlódjon fel semmi. Schmidt vallja, hogy a jó munkaerő gyorsan cselekszik, nem halogat, és nemcsak a cégen belüli kérdés-feleleteket kezelik gyorsan, hanem a kívülről érkező üzeneteket is. Még akkor is fontos az azonnali válaszolás, ha azzal semmi mást nem akarunk közölni, mint hogy „kösz, megkaptam”, vagy hogy „rendben, értem”.

Schmidt szerint a Google céges kultúrája elvárja mindenkitől, hogy válaszra méltassa a másik embert. Schmidt beszédét a 2016-os Startup Fest Europe-ról készült tudósításunkban itt olvashatja.

Lars Dalgaard: transzparencia

A világ egyik legnagyobb technológiai kockázati tőkésének számító Andreessen Horowitz partnere nem engedi, hogy kollégái egymás háta mögött panaszkodjanak. Ha valaki e-mailben bemártja egy munkatársát, ő átküldi azt a bepanaszolt személynek olyan megjegyzéssel, „Helló, Kim, úgy tűnik, Carlnak valami mondanivalója van számodra. Remélem, hogy a következő értekezleten elintézitek ezt előttem.”

Dalgaard ezzel arra ösztökéli alkalmazottait, hogy személyesen beszéljék meg a problémáikat. Manapság túl könnyű mindent e-mailben elintézni, de Dalgaard a magatartásával azt az üzenetet küldi következetesen a csapatának, hogy emberek vagyunk, és minden kifogást a másik emberrel együtt, személyesen kell megoldani.

Ennek diplomáciai értéke is van. „Amikor belenézünk a másik szemébe, nem leszünk annyira udvariatlanok. Ez egyszerűen lehetetlen.” Míg az e-mail, a személytelensége miatt – főleg, ha az érintett nem a címzettje – sokkal bunkóbb hangvételűre sikerülhet.

„Ha egy szervezet különböző részlegei elkezdenek beszélni egymással, akkor van csak ereje a cégnek.”

Ryan Holmes: sztornó

Amikor a közösségi médiás tartalmak menedzselését elősegítő kanadai cég, a Hootsuite vezetője már végképp úgy érzi, hogy képtelen lépést tartani az e-mailek áradatával, egyszerűen „e-mail-csődöt” jelent. Vagyis mindent kitöröl, hogy üres lapról indíthasson.

Persze ez megbosszulhatja magát (jogi kötelezettségeket is hanyagolhat így, amiknek súlyos következményei lehetnek), ezért azt tanácsolja, hogy legfeljebb csak néhány évente folyamodjunk ehhez az igencsak drasztikus megoldáshoz. S ha megtesszük, legyen egy automatikus válasz, hogy „bocsánat, ha nem olvastam a legutóbbi e-mailjét, nemrég e-mail-csődöt jelentettem”. Ezzel legalább a szerződéses partnerek is értesülnek arról, hogy az e-mailjük esetleg a kukában landolt.

Nyilván vannak páran a világon, akik ezt megtehetik, de nagy valószínűséggel Ön – és mi sem – tartozik közéjük. A mi tanácsunk: soha ne tegyen ilyet. Inkább delegáljon e-maileket a beosztottaknak, de semmi ne tűnjön el azért, mert az ujjunk nagyon a delete gomb felé kívánkozik.

Randi Zuckerberg: érzelmek nélkül

A Zuckerberg Média alapítója, Mark Zuckerberg – nála két évvel idősebb – nővére inkább elhalasztja az e-mail megválaszolását egy kicsit, ha úgy érzi, hogy túl sok érzelem kavarog benne. Pontosabban: megírja a választ, de nem küldi el. Ezzel olyan féket épít be kommunikációjába, mely megakadályozza, hogy olyan gyalázkodó vagy ledorongoló e-maileket küldjön ki, amelyeket később megbánna. Amikor elolvassa újra a megírt választ, általában érzi, hogy tompítani kell rajta, és örül neki, hogy nem küldte el.

Másik szabálya: reggeli felkelés után 20 percig nem nézi meg az e-mailjeit.

Sajnos arról nem beszélnek a mogulok, hogy a hírlevelekkel és spammel mit kezdenek, cégeik szűrői mennyire eredményesek ezek kiszűrésében, illetve vannak-e olyan tartalmak, amiket szánt szándékkal átengednek a rendszerszintű fékeken, mert kíváncsiak rájuk…

Forrás: Business Insider, Today, The New York Times