Mindannyian határidők szorításában élünk. A napi munka során jól jön, ha a rutinfeladatok automatizálásával fel tudjuk gyorsítani azok elvégzését, így a dokumentumok kezelése során is szert tehetünk némi többletidőre.
Ezekkel a funkciókkal csökkenthetjük az adatrögzítésekre, keresésekre, levél címzésekre, faxolásra fordított időt. Nézzük meg néhány példán keresztül, milyen időmegtakarító automatizmusokra gondolhatunk:
Előfeldolgozás
Az előfeldolgozás lehetővé teszi, hogy a szkenner, fax, vagy levelező rendszer felől érkező dokumentumok a tartalmukon kívül más adatokat is átadhassanak a dokumentumkezelő rendszer számára. Pl.: beérkező e-mail esetén a levél tárgya automatikusan bekerül a dokumentumhoz tartózó iktatólap tárgy mezőjébe, faxcsatornák kezelésekor pedig a rendszer a beérkezett fax feldolgozásához különböző személyeknek adhat jogot, és akár külön-külön iktatókönyvbe küldheti, attól függően, hogy a fax melyik csatornára érkezett. A faxszám alapján a rendszer képes arra, hogy a partnernyilvántartásból azonosítsa a küldőt, és annak adatait automatikusan beírja az iktatólapra.
Feladatkiadás, értesítés, sablonok segítségével
A munkavégzés feladatokkal jár, amelyeket adhatunk és/vagy kaphatunk. Ha ezeket a feladatokat a dokumentummenedzsment rendszerből adjuk ki, illetve onnan kapjuk meg, akkor az elvégzéshez szükséges dokumentumok rögtön rendelkezésre állnak, – hiszen azokhoz kapcsolódva kaptuk meg a feladatot -, azonnal tisztában vagyunk a határidővel, és a végrehajtásért felelős személy is rögtön meghatározható. A dokumentumkezelő rendszer egy feladat kiadásakor automatikusan és azonnal értesítést küld a feladatot kapó személynek, tehát a teendő “kézbesítési ideje” nullára csökken. Aki a feladatot kapta, a csatolt linkre kattintva azonnal a “feladatban” találja magát, tehát nem kell keresgélnie sem a kapcsolódó dokumentumokat, sem a feladat leírását. Az egyes értesítések tartalmilag és formailag is szabadon beállíthatóak, és a sablonok használatával céges szinten egységessé tehetőek.
Körfax, kör e-mail, közvetlen dokumentumküldés
Előre elkészített dokumentumsablonok használata esetén külső szövegszerkesztő igénybevétele nélkül létrehozható az irat és a rendszerből indítva azonnal elküldhetjük a dokumentumokat akár e-mailen, akár faxon, rengeteg időt takarítva meg ezzel. A dokumentum címzéséhez szükséges adatok (cégnév, cím, iktatószám, stb.) ebben az esetben automatikusan kitöltésre kerülnek.
A vállalatok számtalanszor ugyanazt a tájékoztatót, reklámlevelet, ajánlatkérést több ügyfélnek is szeretnék elküldeni. Ebben az esetben nagyon megkönnyíti a munkát a kör e-mail, körfax funkció, amely használatával körlevelünket az összes címzettnek egyetlen gombnyomással, a dokumentummenedzsment alkalmazásból küldhetjük el.
Etikett- és borítéknyomtatás
Praktikus funkció az MS Office 2000/XP/2003-mal integrált boríték és etikett nyomtatás, amely segítségével egyetlen gombnyomással közvetlenül a dokumentummenedzsment rendszerből kezdeményezhetjük az etikettek elkészítését. Kijelöljük a megcímezni kívánt iratokat és a rajtuk szereplő adatok a kívánt formázással elhelyezhetőek a címkén, anélkül, hogy exportálni, vagy másolni kellene az adatokat egy másik alkalmazásba. A megoldás támogatja a Word-ben szereplő etikettformákat és 5 különböző, egyedileg beállítható borítéktípust. Akár egyedi küldemények címzéséhez, akár körlevelek címzéséhez használhatjuk a funkciót.
Automatikus érkeztetés, válaszadás
Végül következzen egy olyan funkció, amely a közigazgatási intézmények számára kötelezően előírt (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet) automatikus érkeztetést és válaszadást valósítja meg.
A dokumentumkezelő rendszerben beállítható, hogy az elektronikus levélben érkezett anyagok érkeztetésre kerüljenek, melynek tényéről a rendszer a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást.
2006.08.23 – COMPUTERWORLD
