Bár itthon még sokszor szokatlan, ha az iroda egy része otthonról dolgozik, külföldön már olyan cégek alkalmazzák sikerrel hosszabb ideje, mint a Dell, Xerox, az American Express, vagy éppen az Apple.
Az, ha az alkalmazottaknak lehetősége nyílik otthonról dolgozniuk, értéket adhat a céghez: a kollégák meg fogják becsülni a lehetőséget, és így a munkahelyüket is, hiszen ez sokak számára hatalmas segítség lehet a mindennapokban. A cég vezetése számára is rengeteg előnnyel járhat: például az irodahelységekre történő költést minimalizálni tudják.
Flexibilis munkahely, távmunka – ezeknek nem kell azt jelenteniük, hogy sosem látja a kollégáit. Sokak számára az ideális megoldás nem mindig az, ha minden nap otthonról dolgoznak be – de heti két-három ilyen nap megkönnyítheti az életüket.
A cégek nagy félelme az otthonról történő munkavégzéssel kapcsolatban az, hogy az alkalmazottak nem fognak elég hatékonyan dolgozni, és a cég egészének produktivitása visszaesne. Ennek azonban nem feltétlenül kell így lennie, sőt, sokszor a közlekedéssel megspórolt stressz, és idő jobb hatással van a munkavégzésre, mint napi 8 óra az irodában.
Sokan sokkal gyorsabban, hatékonyabban is végzik el a feladataikat, ha ők maguk osztják be az idejüket, és motiváltabban is dolgoznak, ha nincsenek “asztalhoz” kötve.
Van egypár jó tanács azonban, amikre érdemes figyelni, mielőtt irodánkban a távmunka intézményét bevezetjük.
1) Legyen mindenki alkalmazott tisztában azzal, mi a feladata.
Alapvető, hogy egy olyan eszközzel lehet csak belevágni a távmunkába, aminek segítségével az alkalmazott és a menedzsment is tisztában van azzal, hogy
– Mik a vele szemben támasztott elvárások?
Mik a célszámok, amiket teljesítenie kell az adott kollégának, mi alapján fogják a munkáját értékelni? Ezt természetesen érdemes még a távmunka kezdetekor letisztázni.
– Ki a felelős egy-egy projektért?
Azok a feladatok, amiknek nincs „gazdájuk”, azaz nincsen nevesítve, hogy ki vállal értük felelősséget, sokkal kevesebb százalékban kerülnek elvégzésre, mint azok, ahol a feladatok elvégzéséhez felelős van jelölve.
Fontos, hogy ezt minden kolléga tudja, és átlássák, hogy ki miért felelős.
– Milyen feladatokat végzett el az alkalmazott az adott nap során?
Ha a menedzser az otthonról dolgozó kollégának ad ki egy feladatot, nem elég átnézni a másik irodában, hogy minden rendben megy-e. A MiniCRM-ben lehetősége nyílik a menedzsereknek arra, hogy lássák, a beosztottaik hol tartanak a nekik kiosztott feladatok elvégzésében.
Persze távmunka esetén ez a másik oldalról is különösen lényeges, hogy a kollégák maguk is számon tartsák, mi az, amit el kell végezniük az adott nap során. Ha egy olyan teendőlista van előttük, amire rápillantva tudják, mik az aznapi legfontosabb teendőik, sokkal kevesebbet fognak stresszelni, hiszen nem kell mindent észben tartaniuk.
2) Az információáramlás legyen gyors és precíz.
Még az egy irodában dolgozók között is gyakran előfordul, hogy valaki úgy modosít dokumentumot, hogy a másik nem tud róla, és duplán dolgoznak, vagy X felhívott egy ügyfelet, akit később Y is, senki sem válaszolt egy árajánlatra, ketten kétfélét válaszoltak egy árajánlatra… Ha valaki otthonról dolgozik, az ilyen veszélyforrások száma megtöbbszöröződik.
Hogy minél kevesebb legyen a félre- vagy késve-kommunikálás esélye, fontos, hogy az összes alkalmazott ugyanazt az információt lássa, ugyanakkor. Erre a legjobb módszer az, ha az adatokat és a projekteket a felhőben tárolják, így ugyanis kevésbé valószínű, hogy bárkihez késve érkezik meg fontos információ, vagy hogy duplán dolgoznának a kollégák.
Ezzel a napközbeni emailezés mennyiségét is le tudja csökkenteni, hiszen ha ugyanazokat az információkat látják, akkor nem kell mindent megkérdezni a távol lévő kollégáktól, mert egy helyen, a felhőben, össze van gyűjtve az összes információ. Sőt, a MiniCRM használatával például arra sem kell külön emailt írnunk, hogy valami apróságot utaljunk át egy kolléga hatáskörére – elég azt felvenni a teendőlistájukra.
3) Hozza össze rendszeresen a csapatát!
A távmunka nehézsége, hogy sokkal kevesebbet van emberek között az adott kolléga, ami számára is nehéz lehet – és az irodai együttműködés is nehézkesebbé válhat a távolság miatt. Ha a fenti pontokba szedett tanácsoknak megfelelően, az egész iroda lelkiismeretesen használja a vevőkezelési eszközt, akkor a kommunikációs nehézséges nem lesznek feltűnőek, de így is inspirálóbb lehet az egész iroda számára, ha bizonyos alkalmakkor mind összegyűlnek, és eszmét cserélnek arról, mi az, ami működik, és mi az, ami nem.
Érdemes ezért a távmunkával dolgozó kolléga bevonásával is szervezni bizonyos eseményeket – hasznos lehet például, ha a hétfői meetingen mindenki részt vesz, hogy a feladatokkal, a heti célokkal, az előző heti teljesítményekkel mindenki tisztában legyen.
Emellett persze nem elhanyagolható az sem, hogy az otthonról dolgozó kollégáknak is lehetősége nyíljon az informálisabb kapcsolattartásra is – ezért fontos, hogy minden, irodán kívüli, közös összejövetelre meghívjuk őket, és hogy minél több ilyet szervezzünk a részvételükkel.
4) Legyen a távolról dolgozó kolléga is megfelelően motivált!
Ha az ember kollégák nélkül dolgozik, néha nehéz lehet pontosan látni magunk előtt az elérendő célt, és nem mindig elég maga a távmunka lehetősége motivációnak. Fontos, hogy a vezető rendszeresen beszéljen személyesen az alkalmazottjával, hogy tudja, milyen problémái vannak, elégedett-e, min szeretne változtatni, vagy milyen ötletei vannak.
Míg ezek egy irodában dolgozva néha különösebb időráfordítás nélkül is előkerülnek – legalábbis a dolgozók munkakedvét sokkal könnyebb felmérni – ha valaki távolról dolgozik, könnyen elsikkadhat a figyelem felettük. Fontos ezért, hogy a vezetők éreztessék az otthonról dolgozó alkalmazottakkal is, hogy odafigyelnek rájuk.
http://computerworld.hu/computerworld/hogyan-legyen-hatekony-az-otthoni-munka.html
