Ha az üzleti levelezés etikettjéről esik szó, jellemzően a levél stílusára, formai és tartalmi követelményeire fókuszálunk, esetleg arra, hogy mire figyeljünk egy-egy e-mail során, azt ugyanakkor adottnak vesszük, hogy tudjuk, mikor, milyen élethelyzetekben kell és illik levelet írnunk. Van ugyanakkor néhány levél, amelyeket bizony gyakran nem írnak meg az érintettek, pedig ha megtennék, hosszú távon jól kamatozna ez a pár percnyi befektetés.
Ezeknek a leveleknek az esetében nem a hosszúságon, inkább azon van a hangsúly, hogy az írója tollat (billentyűzetet) ragadott annak érdekében, hogy tájékoztassa a partnerét, olykor a saját maga számára túl nagy jelentőséggel nem bíró tényről.
Lássunk három példát:
1. Megkaptuk, köszönjük
Ma már az üzleti életben egyre elterjedtebb, bár még mindig nem teljesen magától értetődő gyakorlat, hogy az ajánlatkérő, az ajánlat beérkezést követően köszönettel visszajelez, hogy a partner ajánlata eljutott hozzá.
Ugyanakkor, a már fennálló és kifejezetten jól működő kapcsolatokban sokkal gyakrabban fordul elő, hogy a partnertől kérnek és kapnak is információt valamilyen kérdésben, ugyanakkor az információt kérő (megnyugodva, hogy megtudta, amire kíváncsi volt), már elfelejt visszaüzenni: köszöni a választ, esetleg ha olyan volt a téma, amelyet a másik részletesen kifejtett, akkor azt, hogy hálás a másik körültekintő válaszáért.
Az, aki fáradt azzal, hogy megírja a kérdésünkre a részletes választ, illetve kikeresse az információt, barátságtalan és bizony bárdolatlan gesztusnak éli meg, ha ezt mi nem értékeljük. Azonban érdemes kerülnünk a levelünkben az olyan nyelvi fordulatokat, amely a számonkérés-elfogadás szintjére süllyeszti az információkérés-tájékoztatás kapcsolatát. Különösen egy egyenrangú üzleti kapcsolatnál, egy sebtében visszaküldött „rendben”-nek, van egy (finom) lekezelő zöngéje, még akkor is, ha az író nem ennek szánta.
2. Még nem döntöttük
Gyakori hiba az ajánlatkérőknél, hogy addig, amíg nincs hír (pl. a megfelelő fórum nem döntött a kérdésben), addig hallgatnak. Sokszor tényleg csak ennyiről van szó, egyszerűen addig, amíg nincs hír, nincs híradás sem. Arra azonban nem gondolnak, hogy a másik félnek ez (vagyis, hogy még nem döntöttek) is információ.
Ugyanakkor a hallgatás lehet nem túl elegáns tárgyalási taktika, hogy az ajánlattevő érdeklődjön, mert így azt a hatást lehet kelteni, hogy neki fontos az üzlet, és akkor lehet faragni az áron, illetve a feltételeken. Érdemes azonban óvatosnak lenni, mert elsülhet fordítva is a dolog: a hallgatást az ajánlattevő „puha nem”-nek tekinti, és nemcsak lélekben áll el az üzlettől, de mással kezd el együttműködni is.
Természetesen, a méltatlan helyzetek elkerülésére van ellenszer. Az ajánlattevő rögzítheti, hogy meddig tartja fenn az ajánlatát, illetve ha tudjuk azt, hogy a döntés elhúzódhat, akkor megrendelőként a „köszönjük, megkaptuk” levélbe beleírhatjuk, hogy mikor is számíthat érdemi válaszra a másik fél, vagy az idő (eseménytelen) előrehaladtával, külön levélben tájékoztathatjuk a partnert, hogy még nem született döntés az őt érintő kérdésben.
3. Most mégsem aktuális
Az üzleti etika azt kívánja, hogy ha az egyik ajánlatot elfogadtuk, akkor a többi ajánlattevőt erről tájékoztassuk. Ez a levél a legritkábban marad el, ugyanakkor gyakran sohasem íródnak meg azok a levelek, amelyek arról tájékoztatják a másik felet, hogy az egész ügy kútba esett, és az üzlet, amellyel megkerestük, egyenlőre nem aktuális.
Ezt a levelet sokan kényelmetlennek érzik megírni, pedig itt nem azt várja a partner, hogy magyarázkodjunk, sokkal inkább a tájékoztatást, hogy tudja, a figyelmét és az erőforrásait teljes egészében máshová csoportosíthatja.
Ha levelezésről esik szó, akkor – talán Mikes Kelemen miatt –, hajlamosak vagyunk arra gondolni, hogy egy-egy levélnek hosszúnak kell lennie, pedig különösen az e-mailek világában a tömör, rövid, világos fogalmazás az érték.
A fenti tartalmú leveleink kapcsán nem sok szempont van, amelyet érdemes szem előtt tartanunk, természetesen azon túl, hogy az e-mail is levél, annak minden alapvető formai követelményével. Mindegyik esetben köszönjük meg a másik gesztusát, ha úgy adódik, akkor kérjük a türelmét, és ha a másik számára nem örömteli hírt szándékozunk közölni, azt tegyük tapintatosan (valódi tényekre alapozottan).
Ezek a levelek nem csak a témájukról szólnak, hanem valami sokkal fontosabbról, a bizalom megtartásáról és arról, hogy tiszteljük az üzleti partnerünket.
dr. Erdős Zsuzsanna
üzleti etikett tanácsadó és coach
www.erdosetikett.hu
2015. június 16. 07:30 | piacesprofit.hu
