Három éve csökken az irodai környezetben kinyomtatott oldalak száma Közép-Kelet-Európában. A papíralapú dokumentumok azonban az elektronikusakhoz hasonlóan továbbra is kulcsszerepet töltenek be a vállalatok működésében – és a rájuk épülő munkafolyamatok összehangolása nem kis fejtörést okoz az IT-vezetőknek.
Jelenleg a dokumentumokhoz kötődő folyamatok 57 százaléka papíralapú, de az év végére arányuk 50 százalékra csökken az International Data Corporation (IDC) felmérése (CEE Printing and Digitization Trends in the Office 2018) szerint, amelyben térségünk kilenc országából több mint 1400, száz főnél nagyobb vállalat vett részt a múlt év novembere és idén január között. A felhőalapú, analitikai és többcsatornás kommunikációs technológiákat és szolgáltatásokat a vállalatok egyre szélesebb köre alkalmazza, így információközpontú munkakörnyezetükben mindinkább előtérbe kerülnek a digitális megoldások. A papíralapú dokumentumok ezzel együtt még mindig ugyanolyan fontosak az üzleti folyamatok szempontjából, mint az elektronikusak, de menedzselésük korántsem fájdalommentes.
A megkérdezettek a papíralapú dokumentumok fizikai tárolását és archiválását, a bennük rögzített információk kézi úton történő kinyerését, valamint azt emelték ki a nehézségek között, hogy a rájuk épülő munkafolyamatokat a vállalatok kevéssé tudják integrálni a szervezeti egységeken belül, illetve az egységek között. A válaszadóknak emiatt kihívást jelent a jóváhagyás folyamatának automatizálása, valamint a dokumentumok távoli (mobil)elérése is. A legtöbb vállalat azonban a dokumentum- és tartalomkezelő infrastruktúrájában kezelt információk elérését és archiválását tartja a leginkább problémásnak. Minthogy a harmadik platformot alkotó technológiák térhódításával a szervezetek egyre nagyobb mennyiségű adattal és információval dolgoznak, ezt az infrastruktúrát úgy kell átalakítaniuk és felkészíteniük a digitális tartalom áradatának kezelésére, hogy közben papíralapú dokumentumokra épülő munkafolyamataikat is megfelelően menedzselhessék.
Papíron a digitalizáció
Dokumentumkezelő és -nyomtató infrastruktúrájukat és folyamataikat a vállalatoknak a gyorsan fejlődő technológiai környezethez, szolgáltatási modellekhez és ügyféligényekhez kell igazítaniuk. A felmérésben részt vevő vállalatok többsége már használ digitalizációs megoldásokat a papíralapú dokumentumok elektronikussá alakítására, az e-űrlapokon beérkező információk feldolgozására és/vagy az üzleti folyamatok, a döntéshozatal automatizálására. Még fontosabb, hogy többségük további beruházásokat tervez a megkezdett digitalizáció folytatásához.
A válaszadók valamivel több, mint fele jelezte, hogy már digitalizálta pénzügyi-számviteli folyamatait, vagy ezen jelenleg dolgozik. A következő 12 hónap legsürgetőbb feladatai közé pedig az emberierőforrás-kezelés, a marketing és a törvényi megfelelés folyamatainak digitalizálását sorolták.
Beruházásaiktól a megkérdezettek elsősorban azt várják, hogy a dokumentumokkal összefüggő folyamatok átfutása lerövidül, és az alkalmazottak is hatékonyabban dolgozhatnak majd, mert gyorsabban hozzáférnek az információkhoz, és kevesebb időt töltenek kézi vagy többszöri adatbevitellel. Nem utolsósorban a vállalatok arra is számítanak, hogy a digitalizációval a többcsatornás kommunikáció lehetőségeit is jobban kiaknázhatják, és új, gazdagabb élményt szerezhetnek ügyfeleiknek. A válaszadók 58 százaléka mondta, hogy ha az adatvédelmi törvény és más körülmények ezt megengedik, a hatóságokkal is szívesebben kommunikálnak elektronikus csatornán, mert ez szintén növeli a folyamatok hatékonyságát, és megkönnyíti a tanúsíthatóan megbízható dokumentáció készítését.
Örökölt folyamatok
Az IDC kutatásai rávilágítanak, hogy a dokumentumokra épülő munkafolyamatok digitalizálásával a vállalatok csökkenthetik költségeiket, növelhetik hatékonyságukat, és megnyílik előttük annak lehetősége is, hogy új üzleti modelleket és bevételhozó folyamatokat dolgozzanak ki.
Ugyanakkor a dokumentumokkal végzett munkafolyamatok gyakran a szervezetbe mélyen berögzült, örökölt folyamatként működnek már jó ideje, ezért a vezetők nincsenek mindig tudatában annak, hogy újratervezésükkel és optimalizálásukkal milyen előnyökhöz juthatnának. A digitalizációhoz ezért célszerű olyan szállítót és partnert választaniuk, amely az adott üzleti kontextusban is olyan innovatív megoldást ad a dokumentumokkal és a folyamatokkal összefüggő problémákra, amellyel azokat új, digitális üzleti modellekben lehet majd továbbfejleszteni.
– A közép-kelet-európai vállalatok már hozzáláttak dokumentumalapú folyamataik digitalizálásához, hogy munkafolyamataikat optimalizálják és növeljék hatékonyságukat – mondta Tobias Kleu, az IDC vezető programmenedzsere. – A nagyobb működési hatékonyságot és üzleti agilitást felhőalapú szolgáltatásokkal, bigdata-megoldásokkal és mobiltechnológiákkal érhetik el. A szervezetek némelyike ugyanakkor még mindig vonakodik a papíralapú és a digitális munkafolyamatok integrálásától, mondván, tevékenységük jellege ezt kevéssé engedi. De azoknak a vállalatoknak, amelyek nem ütköznek ilyen akadályba, ezt meg kell lépniük, mert a jövő digitális, és a digitalizáció létfontosságú lesz, nemcsak versenyképességük megőrzéséhez, hanem nagy valószínűséggel puszta fennmaradásukhoz is.
