Az iratkezelés folyamata és ellenőrzése
Az iratkezelést minden szervezetnél a saját belső szabályozások és törvényi szabályozások összehangolásával, azok mentén kell megvalósítani. Alapvetően az iratkezelés folyamata minden szervezetnél hasonló, a kisebb eltérések az egyedi belső működési sajátosságokhoz való igazodás miatt adódhatnak.
Az iratkezelés abban az esetben van helyesen megtervezve, amennyiben megvalósul általa az alábbi három nagy részterület folyamatszintű működtetése:
Iktatás
Selejtezés
Archiválás
Az iratkezelés folyamatának fő lépései:
a küldemények átvétele,
a küldemények felbontása,
a küldemények érkeztetése,
az iktatás,
az iratok továbbítása,
az iratok elkészítése,
az iratok postázása,
az iratok tárolása,
az iratok selejtezése,
az iratok megsemmisítése, levéltárba adása.
A küldemények átvétele
Küldemény egy szervezetbe többféle úton is érkezhet (postai úton, futár által, bérelt fiókból). A küldeményeket egy ezzel megbízott dolgozó veszi át ellenőrzi, hogy a küldemény sértetlenül érkezett-e és az átvételt igazolja a kézbesítő okmányon. Ez általában a titkárság vagy az adminisztrátorok, asszisztensek feladata.
A küldemények felbontása
A küldeményeket az ügyiratkezelők (titkárok, adminisztrátorok) bontják fel és ellenőrzik a tartalmukat, majd érkeztetik és iktatják, azután a címzetthez továbbítják azokat. Felbontás nélkül továbbítják azokat a küldeményeket, amelyek névre szólnak, saját kezű felbontást kér a küldő, vagy titkos, bizalmas a dokumentum tartalma.
A küldemények érkeztetése
A küldeményt a felbontás után érkeztetik. Az érkeztetés azt jelenti, hogy a küldemény hivatalosan beérkezett az adott szervezethez. Bélyegzővel látják el (az érkezés napját pecsételik rá) és bejegyzik egy érkeztető könyvbe. Az érkeztetés művelete nem egyezik meg az iktatás műveletével.
Az iktatás
Az iktatás az iratkezelés legfontosabb része. Célja, hogy egyértelműen azonosíthatóvá és követhetővé, visszakereshetővé tegye az iratot a szervezeten belül. Minden a szervezethez érkeztetett küldeményt az érkezés napján iktatni kell. Az iktatószámokat folyamatosan osztják ki, minden irat egy egyedi iktatószámot kell kapjon. Később az iratkezelés bármely műveleti szakaszában ezzel az iktatószámmal lehet az iratra hivatkozni.
Az iktatás során az iratot ellátják egy iktatóbélyegzővel, amely az alábbi információkat tartalmazza:
szerv. egység,
iktatás ideje,
iktatószám,
mellékletek száma,
ügyintéző neve.
Az iktatott iratokat bejegyzik egy ún. iktatókönyvbe is, a mai modern számítógépes iktató rendszerek ezt az iktatókönyvet váltják ki. Itt a megfelelően megválasztott iktatási mód (sorszámos, alszámos, címszavas, szervezeti kód szerinti) által generált iktatószámok az iktatókönyv helyett a rendszer adatbázisában tárolódnak, szükség esetén itt kereshetőek vissza és a rendszeren keresztül követhető az irat útja a szervezetben. Az iratkezelő rendszerből természetesen amennyiben szükség van rá (pl. iratok levéltári átadásakor), bármikor lekérhető egy iktatókönyvi kivonat.
Az iratok továbítása
Iktatás után a küldeményt továbbküldik a címzetthez.
Iratok elkészítése
Amennyiben a szervezetben valamilyen ügyben fontos iratot hoznak létre, olyat, amelynek útját követni kell a szervezeten belül, első lépésként az is bekerül az iktatókönyvbe vagy az iktató rendszerbe. A szervezeten kívülről érkezett iratra válaszként létrehozott iratok esetében az iratokat elküldés előtt szintén iktatni kell. Az elkészült iratokat csak iktatás után lehet tovább- illetve elküldeni, postázni.
Az iratok postázása
A postázandó iratokat be kell vezetni a postaküldemények kézikönyvébe. A személyes átvételű dokumentumok kézbesítéshez pedig kézbesítőkönyvet használnak.
Az iratok tárolása
Az iratok megfelelő szabályok és elvek szerinti tárolása azért fontos, mert ezáltal később az iratokat könnyebb visszakeresni. Az irattárolás a szervezet irattárolási terve szerint történik. Az iratok hosszú távú megőrzésére vonatkozóan alapvetően három kategóriát különböztethetünk meg:
nem selejtezhető és levéltárba sem adható iratok
nem selejtezhető, levéltárba adandó iratok
sejeltezhető, megsemmisítendő iratok
Minden iratot szükséges besorolni a fenti kategóriák valamelyikébe ahhoz, hogy el tudjuk dönteni, hogy hogyan kezeljük a kérdéses iratokat hosszú távon, hogyan és miként őrizzük ezeket, mennyi ideig kell őrizni ezeket?
Az iratok selejtezése
Mindazok az iratok selejtezendők és megsemmisítendők, amelyek:
nem maradandó értékűek,
levéltári átadási kötelezettséggel nem járnak,
ügyviteli szempontból nem szükségesek,
megőrzési idejüket meghaladták.
A selejtezésről és a megsemmisítésről külön is jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban.
Az iratok megsemmísítése vagy levéltárba adása
A selejtezett iratok, melyek nem kerülnek levéltárba megsemmisítendők. A papír dokumentumokat zúzással vagy égetéssel kell megsemmisíteni. A megsemmisítésről szintén jegyzőkönyvet kell felvenni és azt a selejtezési jegyzőkönyv mellett kell tartani.
A levéltárba adandó iratokat 5 évenként 1 alkalommal, a 15 éves általános őrzési idő letelte után lehet átadni a levéltárnak. Az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. Az iratokat dobozolva kell átadni a hozzájuk tartozó iktatókönyvvel együtt és meg kell adni a felhasználásukra vontakozó korlátozásokat is.
http://www.dokumentumtarolas.hu/iratkezeles.html
