A szervezeteknél fellelhető információnak csupán egy töredékét adják az adatbázisokban, strukturált formában tárolt üzleti adatok. A munkafolyamatok alapjául szolgáló, vagy más módon hasznosításra váró információk zöme dokumentumként, vagyis strukturálatlan formában áll rendelkezésre. Az adatok kezelését hatékonyabbá tevő dokumentum- és iratkezelő, csoportmunka-támogató és folyamatvezérlő megoldások iránt a közigazgatási intézmények és a gazdasági szféra szereplői körében egyaránt nő az érdeklődés – s ezt a vonatkozó európai uniós és hazai ajánlások, törvények megjelenítése is elősegíti.
A dokumentumkezelő megoldások olyan technológiákat eszközöket és módszereket foglalnak magukban, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják és lejáratuk után selejtezik, megsemmisítik dokumentumaikat, felügyelve azok teljes életciklusát. A dokumentum- és iratkezelő megoldások bevezetése stratégiai horderejű mind a közigazgatási, mind a gazdasági szféra szereplői számára, mivel a szervezeteknek egyre nagyabb hatékonyságot és rövidebb reakcióidőt kell elérniük az ügyfelek kiszolgálásában. Eközben exponenciálisan nő az általuk kezelt információ mennyisége és szigorodnak a vonatkozó előírások. A dokumentum- és iratkezelés területét a MOREQ európai uniós iratkezelési paradigma megjelenése állítatta reflektorfénybe, amelynek alapján a magyar kormány is megalkotta a közigazgatási eljárásról szóló törvényt, a KET-et. A törvény 2005, november 1-jén lép hatályba, és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményrendszerét is megfogalmazza. Az utóbbi évek egyesült államokbeli és nyugat-európai pénzügyi botrányai következtében azonban a gazdálkodó szervezetek irányában is egyre határozottabb elvárás, hogy a szigorúan vett pénzügyi, számviteli adatokon és dokumentumokon túl a tevékenységükkel kapcsolatos dokumentáció hitelességét is ellenőrizhetővé tegyék. Az Egyesült Államokban az erre vonatkozó Sarbanes-Oxley törvény már megszületett, és az Európai Unióban is készül az erre vonatkozó ajánlás, így az iratkezelés szabályozom megoldása a nagyobb vállalatok számára is hangsúlyossá vált. Mellékletünkben öt vállalat – az ADM, a BankSoft, a Grepton , a MINOR, az Omega és a Synergon – dokumentum és iratkezelő megoldásán keresztül mutatjuk be, hogy a szervezetek hogyan felelhetnek meg napjaink összetett elvárásainak, és korábbi, sokszor szigetszerűen és redundáns módon kialakított dokumentumkezelő rendszereik lecserélésével miként csökkenthetik költségeiket.
ÜgymeNet
A Synergon Rt. a kaliforniai Plumtree regionális disztribútoraként a cég portáltechnológiájának alapjain, J2EF és NetBeans környezetben fejleszti ÜgymeNet dokumentumkezelő, csoportmunka-támogató és folyamatirányító rendszerét. Az ÜgymeNet MS SQL vagy más adatbázis-kiszolgálóval is használható, teljesen platformfüggetlen, bevezetésének egyetlen feltétele a Java 1.5 futtatásra alkalmas informatikai környezet megléte. A rendszer ügyféloldali működtetése ennek megfelelően csak internetböngészőt igényel. Az ÜgymeNet a papír alapú, valamint az elektronikus iratok egységes kezelését teszi lehetővé a felhasználó számára. Támogatja a digitalizált dokumentumok automatikus rendszerbe vitelét, indexelését és kereshetővé tételét, az elektronikus levelek iktatandó részének (levél, melléklet) felvételét, indexelését és kereshetővé tételét. A már elektronikus formában lévő, iktatandó dokumentumok (e-mait, fax, CD, DVD stb.) rendszerbe vitele, indexelése, kereshetővé tétele szintén a rendszer funkciói közé tartozik. A rendszerbe felvitt dokumentumok metaadatokkal (iktatószám, célszemély, cél szervezeti egység, jogosultság, dátum stb.) láthatók el, amelyek nemcsak a visszakeresésüket segítik, hanem a határidő-figyelést és a verziókövetést is lehetővé teszik. Az ÜgymeNet a csoportmunkát és a folyamatvezérlést is hatékonyan támogatja, a dokumentumok például projektalapon, illetve előre meghatározott
folyamat mentén is előállíthatók benne, és feladatok csatolhatók hozzájuk. A dokumentumok teljes életútja nyomon követhető a rendszerben a létrehozástól vagy érkeztetéstől a kezelésen, jóváhagyáson, archiváláson át a selejtezésig. Az ÜgymeNet segítségével a meghatározott iratkezelési dokumentációk (érkeztető könyv, iktatókönyvek, átadókönyvek stb.) előállítása is egyszerű. A rendszer a metaadatokkal ellátott dokumentumokat PDF-formátumban jeleníti meg, illetve kezeli, és teljes szöveges keresést is lehetővé tesz. A felhasználók hozzáférését szabályozó jogosultságok szerepkör szerint és dokumentumok szintjén egyaránt kioszthatók. A rendszer az egyedi igényeknek megfelelően alakítható, az egyedi munkafolyamatok rugalmasan – az ügyfél által is beállíthatóan – módosíthatók benne, illetve újak hozhatók létre. Az ÜgymeNet fejlesztését a Synergon az európai uniós és a magyar ajánlások, szabványok, törvények és törvénytervezetek (többek között a MOREQ és a KET.) figyelembevételével végzi. A rendszer minimális külső segítséggel bevezethető, az egyedi megoldások implementálása azonban a Synergon tanácsadóinak segítségét igényli.
Omega Iroda
Az Omega Consulting dokumentumkezelő rendszerével, az Omega Irodával a felhasználó elvárásaihoz rugalmasan illeszkedő megoldások alakíthatók ki az általános iratkezelés és az olyan speciális területek támogatására, mint például a beszerzés vagy a számlák visszaigazolása. A rendszer bevezetését követően is továbbhangolható, többnyire a felhasználó által is elvégezhető paraméterezéssel. Az Omega Consulting 1003-as megalakulása után a hazai és európai uniós ajánlásokat figyelembe véve fejlesztette ki alaprendszereinek többségét Delphi- és Javakörnyezetben, illetve a Lotus Notes alapjain, így azok az alkalmazott technológia függvényében Windows, Linux és Mac OS platformon egyaránt futnak, és vékony kliens környezetben platformfüggetlenül, böngészőn keresztül is használhatók. A rendszer az iratokat központi adatbázisban tárolja, amelynek elérése megfelelő jogosultságokkal szabályozható, így amint felviszik egy irat adatait, az az összes illetékes munkatárs számára elérhetővé válik. A rendszernek olyan alapfunkciói vannak az iratok kezelésével kapcsolatban, mint a szignálás első szinten (szervezeti egységre), a bejövő és kimenő iratok iktatása, szignálás második szinten (ügyintézőre), láttamozás, jóváhagyás aláírás és kiküldés. A rendszerben lévő iratok állapota követi a kezelésüket megvalósító munkafolyamatokat, s ezt az Omega Consulting úgy éri el, hogy a bevezetést előkészítő igényfelmérés során leírt folyamatokhoz illeszti. A rendszerből kinyomtatható a különböző állapotú iratok listája, így egyszerűen előállítható a papír alapú bejövő postakönyv, iktatókönyv és átadókönyv. A felhasználók a felvitt iratokra legegyszerűbben az irathoz rögzített adatok alapján kereshetnek. Az irat rögzítésére szolgáló űrlap keresőűrlapként is funkcionál, ilyenkor az egyes mezcikke írt adatokat nem rögzítik a felhasználók, hanem azokra rákereshetnek. A visszakeresést és az ügyintézést egyszerűsíti, hogy az iratok különbözd szempontok szerint dossziékba sorolhatók. Egy írat egyszerre több ilyen virtuális dossziéban is szerepelhet. A dossziék mellett az iratok előzmény-következmény alapon közvetlenül is összerendelhetők. A használt adatbázis-kezelő függvényében az iratok teljes adattartalmára – akár a csatolt dokumentumokra is – teljes szöveges index hozható létre, amely alapján egy bárhal előforduló kifejezésre is rákereshetnek a felhasználók. Az iktatórendszerben a regisztrált felhasználók különböző hozzáférési jogokat kapnak, és a rendszerben tárok iratok titkosság szempontjából normál vagy bizalmas kategóriába sorolhatók. A hierarchikus jogosultsági rendszernek megfelelően a vezetők a hozzájuk tartozó szervezet iratait láthatják, míg az ügyintézők általában csak a saját irataikat vagy a szűkebb szervezeti egység iratait érik el. A bizalmas iratokat kizárólag a név szerint érintett személyek látják. Az irathoz alapállásban egy általános határidő (például 30 nap) tartozik. A rendszer e-mailben értesítést küld az ügyintézőnek a kiszabott határidőről sőt, annak letelte előtt egy nappal emlékezteti is az illetőt. A határidő napján, ha még mindig elintézetlen az irat, az ügyintézőt és vezetőjét is figyelmezteti a rendszer, emellett egyénileg is kérhetők emlékeztetők. A rendszer ez iratok irattarozását (irattári szám megadását, megőrzési idő jelzését, irattárak közti átadásokat) is támogatja. Évente lekérhető belőle a selejtezhető iratok listája, azok feltalálási helyével. A selejtezés elvégzése után a rendszerben be kell állítani a selejtezési állapotot, így az irat elektronikus változata a papír alapú eredeti megsemmisítése után is megőrizhető. Az Omega Consulting dokumentum és iratkezelő rendszerei elméletileg dobozos termékként is megvásárolhatók és használatba vehetők, de a gyakorlatban a cég mindig részt vesz a bevezetésben. Ennek során felméri a felhasználó igényeit, amelyre alapozva testre szabja a rendszert és az alkalmazottak oktatósát is elvégzi. Az Omega Consulting munkatársai a korábban megszerzett tapasztalatok alapján a megfelelő folyamatok kialakításában is segítenek a szervezeteknek, és vállalják az ügyfél iratkezelési szabályzatának elkészítését is. Támogatási szerződés megkötése esetén az üzemeltetés során felmerülő problémák elhárításában is részt vesznek, és a felhasználó a dokumentumkezelő rendszer újabb változatait is megkapja.
ArchiWare 2003
A Grepton Rt. dokumentumkezelő rendszere az ArchiWare 2003, amelynek előző, ArchiWare 2000-es verzióját és a vele járó jogokat 2003 elején vásárolta meg a cég a korábbi fejlesztőtől, a Hypermedia Systems Kft.-től. A rendszer elsősorban Microsoft alapú, korszerű technológiákra épül, a fejlesztése folyamatosan frissített fejlesztőkörnyezetben történik. Az ArchiWare alapértelmezett architektúrája egy vastag klienses megoldás, de lehetőséget ad vékony klienses környezet kialakítására is. Kiszolgálóoldalon az ArchiWare 2003 Windows Server 2003 és a Windows 2003 operációs rendszeren egyaránt fut, míg adatbázis kiszolgálóként az MS SQL Server 2000-es és 7.0-s verzióját, valamint az Oracle adatbázis-kezelőjét támogatja. Az iktatott elektronikus dokumentumok tárolására egy egyedi fejlesztésű adatbázis, az úgynevezett lmageBase áll rendelkezésre. Az ArchiWare 2003 kliens Windows XP és Windows 2000 Professional környezetben futtatható. Az ArchiWare 2003 szervesen kapcsolódik a különböző irodai alkalmazásokhoz (például az MS Office-hoz), amelyekből közvetlenül kezdeményezhető az iktatás és archiválás, de alkalmas integrált elektronikus levél küldésre is. Az ArchiWare 2003 három egymástól eltérő, de a gyakorlatban egymást sokszor átfedő funkciót lát el: a dokumentumkezelést, az ügy- és folyamatkezelést, valamint az iratkezelést. Ez a keretrendszer egy egységes, jól kezelhető, felhasználóbarát felületet ad az alkalmazottaknak, és magában foglalja az alapértelmezett funkciókat – adatbázisok, mappák létrehozása, keresések indítása, nyomtatás, jogosultságok osztása -, míg a rendszer intelligenciáját, egyben az ügyfelenként eltérő, egyedi kialakítását az úgynevezett leírók testesítik meg. Az iratkezelési célra kialakított leírók esetében a Grepton igazodik az aktuálisan érvényben lévő hazai, valamint európai uniós ajánlásokhoz és előírásokhoz. Az ArchiWare 2003 alkalmas valamennyi, az intézményhez érkező, illetve azon belül keletkező papír alapú irat és elektronikus dokumentum egységes, központi nyilvántartására, biztonságos tárolására. A papír alapú dokumentumok elektronikus rögzítéséhez a rendszer támogatja mind az asztali, mind a hálózati lapolvasók használatát, az iratok hosszú távú archiválása pedig szabványos háttértárolók-például CD/DVD Server, Jukebox alkalmazásával oldható meg.
Az ArchiWare 2003 három különböző keresési megoldást tesz lehetővé a felhasználóknak. A hagyományos keresési metódussal egy leíró tetszőleges mezőjének értékére lehet keresni. Az úgynevezett aktív kereséssel egy tetszőleges logikai függvény megadásával lehet megkeresni a feltételeknek megfelelő leírókat és a hozzájuk csatolt iratokat. A harmadik lehetőség az aktív mappa létrehozása: ekkor az előbbihez hasonló lekérdezési feltétel rendelhető hozzá, és ennek következtében megjelennek benne azok a leírók, amelyek megfelelnek a feltételeknek. Az ArchiWare 2003 mappákon jogosultságok rendelhetők a felhasználókhoz és csoportokhoz, amelyek a beépített szerepkörök használatával karbantarthatók. A batáridők szintén a leírókon definiálhatók, és aktív mappák létrehozásával olyan nézetek alakíthatók ki, amelyek figyelmeztetnek a megoldatlan feladatok közelgő határidejére. A csatolt dokumentumok élettörténete nyomon követhet, így a rendszer pontos képet ad arról, hogy ki, mikor és mit módosított egy iraton. Az ArchiWare 2003 dokumentumkezelő rendszer bevezetése mindig egy többlépcsős konzultációval kezdődik. Ennek során a Grepton segít felülvizsgálni, és szükség esetén átalakítani a szervezet belső ügyirat-kezelési folyamatait, amely sok helyen még elég rendezetlen állapotokat tükröz. A fejlesztési feladatok elvégzése és a bevezetés után a Grepton a felhasználók oktatásáról is gondoskodik. A használatba vett rendszerre általában támogatási szerződést köt a cég, amely szerint a felmerülő módosítási igényeket is rugalmasan és gyorsan ki tudja szolgálni.
ORCHI Digitális Iroda
Az ADM Informatikai Kft. 1997-es megalakulását követően több célfejlesztésre nyert megbízást az irodaautomatizálás területén. A cég e projektek során szerzett tapasztalatok alapján készítette el ORCHI Digitális Iroda termékcsaládját, amelynek idén februárban jelent meg legújabb, 5.6-os verziója. A rendszer – a hagyományos iktatási funkciók mellett – össze tudja kapcsolni az üzletmenet különféle területeit vezérlő, önálló rendszereket, alkalmazásokat az általuk használt adatok vagy dokumentumok alapján. Ezáltal a szervezetek az ORCHI rendszerben teljesen új munkafolyamatokat alakíthatnak ki és képezhetnek le, ami hozzájárul az üzleti hatékonyság növeléséhez. A moduláris felépítésű ORCHI nagyfokú rugalmasságot ad az iktatási rend kialakításánál a felhasználónak. Az érkeztető könyvben rögzíthető a beérkező iratról szóló minden információ például a beérkezés ideje, a feladó neve, tárgya stb. A szoftver a centralizált és decentralizált iktatási módokat egyaránt támogatja, és korlátlan számú iktatókönyvet tud kezelni, amelyekbe az adatok az érkeztető könyvből automatikusan átöröklődnek. Az alkalmazás folyamatvezérlő motorja lehetővé teszi az egyedi igényeknek is megfelelő szignálási, jóváhagyási, továbbküldési rend kialakítását. Az ORCHI támogatja az iparági szabványoknak megfelelő archiváló eszközöket, beépített lapolvasó-, illetve nagy teljesítményű szkennervezérlőt tartalmaz, és képjavító eljárásokat kínál a gyengébb minőségű képek olvashatóságához. Az integrálharci fax- és mailServer által az ORCHI komplett egységbe foglalja a vállalat külső és belső információáramlását. A rendszer elvégzi az elektronikusan érkező faxok és levelek automatikus iktatását és archiválósát, a küldeményre vonatkozó, digitálisan kódolt információkat is rögzítve. A dokumentumok gyors visszakeresését az ORCHI az állomány többszintű indexelésével oldja meg. A dokumentumok képéhez korlátlan mennyiségű, a felhasználó igényeinek megfelelően definiált információs mező fűzhető, ezeket a szoftver automatikusan kitöltheti. Ezek a mezők egyben indextételek is, amelyekre tetszőleges keresési feltételeket lehet megfogalmazni. A biztonságos adattárolás mellett az ORCHI az adatokkal, dokumentumokkal kapcsolatos eseményeket rögzíti és naplózza, lehetővé téve a későbbi ellenőrzést. Az ORCHI rendszerben szigorú jogosultsági hierarchia építhető ki, arcelvnek használatával korlátozni és szabályozni lehet a módosítási, törlési, keresési és egyéb funkciók hozzáférhetőségét. Ez a hierarchia kiépíthető a szervezeti egységek, a dokumentumtípusok és az egyes dokumentumok között is. A vállalat munkájáról pontos információt szolgáltatnak a rendszerrel tetszőleges felbontásban készíthető riportok, statisztikák, jelentések. Az ORCHI folyamatosan figyeli a megadott határidőket, és igény szerint figyelmeztető üzenetet küld a felhasználónak (ORCHI Message, figyelmeztető e-mail vagy SMS formájában). Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetése előtt fontos a felhasználó meglévő dokumentumkezelésének analízise. Az ADM első lépésben megvalósíthatósági tanulmányt készít az ORCHI bevezetéséről, amelynek elfogadása után elkészül a rendszerterv. Ezt követően az ADM munkatársai elvégzik a rendszer testreszabását, egyedi kialakítását, figyelembe véve a megrendelőnél már használatban lévő informatikai infrastruktúra kialakítását, a már működő alkalmazások és az ORCHI együttműködését. A rendszer telepítése után a felhasználók elméleti és gyakorlati oktatást kapnak. Az alkalmazás hibaelhárítósára különböző support konstrukciók állnak rendelkezésre. Az ORCHI üzemehetése során lehetőség nyílik a szoftvermodulok frissítésére magasabb verziószámra és további modulok bevezetésére is. Az összes, Microsoft által támogatott Windows platformon futó rendszer képes automatikusan frissíteni a kiszolgálóoldalon upgrade-elt verzióit az ügyfelek felé.
e4 keretrendszer
A MINOR e4 Elektronikus Folyamattámogató és Ügyviteli Keretrendszer az egyedileg fejlesztett rendszerekre jellemző speciális funkcionalitás kialakítását a dobozos termékekre jellemző gyors beverethetőséggel ötvözi. Ez annak köszönhető, hogy az e4 magját adó keretrendszer jól elkülöníthető rétegekből (prezentációs, az üzleti logika, valamint objektum és adattár, továbbá konfigurációs és biztonsági rétegekből) épül fel – mondta Molnár András, konzultációs és szolgáltatási igazgató. A rendszer minden funkciója a konfigurációs rétegből teszi a működéshez szükséges metaadatokat, így bevezetésekor a tényleges testreszabás nem programozási feladatot, hanem a legtöbb esetben csak konfigurálást jelent. Az e4 a Microsoft .NET Framework 2.0 fejlesztőkörnyezetében készült, többrétegű alkalmazás, amely XML alapú kommunikációra képes. Kiszolgáló oldalon Microsoft platformokon fut, míg ügyféloldalon akár vékony kliensekről elérhető, segítségével platformfüggetlen megoldás is kialakítható. A rendszer minden elterjedt adatbázis-kezelővel, továbbá a Microsoft csoportmunka-támogató és folyamatintegráló alkalmazásaival (például a Share Point Portal Server és BizTalk Server) is együttműködik. A MINOR dokumentumkezelő megoldása túlmutat az egyszerű iktatás, szignálás és nyomkövetés funkcióin, mivel a munkafolyamatok végrehajtását a teljes ügyanyagra kiterjedően támogatja. Az e4 mind a tömeges, kötegelt, mind az egyedi, kis tételes feldolgozási folyamatokra megoldást kínál. A dokumentumok keresése elvégezhető a leíró információkra való keresés vagy teljes szöveges keresés formájában is. Az e4-ben egyedi keresési sablonok készíthetők, ami a keresés rugalmasságát és hatékonyságát növeli. A teljes rendszer biztonságáért felelős réteg kezeli a felhasználói törzset és a jogosultságokat, egységes, teljes körű naplózási funkciója van, és az elektronikus aláírás használatának alapjait is megteremti. A MINOR olyan nemzetközi és hazai szabályozások, szabványosítási és egységesítési ajánlások figyelembevételével alakította ki e4 rendszerét, mint az európai uniós MOREQ és a hazai közigazgatási eljárásról szóló törvény (KET). Az e4 bevezetését, használatának elsajátítását és üzemeltetését a MINOR szabványos projektvezetési és üzemeltetési módszertannal támogatja. A MINOR elsősorban a nagy közhivataloknak és önkormányzatoknak szánja e4 iratkezelő és irodaautomatizáló rendszerét, amelyet ASP (alkalmazásszolgáltatói) modell keretében kistérségi társulásoknak és kisebb szervezeteknek is kínál.
Egy új szereplő: DocuWare
Az 1988-ban alapított német DocuWare AG hasonló nevű dokumentumkezelő rendszerét 1500 szervezet használja a világ 50 országában, Magyarországon azonban csak nemrégiben jelent meg a BankSoft forgalmazásában. A rendszer működhet egygépes installációként és hálózati telepítéssel is. Utóbbi esetben egy vagy több központi Serverre kerül az adatbázis és a dokumentumtár, felhasználói oldalon pedig klienseket telepítenek. A rendszer interneten keresztül, webes felületről is elérhető, illetve terminálgépeken is működhet. A DocuWare jellemzően Windows alapú, a dokumentumtár és az ügyfélprogram is ezen a platformon fut. Az adatbázis bármilyen ODBC-felületű adatbázis lehet, de a DocuWare rendszer árában az MS SQL Server is benne foglaltatik. A DocuWare egyéb szolgáltatásai (szöveges keresés, MS Office integráció, MAPI levelezés támogatása) szintén windows-os környezetet igényelnek. A DocuWare igazából nem iktatórendszer. A dokumentumokat – amelyek lehetnek beszkenneltek, elektronikusan előállítottak, e-mailek stb. – egy közös dokumentum poolban tárolja egy tetszőlegesen kialakított, legfeljebb 24 mezes indexstruktúra szerint. A dokumentumokat az indexértékek alapján keresheti vissza az arra jogosult felhasználó. A tárolt dokumentumok bármikor kinyomtathatók vagy e-mailben elküldhetők. TIF-formátumban tárolják őket, és a felhasználók feljegyzéseket, rajzokat, hangmegjegyzéseket főzhetnek hozzájuk, illetve pecséttel láthatják el, amellyel a dokumentum egy vagy több indexértéke, például státusa is megváltoztatható. A papír alapú eredetik beolvasásakor OCR útján a dokumentum megadott részei vagy egésze szövegállományban olvasható, a felragasztott vonalkód felismertethető, illetve ezek az értékek automatikusan átemelhetek az indexmezőkbe. A felhasználók, csoportok külön jogokat kaphatnak az archívum eléréséhez, illetve más-más funkciókkal ellátott klienseket használhatnak. A jogosultságok az indexmezők értékei szerint is kiadhatók. A határidőt mint indexértéket lehet felvinni, figyelni, de ezek lejáratáról a rendszer nem küld külön értesítést. A BankSoft a felhasználó igényének és folyamatainak felmérése után javaslatot tesz a kialakítandó megoldásra a szükséges modulok és hardverelemek tekintetében, majd a megoldást minden elemével leszállítja, konfigurálja és betanítja. A DocuWare magyarországi forgalmazója ajánlatában megad egy 12 hónapos támogatási és karbantartási díjat, amely tartalmazza a frissítések telepítését, valamint a telefonos támogatást és tanácsadást.
2005. október 25. – Számítástechnika
