Fokozatosan, amint a menedzsment „nyugati“ szemlélete elterjedt (pl. az idő = pénz), az időmenedzsment a menedzserek nagyon fontos témájává vált.
Nagyon sokan állítják, hogy napjaikat beosztják, jól megszervezik. „Nagyon szervezettek” mondják, „Tudják, hová mennek, és mit akarnak”. Ha valaki igazán így érzi, akkor a kisebbséghez tartozik. A legtöbb embert nagyon zavarja, ha egy napja nem telik hatékonyan. Mindenki többet szeretne elvégezni egy nap alatt.
Ha nem tudjuk rendesen megszervezni a munkaidőnket, azt gyakran az ember fia ( vagy lánya) is gyakran megsínyli. Ezzel természetesen nem csak arra utalok, hogy a rengeteg stressz és munka miatt nagyon korán kiéghetünk, hanem arra, hogy a családban is rengeteg probléma adódhat abból, ha valaki elhanyagolja a családját a munkája miatt. Az egyetemi évek alatt ha nem is a magunk, de szüleink, ismerőseink révén biztosan találkozunk ezzel a problémával.. A kapcsolatokat ápolni kell, mert különben tönkremennek, ez manapság gyakran előfordul, és nagyon könnyen ráfogjuk az időhiányra.
Amint már említettem sokan azt hiszik, hogy jól szervezettek a munkanapjaik. Pedig rengeteg időt töltünk felesleges dolgokkal. Ezt egy kis odafigyeléssel ki tudjuk küszöbölni.
Mindegy, hogy milyen szerepet töltünk be a munkahelyi hierarchiában, nem árt, ha évente legalább egyszer feltérképezzük mindennapjainkat. Duncan amerikai szerző, azt javasolja legújabb könyvében, hogy néhány napon át vezessünk munkahelyi naplót, jegyezzük le minden egyes tevékenységünket, és akkor feketén-fehéren látszani fog, mire ment el 8, 10 vagy adott esetben 16 óra.
Kiderülhet az is, hogy mely időszakokban vagyunk teljesítőképességünk csúcsán, és mikor hagy alább a kreatív vagy mennyiségi alkotókedv. Egy amerikai szerző, Franklin Covey azt tanácsolja, hogy úgy tekintsünk az időmenedzsment elemeire, mint “kavicsokra és sziklákra egy hegyi patakban”.
A leggyakoribb időhúzó tényezők, amelyeket meg kell határozni
Az időmenedzsment munkához való felhasználása esetében fontos tudnunk, hogy a személyi menedzsment milyen vonatkozásait kell fejleszteni. Az alábbiakban felsoroltam a leggyakoribb okokat, amelyek csökkentik a munkahelyi hatékonyságot.. Ezeket nevezhetjük „Időrablóknak”. Az előadáson felsoroltuk ezeket, ezért most nem térek ki külön rájuk.
Amint már említettem sokan azt hiszik, hogy jól szervezettek a munkanapjaik. Pedig rengeteg időt töltünk felesleges dolgokkal. Ezt egy kis odafigyeléssel ki tudjuk küszöbölni. Szerencsére vannak stratégiák, amelyeket használni lehet az idő menedzselésére, hogy az ember szabályozottabb legyen és csökkentse a stresszt. Ezért elemeznünk kell a saját időnket, hogy feltárhassuk az okokat, és a megoldásokat.
A következő tanácsok segíthetnek a helyes időbeosztásnál
Állítsunk fel prioritásokat
Minden feladat, munkahelyi e-mail előtt tegyük fel magunknak a kérdést, menynyire fontos: azonnal elintézendő, várhat a megoldás, vagy nem kell vele feltétlenül foglalkozni. Gondoljuk át saját céljainkat, ne csak mások céljaihoz alkalmazkodjunk. Tanuljunk meg nemet mondani. Ezek a módszerek nem csak a hatékonyságunkra, hanem a motivációnkra is érezhető hatással lesznek, hiszen nagyon visszavetheti a munkakedvet, ha úgy megy el a nap, hogy értelmetlen munkának érezzük teljesítményünket. Jobb érzéssel szakadunk el a számítógépünktől egy eredményes nap után.
Tervezz előre!
Ha a munkaidő utolsó perceiben tervet készítünk a következő napra, jobban átláthatjuk feladatainkat, és időt takaríthatunk meg. Hogy mennyi időt tervezzünk, az pozíciótól függően eltérő lehet. A felső vezető ideje nyolcvan százalékát is megtervezheti, míg a kötöttebb munkát végző ügyfélszolgálatosnál húsz százalék is sok lehet.
Ha leírjuk a következő nap időtervét, az már elköteleződést is jelent, a megvalósítás pedig könnyebb lesz. Ha befejeztünk egy-egy feladatot, különös öröm lehet kipipálása vagy kihúzása. Egy nemrég készült felmérés szerint az emberek öt százaléka látja maga előtt a napi feladatokat leírás nélkül, a nagy többségnél azonban tudatosítani kell, amelyhez jó módszer az írásbeli rögzítés, a vizuális megjelenítés. Ennek a megoldásnak nagy előnye, hogy a felszabaduló időnket is jobban ki tudjuk használni. Akinek nincs terve a következő munkanapra, az általában a felszabaduló idővel sem tud mit kezdeni.
Ne túl sok feladatot!
Nem tanácsos irreális időterveket összeállítani, pihenőidők nélkül mindent egy napba besuvasztani. Aki túl sokat tervez, és sok mindent nem sikerül megvalósítania, frusztrált lesz, úgy érzi, elúszik a feladatokban, pedig csak a valóságtól elrugaszkodva állította össze időrendjét.
A tudományos feltételezés szerint a tervezés titka, hogy a legtöbb irodában már működő elektronikus naptár frissítetten, szabványos felületen (egységes programmal), a munkatársakkal megosztott környezetben legyen elérhető minden hordozható és fixen telepített irodai eszközön (mobiltelefonon, kézi számítógépen, asztali komputeren). Ezen kívül szüksége van egy kiváló asszisztensre, aki ideális esetben a programokat úgy szervezi, hogy mindegyikre megfelelő idő maradjon, és a – külső tárgyalások esetén – bejárandó útvonalra is figyelemmel van, különben munka helyett utazgatással telne a nap.
Előre a nehezebbel!
A legtöbb esetben az a leghatékonyabb, ha a legnehezebb feladattal kezdjük a napot. Ekkor még jobb a koncentrálóképességünk, több az energiánk, míg az apró dolgokat könnyebb elintézni, és az a veszély sem áll fenn, hogy elkalandozunk a lényegtelenben. Arról nem is beszélve, hogy lelkesebben állunk neki délután a könnyebb munkáknak, akár fáradtabban is, annak a fényében, hogy nehezebb feladattal már végeztünk.
Minden feladatot rangsorolj!
Ha munkánkat hatékonyan akarjuk végezni, különbséget kell tenni lényeges és lényegtelen információ között, valamint rangsorolni kell a beérkező feladatokat. A rangsorolásra elterjedt módszer az ‘ABC metódus’, mellyel négy csoportba sorolhatjuk a keletkező munkát: a., azonnal el kell intézni, b., nekünk kell elvégezni, de nem annyira sürgős, c., kiosztható másnak (már, ha van beosztottunk), d., szemétkosárba való.
Az időgazdálkodásról szóló kutatások alapján a munkanap 60 százalékára érdemes munkát tervezni, 40 százalékot pedig váratlan vagy spontán tevékenységekre szabadon kell hagyni: nyolc órás munkanapot alapul véve tehát 5 órára tervezzünk előre.
Feladatok és értékteremtés
A feladatok és a fontos, értékteremtéssel járó döntések száma nincs összhangban egymással. Kutatások alapján az “A” kategóriába sorolt, nagy horderejű döntést képviselő tennivalók az összes feladatoknak csupán 15 százalékát teszik ki, ám értékteremtésben 65 százalékot képviselnek. Tehát nagyon fontos felismerni és az első csoportba sorolni a legfontosabb tennivalókat, hiszen nagy mértékben ezen múlik az összteljesítmény.
A másoknak kiadható, “C” kategóriába sorolandó feladatoknál, éppen fordított a helyzet. Ezek képviselik az összes feladat 65 százalékát, ám értékteremtésben csak 15 százalékos a hatásuk.
A telefon
A telefon – a legjobb kommunikációs eszközünk – lehet a hatékonyságunk legnagyobb ellensége, ha nem tudjuk szabályozni, feltart bennünket.
Tervezd meg a bejövő telefonhívásokat
Készíts egy rövid feljegyzés arról, hogy mit akarsz mondani és mit akarsz megtudni. Ezzel később időt lehet megtakarítani. Ha több hívást kell végezned, tedd meg mindet egyszerre.
Ha valakit nem találsz meg, találd meg a legjobb időpontot, amikor visszahívhatod vagy hagyd meg a számod. Tanulj meg világos üzenetet hagyni a hívott fél üzenetrögzítőjén. Mindig hagyd meg a nevedet és azt a számot, amin a visszahívást szeretnéd kapni.
Bejövő hívások
Soha ne fogadd, egyezz meg a hívóval, hogy visszahívod, vagy hagyjon neked üzenetet.
Ha dolgozni akarsz egy feladaton, kapcsold be az üzenetrögzítőt vagy végeztesd el a hívásokat az asszisztenseddel, ha van.
Mondd meg a hívónak, ha kevés az időd.
Ha olyan hívásod van, ahol információt kérnek tőled, ne add meg rögtön, ne akkor keresd, hanem egyezz meg egy későbbi visszahívás időpontjában, amikor neked jobban megfelel.
Elemezd az időd helyes használatát.
Elég időt töltünk azokkal a projektekkel, amelyek lehet, hogy nem most fontosak, de ezekre a dolgokra később szükségünk van a fejlődésünkhöz vagy a karrierünkhöz? Ha folyamatosan azt kérdezed magadtól „Mi most a legfontosabb munka, amit
el kell végeznem?” ez segíteni fog abban, hogy a „fontos feladatokra”’ figyelj és leállítsa azoknak a feladatoknak a végzését, amelyek fontosnak tűnnek (vagy kellemes végezni), de a céljaid elérése szempontjából nincs jelentőségük.
Bizonyosodj meg arról, hogy elegendő időt adsz magadnak a feladat elvégzésére, vedd figyelembe a napi szüneteket, más elfoglaltságokat.
Fixáld le minden munka határidejét és ragaszkodj hozzájuk (a feladatra csak annyi időt hagyj, amennyit arra megállapítottál)
Próbáld elvégezni egy kijelölt időpontban az olyan munkákat, mint a levelezés átnézése, beszélgetés a főnökkel vagy a személyzettel, számítógépes üzenetek átnézése, stb.
Próbálj meghatározni egy időszakot, amikor nem szeretnéd, ha zavarnának és ragaszkodj ehhez. Csak igazi vészhelyzetben tegyél kivételt. Próbáld befejezni a munka egy részét ebben a zavartalan időben
Abban az időszakban tarts szüneteket, amikor nem tudsz hatékonyan dolgozni.
A látogatók elbocsátása
A három leghalálosabb szó, ami elrabolja az időt „Van egy perced”. Mindenkinek van bűnös kollegája, főnöke, munkatársa. Annak a megtanulása, hogyan bánj a félbeszakításokkal, egyike a legjobb gyakorlatoknak, amit megtanulhatsz.
Állapítsd meg azonnal, miért jöttek hozzád látogatóba.
Állj, amikor belépnek a szobába, így nekik is állva kell maradniuk.
Ha személyesen kell foglalkoznod velük, javasolj egy későbbi megbeszélést egy neked megfelelő időpontban.
Határozd meg pontosan a beszélgetés idejét. Ha van titkárnőd, egyezz meg vele pontosan arról, hogy ki mehet hozzád, és kivel kell neki foglalkoznia.
A rendetlen íróasztal
Amikor befejezted ennek a fejezetnek az elolvasását, nézz az íróasztalodra. Ha csak kevesebb, mint a 80%-át látod az asztalodnak, akkor valószínűleg az „íróasztal stressz”-től szenvedsz. A leghatékonyabb emberek tiszta íróasztalnál dolgoznak. Az íróasztalon lévő összes papír csak zavar és elvonja a figyelmedet arról, amivel kellene most foglalkoznod. Rendezd a papírokat különböző irattartókba („be”, „ki” „vár”, „file”) és helyezd őket valahová máshová (ne az íróasztalodra). Az asztalodon csak a jelenlegi feladattal kapcsolatos papírok legyenek.
Dobd el az összes nem lényeges dokumentumot (gyakran majdnem a papírok 85%-a ilyen). Rendezd újra, ha szükséges, és használj színes kódokat stb.
Összefoglalva
Az időmenedzsmentet (vagy önmenedzsmentet) nem nehéz megérteni, de hacsak nem következetesen építjük be az időmenedzselési technikákat a napi munkánkba, akkor csak részlegesen (vagy nem) érünk el. A feladat az, hogy megtanuljuk, hogyha több időt töltünk az időnk és tevékenységeink megtervezésével, több időnk lesz ezekre a tevékenységekre. A célok felállításával és az időhúzó tényezők kiküszöbölésével, és ezt mindennap elvégezve, több időnk lesz a héten olyan emberekkel eltölteni, és olyan tevékenységeket végezni, amelyek a legfontosabbak számunkra. Azért választottam az időmenedzsment témát, mert nagyon fontosnak találom az időnk helyes beosztását. A saját tapasztalataim szerint túl kevesen alkalmazzák ezeket a kézenfekvő módszereket a mindennapjaik megkönnyítése céljából.
