A menedzseri hatékonyság növelésének új útjai (1999)

A nagyobb személyes hatékonyság szükségessége

A modern technológia és a kifinomult termelés menedzsment módszerek alkalmazása következtében a termelékenység hihetetlen mértékben nőtt a feldolgozó iparban az elmúlt évtizedek során. A fehér galléros termelékenység növekedése ugyanakkor – a gyorsan fejlődő információs és telekommunikációs technológia dacára – jóval alacsonyabb volt. Ennek egyik legfőbb oka az, hogy amíg az alkalmazottak általában jól képzettek saját szakterületükön, ritkán részesültek olyan képzésben, amely a hatékony munkavégzési és önszervezési módszerekről szól. A gyorsuló életritmus, a kevés vezetői szinttel működő szervezetek, a rengeteg információ mind-mind nehézségek forrása a menedzserek számára. A végeredmény a sok túlmunka, a stressz és általában egyensúlyvesztés az életben. Számos példa van olyan vállalatokra, amelyek ugyanabban az iparágban tevékenykednek, méretük hasonló, csakúgy mint az általuk használt technológia, a rendelkezésre álló tőke, stb. Mégis, egyikük mint komoly nyereséget felmutató vállalat kerülni ki a versenyből, míg a másik tartósan veszteséges és a felszámolás irányába tart. Az esetek jó részében a fő megkülönböztető tényező a menedzserek – elsősorban a felső vezetők – kompetenciája. A szükséges kompetenciák nagymértékű átfedést mutatnak azzal a kompetencia halmazzal, amelyre a legmegfelelőbb kifejezés a személyes hatékonyság vagy személyes termelékenység.

A személyes termelékenység (legmagasabb szintjén személyes leadership) átfogóbb és messzebb mutató diszciplína, mint az időgazdálkodás és az iratkezelés. Amennyiben a menedzserek nem rendelkeznek elegendő tudással és megfelelő készségekkel ezen a területen, akkor mind hatékonyságuk, mind az eredményességük alacsony lesz, ezek összes – a vállalatra és magura nézve is – negatív következményével.

Az agyonhajszolt, stresszes menedzsereknek egyszerűen nincs elegendő idejük arra, hogy szembenézzenek vállalatuk legfontosabb kihívásaival, mivel többnyire belevesznek a napi munka részleteibe. A bejövő iratokkal kapcsolatos mindennapi küzdelem, a szükséges információk időrabló keresése, a munka gyakori megszakításai a koncentráció hiányához, lekésett határidőkhöz és végeredményben alacsony személyes – és ezzel összefüggésben – alacsony szervezeti hatékonysághoz vezet. Persze joggal tehetjük fel a kérdést: hogyan is tudna egy menedzser hatékonyan vezetni egy vállalatot vagy annak egy egységét, ha saját személyes munkáját is képtelen megszervezni?

Szerencsére van kiút ebből a csapdából. A helyes elvek, amelyek jó rendszerekbe vannak ágyazva és megfelelő eszközökkel vannak támogatva, visszahozhatják azt az időt, amikor a munkát élvezni tudjuk és a magánélet is visszatér rendes kerékvágásába.

Egy újonnan létrehozott szervezet vezetőjeként – amely megalakulása pillanatában egy nagy nemzetközi menedzsment know-how transzfer projektért lett felelős – magam is olyan kihívásokkal szembesültem, amely a hét hat napján napi 12 óra munkához vezetett. Miután felismertem, hogy pusztán a keményebb és gyorsabb munka nem oldja meg a problémákat, erőfeszítéseket tettem – és bizonyos sikereket is elkönyvelhettem – az időgazdálkodási módszerek elsajátítása és alkalmazása tekintetében. Később figyelmem a személyes hatékonyság általános elvei felé fordult, valamint fokozott mértékben kezdtem a modern információ- és telekommunikációs technológia vívmányait – különösen a személyes digitális segédeket (personal digital assistants, PDS) – használni. A cikk hátralevő részében az alkalmazott elveket, saját és más termelékenységi “harcosok” tapasztalatát fogom megosztani az olvasóval.

 

A személyes termelékenység elvei és gyakorlata

Az időgazdálkodás korábbi három generációja közelebb vitt bennünket ahhoz, hogy hatékonyabban dolgozzunk és javuljon mind a munkával töltött, mind a magánéletbeli életminőségünk. Ugyanakkor igazi áttörést csak a Steven Covey “First Things First” című, a New York Times bestseller listáján is szereplő könyvében bemutatott negyedik generáció hozott. A szerző bemutatta az előző generációk és megközelítések csapdáit. Ezeknek a gyökere többnyire az egyes időgazdálkodási módszerek túlhangsúlyozása. A javítás legfontosabb területe az új generáció szilárd elvekre történő alapozása.

Most mind a magánéletben, mind a munka során jól alkalmazható elvek, paradigmák és gyakorlatok felsorolása következik. Ez a lista Kerry Gleesonnak, a Személyes Hatékonyság Programja (Personal Efficiency Program, PEP) kidolgozójának a józan észre támaszkodó bölcsességeit is tartalmazza:

• Tudd, hogy mi az, aminek igazán értéket tulajdonítasz, s ezek az értékek legyenek harmóniában a természeti törvényekkel!
• A választás (döntés) pillanatában integritással cselekedj – ne pusztán reagálj az eseményekre!
• Értékeld az embereket és használd az egymástól való kölcsönös függőségből származó szinergiát!
• Az életedet az alapvető emberi szükségletek és képességek (kapacitások) köré szervezd!
• Létesíts egyensúlyt a legfontosabb személyes és munkahelyi szerepeid között!
• Nem elég, hogy a vállalatod rendelkezik megfogalmazott küldetéssel és jövőképpel – dolgozd ki személyes küldetésedet és jövőképedet!
• Rendszeresen tűzz ki célokat magad elé!
• Tervezz, cselekedj (vagy delegálj) – és ne feledkezz meg a követésről!
• Rendszeresen tervezz (a heti perspektíva a legmegfelelőbb)!
• Koncentrálj arra, hogy a fontos dolgokon munkálkodj a sürgősek helyett (és tudd, hogy mi a különbség ezek között!)!
• Ha valamit meg kell tenned, próbáld azonnal megtenni (például egy papírral lehetőleg csak egyszer foglalkozz)!
• Ha a tennivaló túl nagy ahhoz, hogy most azonnal végezz vele, tűzz ki egy időpontot az elvégzésére és ha szükséges oszd fel kisebb egységekre a munkát!
• A kisebb, rutin jellegű tennivalókat egy csoportba gyűjtve végezd el!
• Rendszeresen delegálj (adj át munkát másoknak)!
• Mindennek legyen meg a helye, oda tedd a dolgokat, ahová tartoznak és ne hagyj rendetlenséget magad után (ez vonatkozik az íróasztalra is)!
• Jegyezd le tennivalóidat, terveidet, ötleteidet, információidat, hogy a fejedet kreatív gondolkodásra tudd használni!

A fenti elvek és gyakorlatok jelentős részét rendszeresen használják a termelésben dolgozók, akik persze ezekre saját terminológiájukat használják, mint például: a PDCA (plan, do, check, act – tervezz, végezd el, ellenőrizz, cselekedj) vagy más néven Deming-kerék, 5S (a rend és tisztaság megteremtésének és fenntartásának japán módszere), folyamatos fejlesztés kis lépésekben (japán nevén: Kaizen) – hogy csak néhányat említsünk.

Bár ez a cikk a továbbiakban az önszervezés “high-tech” (fejlett technológiára támaszkodó) módjára koncentrál, feltétlenül szükséges hangsúlyozni, hogy a legmagasabb prioritása annak van, hogy helyes elvek alapján éljünk és dolgozzunk. Nem szabad elfelednünk, hogy aki a szokásos (nem fejlett technológiára alapuló, papír alapú) környezetben nem képes jól szervezett lenni, az a high-tech környezetben is képtelen lesz arra. Már csak azért is, mivel ahhoz, hogy a high-tech eszközök segíteni tudjanak az önszervezésben, először ezeket az eszközöket kell “megszerveznünk”! Ennek során jó gyakorlat az, ha elektronikus rendszerünk mintegy tükörképe az iratkezelő rendszerünknek. De hogyan is néz ki egy praktikus iratkezelési rendszer? Kezdve az íróasztal lapjával, azon nem célszerű, hogy néhány alapvető dolgon felül más is legyen. Ilyenek a telefon, a személyi számítógép (PC) és néhány papírtároló tálca és végül az a dosszié, amely tartalmával jelenleg dolgozunk.

• a BEJÖVŐ iratok tálcája azokat a papírokat tartalmazza, amelyek röviddel ezelőtt kerültek íróasztalunkra
• a FÜGGŐBEN tálca olyan dolgokat tartalmaz, amelyeket megpróbáltunk azonnal elintézni, de ezt rajtunk kívül álló okokból nem tudtuk véghezvinni (pl. valaki mástól várunk információt) – tehát ez nem a halogatás eszköze
• a KIMENŐ tálca a már kezelt, de még át nem adott papírok ideiglenes tárolására szolgál
• amennyiben jelentős méretű saját magunk által kezelt irattárral rendelkezünk, akkor kell egy LEFŰZENDŐ nevű tálca is
• ha sok elolvasni valóval rendelkezünk, használjunk egy OLVASNIVALÓ nevű tálcát
• bizonyos munkakörökben szükségünk lehet még egy-két speciális funkciójú tálcára is

 

Az igazán hatékony vezető úgy hagyja el az irodáját a munkaidő végeztével, hogy a tálcák üresek. Ez alól a LEFŰZENDŐ tálca lehet kivétel. Amennyiben nem gyűlik össze ebben nap mint nap sok irat, akkor elegendő hetente egyszer – célszerűen péntek délután – dossziékba tenni az iratokat. Koncentrált munkavégzésre nem az otthonunk a megfelelő hely és nem a szabadidőnk a célszerű idő. Talán csak az OLVASNIVALÓ tálca tartalmának hazavitele megbocsátható.

De hogyan is tároljuk papírjainkat dolgozószobánkban?

• hozzánk legközelebb – lehetőleg karnyújtásnyi távolságon belül – helyezkednek el a munka dossziék (irattartók), melyek a jelenlegi feladataink, projektjeink anyagait tartalmazzák, továbbá a gyakran szükséges információ források is ide kerülnek
• az olyan papírok, amelyekre időről időre szükségünk van, de nem tartalmaznak elvégzendő feladatot, ún. referencia dossziékban vannak, és valahol az irodán belül találhatók meg
• amíg az iratok nagy részét központilag kell archiválni, sokunknak vannak saját archivált anyagokat tartalmazó dossziéi, de ezeket nem feltétlenül saját irodánkban érdemes tartanunk
• személyes anyagaink számára általában egy egyszerűsített dosszié struktúra és iratkezelési rendszer is megfelelő, és természetesen ezen dossziék túlnyomó többségét otthonunkban tartjuk

Ami a használat tipikus gyakoriságát illeti, a tálcák napi használatra vannak szánva, az egyes munkadossziékat tipikusan hetente használjuk, a referencia dossziék használatára a havi gyakoriság jellemző, míg az archív dossziékat jó, ha évente egyszer vesszük elő ismét. Még egy általános megállapítást lehet tenni, miszerint minél ritkábban van szükség az iratok ismételt elővételére, annál erősebben rögzítettek tároló helyükben (jellemző, hogy a munka iratokat függő iratgyűjtőkbe, a referencia és archív anyagokat pedig dossziéba (gyakran fűzős dossziéba) tesszük.

Fontos észrevennünk, hogy amíg a tálcák és a munkadossziék többnyire tennivalókat tartalmaznak, addig a referencia és az archív dossziék szinte kizárólag információkat tartalmaznak. Az eddig elmondott elvek és gyakorlatok figyelmen kívül hagyása garantáltan a munka folyásának és a papírok természetes áramlásának akadályoztatásához vezet. Ennek egyik jól látható jele a papírok íróasztal tetején és sok más helyen (ablakpárkányon, székeken, szekrények tetején, stb.) való felhalmozódása.

Az itt ismertetett rendszer (ezen belül is főleg a tálcák használatának) egy további előnye az, hogy erősíti azon szokásunkat, hogy gyors döntéseket hozzunk (az időgazdálkodási problémák igen jelentős része a lassú és körülményes személyes döntéshozatali mechanizmusra vezethető vissza), továbbá azt is, hogy az iratokat oda tegyük, ahová valók és ahol a későbbiekben könnyen megtaláljuk azokat.

Egy bejövő irat (papír) kezelésével kapcsolatban korlátozott számú választásunk van:

• cselekszünk (a tennivalót elvégezzük, vagy legalább is addig haladunk előre az elvégzésben, ameddig csak lehetséges)
• elolvassuk (itt a munkavégzés tárgya többnyire pusztán az információ szerzés)
• tovább küldjük valakinek (delegálás)
• tároljuk (munka, referencia vagy archív dossziéban)
• kidobjuk (minél gyakrabban tegyük ezt!)

Én személyesen használok még egy olyan – “aszalónak” nevezett – fiókot is, amelybe gyorsan elavuló információt tartalmazó anyagokat teszek – ezeket az anyagokat sokan dossziéba tennék (pl. hírlevelek, ajánlkozások, olyan levelek és emlékeztetők, amelyeket nem igazán akarunk megtartani, de küldője még érdeklődhet nálunk ezekkel kapcsolatban, stb.). A három hónapnál régebbi anyagokat többnyire mérlegelés nélkül kidobom.

Egy másik fontos kérdés az, hogyan soroljuk iratainkat megfelelő dossziékba és milyen nevet adjunk a dossziéknak? A javaslatom az, hogy először is meg kell határoznunk a magánéletben és a munkában “játszott” lényeges szerepeinket, mint pld. osztályvezető, az igazgató informatikai tanácsadója, szülő, kiskert tulajdonos, a családi pénzügyek felelőse, stb. Azt elkerülendő, hogy túl sok szerepünk legyen (több mint 7), érdemes minden szerep alatt még alszerepeket, sőt időnként funkciókat és projekteket definiálni. A dossziékat a funkciók és projektek alapján célszerű elnevezni. Amennyiben egy alszerephez csak kevés irat tartozik, az alszerep nevével célszerű egy összevont dossziét létrehozni.

Egy jól szervezett menedzser bizonyára használ egy jó határidő naplót, melyet állandóan magánál tart. Sokan használnak egyszerű határidő napló vagy jegyzetfüzet helyett márkás, papír alapú szervező segédeszközöket (organiser). Ezek az eszközök nyilvánvalóan nagy lépést jelentenek előre. Egy ilyen segédeszköz használatának megtanulása ugyanakkor nem kevés időt igényel, már amennyiben valaki ki szeretné használni a legtöbb általa nyújtott lehetőséget. Gyakran megtörténik, hogy az emberek kidobják vagy üresen tárolják a legtöbb forma nyomtatványt, és csak néhány igazán fontosat használnak.

 

A személyes hatékonyság növelésének high-tech módja

Amint elmondhatja magáról, hogy a nem információs technológiai területeken már jól szervezett, folytathatja a munkát a high-tech területen. A munkát kezdjük személyi számítógépünkkel. Néhány javaslat:

• a könyvtár és az iratrendező struktúra kövesse a papír alapú rendszerünk struktúráját (be / ki / függő / olvasnivaló, továbbá munka-, referencia- és archív könyvtárak), amikor csak ennek értelme van
• a főkönyvtárból nyíló alkönyvtárak nevei jó, ha megegyeznek a papírmappák neveivel
• a jegyzetfüzet jellegű vagy tennivalóink gyűjtésére használt fájlokban – melyek nem kötődnek egy-egy szerephez – a szerep (alszerep, funkció, projekt) nevét kategóriák képzésére használjuk (ez megkönnyíti a téma szerinti csoportosítást)
• a fájlokat témájuk szerint célszerű a könyvtárakba és iratgyűjtőkbe helyezni, nem pedig a típusuk (kiterjesztésük) alapján (pl. dokumentum, kép, e-mail üzenet)
• amennyiben az a szoftver alkalmazás nem eléggé rugalmas e tekintetben (tipikus példa az elektronikus levelező szoftver), a korábbi alapelveknek megfelelően célszerű egy egyszerűsített mappa struktúrát létrehoznunk (szerepek, aktualitás, stb.)
• a számítógép asztalt (desktop) szintén célszerű rendben tartani (az új MS Windows vagy hasonló operációs rendszerekkel ez nem túl nehéz)

Az olyanok számára, akik többnyire íróasztaluknál vagy annak közvetlen közelében dolgoznak, általában elegendő egy szokásos (asztali) személyi számítógép, de azért a szokásosan használt szövegszerkesztő és táblázatkezelő alkalmazásokon kívül célszerű még komolyan fontolóra venni néhány más alkalmazás használatát, mint például:

• egy személyi információs menedzser (personal information manager, PIM) – ez lehet különálló, vagy más irodai alkalmazáscsomagba integrált (további részleteket lásd a személyi digitális segédeszközök résznél)
• a vállalati hálózatra csatlakozást lehetővé tevő szoftver (ez meglehetősen általános már manapság)
• az információk másokkal történő megosztását lehetővé tevő csoportszintű alkalmazás (groupware) – a hálózati alkalmazás gyakran már tartalmazza a feltétlenül szükséges funkciókat
• a vállalati hálózaton vagy esetleg modemen keresztül a külvilággal való kommunikációt lehetővé tevő funkciók (Web hozzáférés, e-mail, hang posta, faxok küldése és fogadása)

Aki sok időt töltenek irodájukon kívül, gyakran vannak úton, elkerülhetetlen (vagy legalább is rövidesen elkerülhetetlenné válik) néhány más eszköz használata:

• notebook számítógép (hordozható PC) modemmel
• személyi digitális segítő (PDA)
• mobil telefon (lehetőleg a notebookhoz vagy PDA-hoz történő csatlakoztatást lehetővé tévő interfésszel)
• esetleg egy smart telefon (ez egy mobil telefon és egy egyszerű PDA funkcióinak kombinációját jelenti)

Nehéz számba venni az összes lehetséges kombinációt. Sokan az “út közben” szükséges számítástechnikai és kommunikációs funkciók alapos mérlegelése után maguk határozzák meg a legmegfelelőbb kombinációt. Elvileg elégséges lehet mindössze egy nagyteljesítményű notebook használata mind az irodában, mind otthon és a kiküldetések során. Ennél jóval gyakoribb, hogy az embereknek íróasztalukon egy asztali számítógép van, de rendelkeznek egy notebookkal vagy PDA-val is, melyek információ továbbítására és fogadására alkalmas eszközökkel kerültek kiegészítésre. Az “út harcosa” sok munkáját elvégezheti irodáján kívül is. Hogy csak néhányat említsünk:

• használja kedvenc szoftver alkalmazásának teljes vagy egyszerűsített változatát
• személyi információs menedzsert használ (a legjobb, ha ez az irodai PC-n futó program egy változata, amelyeket rendszeresen szinkronizál egymással, hogy mindkét eszközön folyamatosan rendelkezésre álljanak a legfrissebb információk is)
• megbeszélések és előadások alkalmából jegyzeteket készít
• emlékeztetőket, jelentéseket, javaslatokat és ajánlatokat ír meg
• bejelentkezik a vállalati számítógép hálózatba, hogy hozzáférjen az ügyfél adatbázishoz, elektronikus levelezéséhez, stb.
• az Internetre csatlakozik (World Wide Web, elektronikus levelek írása és fogadása, fájlok átvitele)
• multimédia prezentációkat tart
• feljegyzi az út során felmerült költségeket
• adatokat gyűjt

 

Személyi Digitális Segédek – egy új világ

Mivel ki szeretném emelni ezeknek a kis eszközöknek a forradalmi jellegét, egy különálló részt szentelek ezeknek. Két olyan erőforrás van, amiről úgy érezzük sohasem elég: a idő és a pénz. Ezek a kis eszközök kiváló lehetőséget teremtenek arra, hogy ezeket ellenőrzésünk alatt tartsuk és legjobban hasznosítsuk. A korábbi változatok, mint például a HP 200LX, a Newton MessagePad, vagy PSION mind saját, speciális operációs rendszerrel rendelkeztek. Manapság a kézi számítógépek (handheld computers, H/PC) gyártók egy széles köre a MS Windows operációs rendszer egy egyszerűsített változatával szereli fel gépét (Windows CE), ami nyilvánvalóan lerövidíti a felhasználók számára a használatba vétel idejét.

A Windows CE operációs rendszer alatt működő kézi számítógépek (H/PC) – többi társukhoz hasonlóan – számos beépített szoftvert tartalmaznak, melyeket azonnal (installáció nélkül) használhatunk. A kis gépek mérete és más jellemzői egymástól gyakran eltérőek:

• a notebook méretű H/PC Pro gépek teljes VGA méretű képernyővel és elég nagy méretű billentyűzettel rendelkeznek
• a normál méretű H/PC-k fél VGA méretű képernyővel és kisméretű billentyűzettel vannak ellátva
• a tenyér méretű gépek többnyire nem rendelkeznek billentyűzettel (a karaktereket vagy a képernyőn megjelenített felsorolásból lehet kiválasztani, vagy az érintésre érzékeny képernyőre tollal írjuk rá)
• manapság a H/PC-k többségét színes képernyővel látják el

 

A PDA asztali számítógéppel való szinkronizációja egyszerű. Fontos dolog rendszeresen menteni a PDA-n lévő fájlainkat. A PC-n őrzött másolaton kívül egy flash kártya (statikus RAM kártya) használata feltétlenül ajánlható, melyet a PDA-tól elkülönülten célszerű tárolni. Hozzá adva ezekhez a fájlok titkos kulcsszóval való védelmét, a PDA-k használata a papír alapú szervezőknél összehasonlíthatatlanul biztonságosabb.

Mint láttuk, a PDA-k sok mindenben meg tudják könnyíteni dolgunkat. Ezeken felül még számos olyan szoftver alkalmazás van, amelyek vagy már eleve beépítésre kerültek, vagy utólag installálhatók (gyakran egy Web oldalról történt letöltést követően), például:

• kedvenc irodai szoftverünk egyszerűsített változata (kompatibilis adatstruktúrával)
• személyes pénzügyi alkalmazás
• Web böngésző
• e-mail és fax küldésére, fogadására szolgáló szoftver
• játékok

Én a PDA-k legerősebb oldalának a rajtuk futó PIM alkalmazásokat tartom – annak a lehetőségnek a révén, hogy szinte állandóan magunknál tarthatjuk. E lehetőség kihasználása céljából az olyan PDA-kat részesítem előnyben, amelyek beleférnek egy átlagos méretű zsebbe. Egy személyre szabható szerkezetű adatbázissal ellátott PIM használata lehetővé teszi, hogy szinte egész életünket (beleértve a magánéletet és a munkát is) “köré szervezzük”, mivel:

• képes arra, hogy emlékeztessen találkozóinkra, határidőinkre, és időhöz kötött tennivalóinkra (hangjelzéssel és kiírással)
• mindig kéznél lehetnek a vállalati és személyes küldetések, jövőképek, hosszú- (stratégiai), közép- és rövidtávú célok
• mindig kéznél van a heti időbeosztásunk és prioritizált tennivaló listánk (az el nem végzett tennivalók beállítástól függően többnyire automatikusan a következő napra vagy hétre gördülnek át)
• fontos vállalati információkat tárolhat (akár bebillentyűzött, akár a vállalati számítógépből áttöltött módon)
• fontos személyes információkat tárolhat (bankkártyáink száma és PIN kódja, biztosításunk száma, orvosi információ, címek, telefonszámok, családi évfordulók, stb.)
• bárhol és bármikor, bármilyen tárgyban készíthetünk jegyzeteket (ötletek, gyűlések és megbeszélések alkalmából, stb.)

Eddig három HP gépet használtam bizonyos átfedésekkel: HP 360LX, HP 200LX, HP Omnigo 700LX. A 360LX már Windows CE operációs rendszerrel rendelkező H/PC, de PIM alkalmazásai véleményem szerint még nem érték el a 200LX és az Omnigo színvonalát, ezért ezt a gépet főleg cikkek és más dokumentumok első változatának elkészítésére használtam, amikor asztali számítógép nem állt rendelkezésre. Emellett fokozatosan több más alkalmazást is használtam próbaképpen, hiszen nyilvánvalóan az irodai programok változatait is futtatni képes, a korábbi gépeknél jobb grafikával és nagyobb tároló kapacitással rendelkező gépeké a jövő.

A HP 200LX és a beépített Nokia mobil telefon interfésszel (mely többek közt a faxok küldését és fogadását is lehetővé teszi) ellátott HP Onmigo 700LX kiforrott PIM alkalmazásai miatt manapság is nagyon kedvelt. Én legtöbbet a következő funkciókat használom:

• határidő napló automatikus figyelmeztető jelzéssel
• az alapvető időgazdálkodási alapelvekre épülő, egyénileg kialakított szerkezetű adatbázis, melyben szerepeimmel, alszerepeimmel, funkcióimmal és projektjeimmel kapcsolatos céljaimat és terveimet tárolom (az alkalmazás lehetővé teszi a több mint száz bejegyzés számos különböző szempont alapján történő csoportosítását)
• jegyzetfüzetek
• telefonkönyv (telefon és fax számok, címek, e-mail címek, Web oldalak címeinek tárolására)
• egyszerű beépített szövegszerkesztő vázlat (outline) készítési képességgel
• stopper / időzítő, kalkulátor, világóra, stb.

Igen gyakran használom a jegyzetfüzet funkciót, mely lehetővé teszi kategória mezők használatát is. Különálló fájlokat használok minden szerepre és a legfontosabb alszerepekre, projektekre (abból a célból, hogy elkerülhető legyen a túl nagy méretű fájlok létrejötte). Mára ezek a fájlok az információk széles skáláját tartalmazzák és minden egyes bejegyzés esetében meg van jelölve, hogy az mely kategóriá(k)ba tartozik. Így kényelmesen csoportosíthatók a bejegyzések. Az elnagyolt tervek, problémák, ötletek, gondolatok esetében egy dátum bélyegző is használva van, mely rögzíti a beírás dátumát. Így a bejegyzések arák évek múltán is visszakereshetők.

Menedzserként igen hasznos eszköznek bizonyult a PDA a munkák delegálásakor és követésekor. Egy munkatárssal való találkozás során (ennek helyszíne szinte bárhol lehet) nevének beírása után könnyen visszakereshetők a vele kapcsolatos tennivalók és más bejegyzések. Ez nagymértékben megkönnyíti a munka bármely aspektusának és az előrehaladás mértékének a megbeszélését. Ily módon a PDA a körbesétálással történő menedzselés (Managing by Wandering Around, MWA) egy kiváló eszköze.

Itt pedig az irodalomban talált néhány érdekes alkalmazásból következik egy csokor:

• egy HP 200LX-szel egy professzor egy főiskolai tanszéket irányít egy híres német sport autó gyártó a teszt futások eredményét a Lotus 1-2-3
• alkalmazásban gyűjti, majd mobil telefonját a 200LX-éhez csatlakoztatva Európa szinte bármely részéből az irodába átküldi
• egy rendszer adminisztrátor egy 65 munkaállomásos hálózattal kapcsolatos munkáját szervezi meg egy 200LX segítségével
• egy állatorvos a lovak és marhák gondozásával adatokat viszi be HP palmtopjába a farmokra való kiszállások alkalmával
• egy nagy európai személyzeti igazgatója bárhová megy a vállalat irodaházában, HP 100LX-jét mindig magánál tartja, hogy akkor is azonnal hozzáférhessen a számára szükséges információkhoz, amikor nincs íróasztala közelében
• egy műszaki újságíró sokat utazik Európában – és nem téved el – H/PC-je és egy Marco Polo Globális Helymeghatározó kártya használata jóvoltából
• egy egyetemi hallgató előadások alkalmával palmtopjába írja jegyzeteit
• egy jogász jól kihasználja a rendelkezésre álló munkaidőt és a számára fontos információk mindig rendelkezésére állnak, legyen bár a bíróságon, ügyfelei irodájában vagy útközben

 

Összefoglalás

A növekvő személyes hatékonyság hatása kétségtelenül pozitív mind a vállalati teljesítményre, mind az életminőségre. Egy elvközpontú, szerep-alapú és egyensúly orientált rendszer került ismertetésre. A negyedik generációs időgazdálkodás elvei a iratkezelés és információ menedzselés területén alkalmazásra került. Egy gyakorlatias, egyesített idő-, irat- és információmenedzselési rendszer került bemutatásra, amely egyaránt alkalmazható fejletett technológiai vagy hagyományos – papír alapú – környezetben. A menedzseri termelékenység legmagasabb szintje az önszervezés legfőbb eszközévé váltó Személyi Digitális Segédek minden napi használatával érhető el. Ennek a cikknek a szerzője az időgazdálkodással kapcsolatos problémák megoldását a helyes elvek hatékony eszközökkel támogatott rendszerekbe történő integrálásában látja.

 

Az 1999 októberében a World Confederation of Productivity Science által Edinburghban (UK) rendezett XI. Termelékenységi Világkongresszuson Veresegyházy Róbert által tartott előadás alapján