A kisvállalkozások életbennmaradásának, illetve fejlődésének is egyre inkább meghatározó tényezője lesz az, hogy hogyan menedzseli a vezetés a vállalkozásban meglévő tudást. A tudásmenedzsmentet négy részből álló körfolyamatnak tekintjük.

• A tudás létrejötte, létrehozása a munkatársak fejében.
• A tudásrögzítés: papírra vagy számítógépes adathordozóra.
• A tudás osztályozása a későbbi gyors és könnyű visszakereshetőség érdekében.
• A tudás megosztása – amikor egy munkatárs előkeresi és felhasználja a számítógépes tárolón lévő, közösen létrehozott és rögzített tudást. Ennek során, amennyiben a felhasználó hozzáteszi a saját tapasztalatát egy magasabb szintű tudás, jöhet létre. A tudásmegosztás költségmegtakarítást is eredményez, hiszen nem kell újra és újra „feltalálni a spanyolviaszt”. Sőt a rögzített tudás nem sétál ki a kapun, ha a munkatárs eltávozik a cégtől.

 

Egy kisvállalkozásnál első lépésben egy dokumentumkezelő rendszer kialakításának szükségessége merül fel. Ez lesz az alap, amire építhetjük a vállalkozásban meglévő tudás menedzselését.

Dolgozatunkban a dokumentumkezelés alapelveit, technikai megoldását és egy lehetséges alkalmazását vizsgáljuk, és azt, hogy milyen szerepet tölt be a dokumentumkezelő rendszer egy kisvállalkozás információs rendszerei között.

 

A dokumentumkezelés és az IS/IT fogalma

 

Mi a dokumentum?

A dokumentum fogalmát különböző szerzők különbözőképpen fogalmazták meg. Ezek közül néhány definíciót az alábbiakban írunk le:

„Egy vállalkozásban, a dokumentum: egy üzleti tranzakció vagy döntés anyaga, mely előhívható, mint egy önálló egység. Egy dokumentumkezelő rendszerben a dokumentum: rendezett információs objektumok csoportja, amely előkereshető és felhasználható. Az, hogy a dokumentum milyen tárolóeszközön található nem lényeges.” (Sutton, 1996.)

„Dokumentumnak nevezzük az információk rögzített formájú megjelenését, amennyiben a megjelenési forma egyértelműen azonosítható, a kezelt információ a rendszerben elkülöníthető, valamint az eredet, a feldolgozási igény és a címzett értelmezhető.” (Dobay, 1996.)

Mi a dokumentumkezelés?

Dokumentumkezelés a neve annak az informatikai funkciónak, amely a dokumentumokat teljes életciklusokon át kezeli és kontrollálja a létrehozástól vagy beérkezéstől kezdve a tároláson, visszakeresésen át az archiválásig.

Kérdések: Hova tegyük a dokumentumot? Válasz: Dossziéba! Melyik dossziéba? Melyik iratpapucsba? Melyik polcra? Melyik szekrénybe? Melyik szobába? A dokumentumkezelés folyamatában ezekre a kérdésekre választ kell adnunk.

Amikor dossziéba tesszük és szortírozzuk a dokumentumainkat, akkor az a célunk, hogy más is visszakereshesse azokat. Ebben az értelemben a dokumentumkezelő rendszer egy csoportmunkát támogató munkaeszköz.

 

Az információrendszerek (IS) és az információtechnológia (IT)

Az elmúlt harminc év alatt az információrendszerek – más néven információs rendszerek vagy informatikai rendszerek – fejlesztésének technológiája nagy fejlődésen ment át. Ma már elfogadott tény, hogy az információ a szervezet egyik erőforrása (vagyontárgya), mellyel gazdálkodni kell. Az információk összegyűjtése, tárolása, feldolgozása és továbbítása az információrendszerek feladata. Az információrendszerek fejlődését több kutató is három szakaszra bontja. (Ward, 1998.)

1. Korszak: ADATFELDOLGOZÁS (DP)
   a vállalati hatékonyság növelése az információ-folyamatok automatizálásával az 1960-as évektől
2. Korszak: VEZETŐI INFORMÁCIÓS RENDSZEREK (MIS)
   a vezetés hatékonyságának növelése az 1970-es évektől
3. Korszak: STARTÉGIAI INFORMÁCIÓRENDSZEREK (SIS)
   az 1980-as évektől.

 

Az adatfeldolgozási alkalmazások (DP) jellegzetes alkalmazásai: bérszámfejtés, számlázás, főkönyvi könyvelés, készletgazdálkodás, személyzeti nyilvántartás, termelésirányítás, raktárirányítás, megrendelés feldolgozás, önköltségszámítás.

A vezetői információrendszerek (MIS) jellegzetes alkalmazásai: forgalomellenőrzés, piackutatás és piacelemzés, kapacitástervezés, költségvetés betartásának ellenőrzése, vezetői számvitel, értékesítési előrejelzések készítése, készletgazdálkodás, munkaerő-tervezés, pénzgazdálkodás.

A stratégiai információrendszerek (SIS) esetében nem beszélhetünk jellegzetes alkalmazásokról, hiszen ez az utóbbi évek terméke. Itt olyan alkalmazásokról van szó, melyek felhasználásával a versenytársakat sikerült megelőzni, ezért mondjuk stratégiai alkalmazásoknak. Példák:

• az árversenyben lévő utazási irodák közül az nyert, akinek a legjobb helyfoglalási rendszere volt
• a kiskereskedelmi hálózattal rendelkező nagykereskedők közül az tett szert előnyre, aki este megkapta a hálózat minden tagjától a készlet állására vonatkozó információt és reggelre a szükséges árufeltöltés megtörtént
• telefonos vevőszolgálat számítógépes megtámogatása.

 

 Összefoglalva, John Ward négy fő típust különböztet meg az IS/IT stratégiai alkalmazásainál.

 

1. Az információk felhasználása a cég fő üzleti tevékenységében.
2. A kiemelt partnerekkel való hatékony kapcsolattartás.
3. Új termék vagy szolgáltatás kifejlesztését és piacra kerülését elősegítő alkalmazások.
4. A felső vezetés információkkal való ellátása az irányítás javítása érdekében.

 

A dokumentumkezelés alapelvei

 

1. A dokumentumok osztályozását az üzleti folyamatok osztályozására alapozzuk.

A dokumentumok osztályozásához, pontosabban a dossziék osztályozásához átvesszük az üzleti folyamatok osztályozási rendszerét. Egy dokumentum általában egy üzleti folyamatban keletkezik, több üzleti folyamatban módosulhat, vagy felhasználásra kerülhet és ebből eredően tárolásuk (lefűzésük) több üzleti folyamatban is elképzelhető.

A redundancia mentesség biztosítása érdekében alapelvben mondjuk ki, hogy csak egy üzleti folyamatban (csak egy dossziéban) tárolhatjuk a dokumentumot.

Amennyiben egy üzleti folyamathoz tartozik dokumentum, úgy az üzleti folyamat bontása során keletkezett legalsó szintű folyamathoz kerül a dokumentumokat tároló dosszié.

 

2. Az üzleti folyamatok-, és ennek megfelelően a dokumentumok osztályozásához a decimális osztályozási rendszert használjuk.

Az osztályozási rendszer kidolgozása egy kódrendszer kialakítását jelenti, kibővítve azt, az osztályba sorolás illetve az alábontások magyarázatával, indoklásával. A gazdasági események regisztrálására szolgáló könyvvitelben, központi szerepet tölt be az úgynevezett számlatükör, mely a vállalkozások eszközeit és forrásait osztályozza. A különböző eszközök és források értékét, úgynevezett főkönyvi számlákon tartjuk nyilván.

A számlatükör felépítése a világ szinte minden országában hasonló: az első pozíción jelölik az eszközök és források főkönyvi számlaosztályait, a második pozíción jelölik az osztályon belül a főkönyvi számlacsoportokat, és a harmadik pozíción jelölik a főkönyvi számlákat. Ezen belül még lehetőség van alszámlák nyitására. Egy-egy pozíción 1-től 9-ig lehetnek számok, kivételes esetben megengedett a 0. Itt tehát egy decimális osztályozási rendszer alakult ki. Ezt a decimális osztályozási rendszert több szempontból is jónak tartjuk. Egyrészt széles körben használt, másrészt könnyebben megjegyezhető.

A dokumentumok osztályozása és a főkönyvi számlák osztályozása között még egy hasonlóság áll fenn, mégpedig az, hogy mindkettőnél a legalsó szintre helyezzük el a „kezelendő dolgot”, a főkönyvi könyvelésnél az érték adatot, a dokumentumkezelésnél a dokumentumot. A főkönyvi könyvelésnél úgy mondjuk, hogy csak a legalsó szinten lévő főkönyvi számlára könyvelhetünk, a dokumentumkezelésnél pedig azt mondjuk, hogy csak a legalsó szinten lévő dokumentumtartóba, az úgynevezett dossziéba fűzhetjük le a dokumentumokat.

3. A dokumentumok „dossziéba” helyezése (lefűzése) követelményként jelenik meg.

Ez az alapelv kimondja, hogy dokumentumot az asztalon vagy polcon nem hagyhatunk, hanem mindig a helyére kell tenni. A dokumentum helye pedig a dosszié. A dosszié fogalmába bele tartozik a fiók, a rekesz, a függő irattartó stb. A dokumentumok számítógépen történő tárolása esetén, kizárólag a legalsó szinten lévő alkönyvtárakba (mappa, folder) tehetünk dokumentumot. Egy föntebbi szinten lévő alkönyvtárba tett dokumentumot ugyanúgy nem fogunk megtalálni mint a polcra dobott iratot.

 

4. A dokumentumoknak egyedi úgynevezett „belső” nevet kell adni.

Ez nem minden esetben egyezik meg a dokumentumon szereplő névvel, például egy vevői számlán szereplő név lehet: „Számla” vagy „Készpénzfizetési számla” vagy „Jóváíró számla” stb., ugyanakkor azon számlák belső neve, melyeket a vállalkozás készít a vevőinek: a „Vevői számla” nevet kapja. Ez a név nem azonosítója a dokumentumnak, csak egy dokumentum csoportot – úgynevezett egyed típust – azonosít be. Az egyértelmű azonosításhoz egy folyamatos sorszám, esetenként még egy évszám illetve hónap is szükséges. A dokumentum csoport neve egyben azon dosszié neve is amelyikbe „lefűzendők” az ide tartozó dokumentumok. Példánknál maradva a vevői számla nevű dokumentumokat a „Vevői számla” dossziéba fűzzük le.

A dokumentumok az iktatási folyamatban azonosító jelsorozatot, úgynevezett „iktatószámot” is kapnak, így alapelvünk tovább pontosítható az alábbiak szerint: A dokumentumoknak egyedi belső név és belső azonosító adása kötelező.

 

5. Egy dokumentumot csak egy dossziéba „fűzhetünk” le.

Ez az alapelv a redundancia mentesség biztosítása érdekében született meg, de nem tiltott, hogy kivételes esetben másolati példányt helyezzünk el egy másik dossziéban. Kivételes esetnek számít például, ha egy kiemelt vevőnek külön dossziét nyitunk, és ebbe fűzzük le a vevői számláinak másolatait, a vevői szerződéseit és egyéb dokumentumait. Ilyen esetben a másolati példányokat tartalmazó dossziék dokumentumainak karbantartásáról külön kell gondoskodni, olyan módon, hogy a Profile-ba fel kell jegyezni a másolati példány tényét és helyét, és ha egy ilyen dokumentumot karbantartunk, akkor nem csak az eredeti dokumentumot kell lecserélni (vagy új verziószámmal betenni), hanem a másolatot is.

Általában egy dokumentum a keletkezési helyén kerül lefűzésre, de gyakorlatias okokból előfordulhat, hogy valamelyik felhasználási helyen célszerű lerakni. Például a vevői számlákat a számviteli folyamaton, a főkönyvi könyvelésen és a vevőnapló könyvelésen belül fűzzük le, a „Vevői számla” dossziéba.

Ezt az eljárást azzal indokoljuk, hogy a könyvelés eredeti bizonylatainak együtt kell maradni, hiszen egy esetleges adóhatósági ellenőrzéskor ez az elvárás.

 

Javaslat egy dokumentumkezelő rendszer kialakítására

 

Kódszámok:

1. Dossziékód: 4+2+2+2=10 pozíciós – folyamatkód (4), dokumentumfajta sorszám (2), év (2), hó (2); ha nincs szerepe egy kód résznek, akkor nullával töltjük fel. A dossziékódot nevezzük dokumentumfajta kódnak is, hiszen egy dokumentumfajtát teszünk egy dossziéba. Ennek megfelelően a dosszié neve egyben a dokumentumfajta neve is, illetve a dokumentum belső neve is, és az esetek 99 %-ban, a dossziéban lévő dokumentumra írt névvel is megegyezik.
2. Dokumentum egyedi azonosítója, az úgynevezett iktatószám: 10+4=14 pozíciós – dossziékód (10), dokumentum sorszám, a dossziékódon belül(4).
3. Partnerkód: 4 pozíciós sorszám

 

Törzsállományok és katalógusok:

1. Dosszié törzs: dosszié kód (10), dosszié név (dokumentumfajta név) (50), Dosszié rövid neve (28), az utoljára „képzett” dokumentum sorszám (4)
2. Partnertörzs: partnerkód (4), partner név (50).
3. Tárgymutató: tárgyszó (50), tárgyszó értelmezése és azon dossziék felsorolása, amelyekbe a tárgyszó alapján a dokumentum besorolható lenne. Ez az állomány segíti a dokumentum dossziéba tételét.

 

Tranzakciós file:

Dokumentumjellemzőket tartalmazó adattár – „iktatókönyv”:

• Iktatószám (14), a dosszié törzsből választjuk ki
• Partnerkód (4) és partner név, partnertörzsből választjuk ki
• Dokumentum kelte (6)
• Dokumentum belső neve (50)
• Dokumentum iránya – bejövő, kimenő, helyi (belső) – (1) b, k, h
• Külső azonosító (külső iktatószám, – hivatkozási szám, – bizonylatszám) Kimenő és helyi dokumentumok esetén üresen marad. (Nem kötelező)
• Első tárgyszó, az úgynevezett kiemelt tárgyszó. Cikknél, könyvnél az alkotás címe. INDEX törzsből vesszük
• Második tárgyszó INDEX törzsből (Nem kötelező)
• Harmadik tárgyszó INDEX törzsből (Nem kötelező)
• Szerző -, vagy előadó -, vagy ügyintéző neve a keletkezés helyén PARTNER törzsből
• Iktatás dátuma automatikusan a napi dátum, ami felülírható
• Iktatást végző neve automatikusan jön a bejelentkezés alapján
• Hozzáférési jogosultság kód (biztonsági osztály kód)
• Feljegyzések (kezeléssel, csatolással, mellékletekkel, határidőkkel, előzménnyel kapcsolatban) bevihető tetszőleges szöveg

Dokumentum csatolása.

 

File műveletek:

• Felvitel
• Módosítás
• Törlés
• Keresés
• Listák
• Export (*.xls vagy txt, vagy xml)

 

A dokumentumkezelő rendszer helye a kisvállalkozás információ rendszerei között

A dokumentumkezelést olyan gyakorlati kérdésnek tekintjük, amely döntő fontosságú a vállalkozás jövőbeni sikere szempontjából, így a stratégiai információs rendszerekhez soroljuk. A tudásmenedzsment, és ezen belül az ötletek kölcsönös átadása illetve a szakértői diagnosztika a perspektivikus információs rendszerekhez tartoznak, melyek fontosak lehetnek a jövőbeni siker szempontjából. (Ward, 1998.)

 

1. táblázat

A kis- és középvállalkozások információrendszereinek csoportosítása

1.  STRATÉGIAI	2.  PERSPEKTIVIKUS
1.1. Megrendelés fogadás és feldolgozás 1.2. Piackutatás, értékesítés előrejelzés 1.3. Tájékozódás a vevő szükségleteiről 1.4. Értékesítés elemzése, jövedelmezőség elemzés 1.5. Felsővezetés támogatása 1.6. Szállítók elemzése 1.7. Minőségbiztosítás 1.8. Külső kapcsolatokhoz kötődő információk vizsgálata 1.9. Dokumentumkezelés	2.1.    e – business 2.2.    Elektronikus összeköttetés a szállítókkal és vevőkkel 2.3.    Tudásmenedzsment 2.4.    Ötletek kölcsönös átadása 2.5.    Szakértői diagnosztika
3.1. Követelések és tartozások nyilvántartása, intézkedések 3.2.                       Készletgazdálkodás, számlázás 3.3. Raktározási struktúra kialakítása, árufogadás, számlázás és kiszállítás (dokumentálással) 3.4.                       Árrés elemzés 3.5.                       Controlling (költség, eredmény és mérlegelemzés)	4.1.    Befektetett eszközök analitikus nyilvántartása 4.2.    Főkönyvi könyvelés, mérleg és eredmény-kimutatás 4.3.    Adó és TB bevallások elkészítése 4.4.    Bérszámfejtés
3.  FONTOS OPERATÍV	4. TÁMOGATÓ

 

 Hernádi László – Kovács Zoltán Csaba    PhD Hallgatók III. Nemzetközi Konferenciája, Miskolc, 2001

 

Irodalom

 

Chikán Attila: Vállalatgazdaságtan, AULA Kiadó, Budapest, 1999.

Dobay Péter: Az iroda 14. oldal, Panem-McGraw-Hill, Budapest, 1996.

Fülöp Gyula: Kisvállalati gazdálkodás, AULA Kiadó, Budapest, 1994.

Hernádi László-Kovács Zoltán C.: Üzleti folyamatok osztályozása kisvállalkozásoknál, MICRO-CAD Konferencia, Miskolc, 2001.

Porter, Michel E.: On Competition 82. oldal, A Harvard Business Review Book, Boston, 1998.

Sutton, Michael J. D.: Document Management for the Enterprise: Principles, Techniques, and Applications I/6 oldal, Wiley Computer Publishing, New York, 1996.

Ward, John: Információrendszerek szervezési elvei 98. oldal, CO-NEX Könyvkiadó Kft., Budapest, 1998.