A végeláthatatlan idő-menedzsment tréningek tippjeit a dolgozók csak ideig-óráig alkalmazzák. A valós eredmények érdekében szemléletmódunkon kell végrehajtanunk gyökeres változtatásokat. Szakemberek szerint azonban éppen ez a legnehezebb.
Egy time-management tréning borzasztó. Hosszasan ecseteli, mit kezdjünk a nem kívánatos telefonhívásokkal, vagy e-mailjeink tömegével. Még arra sincs időnk, hogy végiggondoljuk a tréninget, nemhogy bármit is átszervezzünk kaotikus életünkben.
Addig ez nem is következik be, amíg nem töprengünk el saját halálunkon. Mielőtt azonban elvetnénk az ötletet morbiditása miatt, gondolkodjunk el egy pillanatra, s próbáljuk ki a következő gyakorlatot! Saját temetésünkön vagyunk, épp idejében érkeztünk a halotti szentbeszédre. Ismerős arcok állnak ki az emelvényre, egyik a másik után, s érdemeinkről beszélnek. Mit fognak mondani? Mit mond majd életünk társa, a gyermekeink, a kollégáink? Annyi bizonyos, hogy nem azért fognak fohászkodni, bárcsak töltöttünk volna még néhány órácskával több időt munkahelyi íróasztalunk mellett.
Ha már megbarátkoztunk temetésünk gondolatával, mi a következő lépés? A forgatókönyv kicsit megváltozik. Most ne azt nézzük, hogy mit mondanának szeretteink, hanem mit szeretnénk hallani!? Itt kezdődik az igazi munka. Amint elképzeltük a jelenetet, megkezdődhet annak megvalósítása.
Ehhez a gyakorlathoz szervesen kapcsolódik a következő: képzeljünk el egy nagy vödröt. Tegyünk bele 3-4 akkora követ, amekkorát elbírunk. Tele van a vödrünk? A válasz természetesen nem. Hát persze, hogy nincs tele, ezért rakjunk bele néhány kisebb követ, kavicsot, hogy megtöltsük a közöket. Tele van már? Még mindig nincs. Most rakjunk bele egy kis homokot, majd vizet, hogy valóban színültig töltsük a vödröt.
Mi a tanulság mindebből? A sorrend! Mi történne, ha megfordítanánk a sorrendet? Először a vizet, majd a homokot, majd a kisebb köveket tennénk a vödörbe. Természetesen nem maradna hely a nagyobb kövek számára, pedig ezek a “sziklácskák” a fontos dolgok az életben.
Először rendezzük el őket! Ne akkor próbáljuk beszorítani a vödörbe a legfontosabb dolgokat, mikor az már tele van vízzel – ezt akár céltalan kimutatások írásával is helyettesíthetnénk -, vagy homokkal (szükségtelen utazgatások), illetve kisebb kövekkel, amelyek a reggeli megbeszélések véget nem érő sorát példázzák, ahol mindenki csak az órájára figyel.
Melyek a valódi kövek életünk folyamán? Sokak számára a család, látni, hogyan nő fel gyermekünk, megírni végre kisregényünket, idő, amit semmittevéssel tölthetünk. A döntés rajtunk áll. Válasszunk ki 3-4 dolgot, ami fontos számunkra. Azt a 3-4 dolgot, ami valóban “megváltoztatná temetésünket”.
Amint döntöttünk, illesszük be őket mindennapjainkba. Hagyjunk időt saját magunk számára, a rég halogatott nyelvtanfolyamra, és arra, hogy eltölthessünk egy hetet családunkkal. Ha már elhelyeztük a nagyobb köveket, jöhetnek a munkahelyi kavicsok. Próbáljuk ki, működni fog!
Azon kívül, hogy nem túl bölcs, nincs is értelme heti 50-60 órákat, vagy még többet dolgozni. Hagyjuk abba az önsajnálatot, “szegénykém, mennyit robotol”! Dolgozzunk olyan keveset, amennyire csak lehetséges, de a munkával töltött órák legyenek valóban intenzívek, azalatt hozzuk ki magunkból a legtöbbet.
Ha egyszer befejeztük, valóban fejezzük is be. Álljunk fel, s menjünk haza, vagy siessünk az angol óránkra. Mi fogunk meglepődni a legjobban, hogy milyen kevéssé hiányolnak minket. Először nehéz lesz vele szembenézni, hogy nélkülünk sem dől össze a munka világa, de ezt előbb-utóbb a felszabadult öröm váltja fel: nélkülözhető vagyok! Ez az érzés hatalmas szabadsággal tölti el az embert.
Természetesen vannak olyan megoldások, amelyek felgyorsítják a folyamatot. Építsünk magunk köré egy kis csapatot, akik nekünk dolgoznak. A team álljon olyan emberekből, akik megbecsülnek és megbíznak bennünk. Az elismerés és a bizalom megszerzésének módja már a legrégebbi menedzsment szakirodalomban is megtalálható.
Munkába érkezésünkkor ne siessünk íróasztalunkhoz, hogy átvergődjünk az éjszaka folyamán felhalmozódott e-mail-halmazon. Helyette váltsunk néhány szót minden kollégánkkal. Érdeklődjünk családjuk felől, vagy tudakoljuk meg, hogyan szerepelt a gyerek a legutóbbi focimeccsen, vagy kérdezzünk bármit, ami fontos számukra. Fektessünk ennyi időt munktársainkba, megéri: hosszú távon kamatostól kapjuk vissza.
Amennyiben számot vetettünk a fentiekkel, a time-menedzsment már semmiség. Hasznos tanácsnak tűnik, hogy napjában csak kétszer nyissuk ki e-mailjeinket, de ezt felejtsük el. Meghökkentő a válasz, s jogos a kérdés, hogy miért?! Mert emberek vagyunk és iszonyúan kíváncsiak is egyben.
Mi a helyzet a sokak által emlegetett Pareto-elvvel, mely azt állítja, hogy az időnk 20 százalékában végzett erőkifejtés alatt érjük el teljesítményünk 80 százalékát? Pompás, amennyiben nem érezzük szorongató szükségét annak, hogy mindent elvégezzünk (ez a legjobb út egy szívátültetés felé!). Tegyük fel magunknak a kérdést, tudnánk-e élni 80 százalékos teljesítménnyel? Amennyiben igen, a fennmaradó időnket töltsük valami mással, s mindössze 20 százalékot fordítsunk az elvégzendőkre.
Számtalan ötlet és útmutató segít időnk jobb beosztásában, telefonhívásaink, üzleti tárgyalásaink, e-mailjeink rendben tartásában, a papírmunka és az “időrablók” kiküszöbölésében. Nézzük meg a tippek, ötletek végeláthatatlan sorát, s 80 százalékukkal ne foglalkozzunk. Ha már hallottunk róluk, de eleddig még nem sikerült őket beépítenünk mindennapjainkba, akkor nagy az esélye, hogy ezután sem ezeket fogjuk alkalmazni. Amennyiben újnak és érdekesnek tűnnek, próbáljuk ki őket.
De soha ne felejtsük el: miért spórolnánk 10 percet a papírmunkán, ha azt utána haszontalan e-mailek olvasgatásával töltjük? Soha ne feledjük, hogy időt nem spórolhatunk. Tehát gondoljunk át mindent, és azt próbáljuk megvalósítani, amiről emlékezetesek szeretnénk maradni az utókor számára.
Menedzsment Fórum – 2004.okt.05.
