Az IRKA Iratkezelési Rendszer alkalmazási módszereiben és az informatikai támogatás szintjén is egységes, áttekinthető iratkezelési rend megvalósítását célozza meg. Támogatja az iratkezelési, iktatási feladatok teljes vertikumát (érkeztetés, irat-irányítás, átadás-átvétel, főszámos és gyűjtőszámos iktatás, előzménykezelés, szignálás, irattározás, selejtezés, stb.), átfogja minden egyes szervezeti egység iratkezelési tevékenységét. Megfelel a legigényesebb ügyiratkezelési elvárásokat támasztó szervezeteknek is. Végigköveti az iratok gazdálkodó szervezeten belüli életútját, segíti a nagytömegű iratjellemzők feldolgozását, megalapozza a lehetőségét a papír nélküli ügyintézés jövőbeni fokozatos megvalósításának.
A rendszer funkciói:
Beállítások
iktatókönyvek létrehozása, jellemzőik karbantartása
iktatási számkeret kezelés évente főszámra és gyűjtőszámra
központi, osztott iktatás kezelése
iktatókönyv hozzáférési jogosultságok létrehozása, karbantartása
be- és kikapcsolható átfogó naplózási funkció
iktatókönyv választás, évzárás-évnyitás
Küldeménykezelés
küldemény átvétel kezelése
nyilvántartásba vétel, azonosítás, érkeztetés
küldemény ellenőrzés dokumentálása
biztonsági vizsgálat kezelése
több irányú szignálás kezelése
ügyintézési, kezelés állapot nyilvántartása
átadás-átvétel dokumentálása
ügyintézőnkénti átadókönyv kezelés, készítés
felbontás (ellenőrzés, érték kezelés, boríték) jellemzők kezelése
érkeztetett küldemények iktatása
keresés a küldemény jellemzők alapján
Iktatás
főszámos (-alszámos) iktatás és gyűjtőszámos iktatás
ügyirat felvitel, módosítás (érkező, kimenő)
ügy- és ügyirattípusok használata
ügyintézési, kezelési állapot követése, nyilvántartása
iratok minősítése, minősített iratokhoz való hozzáférés kezelése
több irányú szignálás kezelése
szignálás, határidőzés, irattározás, selejtezés, levéltárazás
előzmények csatolás
kölcsönzéskezelés
iratszétosztás kezelés
címzett, ügyfélnyilvántartás és kezelés (több is)
dokumentum, elektronikus állomány kapcsolása
széleskörű kiegészítő jellemzők (mutatók) hozzárendelhetősége
iktatókönyv nyomtatása
átfogó keresési lehetőség az ügyiratjellemzők alapján
Ügyiratforgalmi tevékenység elemzés
elintézett, elintézetlen, határidőn túli ügyiratok
teljes szervezetet átfogó ügyintézési statisztika
Expediálás (postázás)
kiadói utasítás kezelése
postázás előkészítése
postakönyv kezelése
postai küldemények feladójegyzéke készítése
futárjegyzék készítése
