Kiss Franciska2020. ápr. 30.
Ki korán kel, aranyat lel, vagy mégsem? A papírmunkával, iktatással, lejavítással, magyarán szólva az adminisztrációval járó feladatok a munkaidő közel felét elveszik az értékteremtés elől és a valós feladatoktól, amit aztán pótolni kell, akár a munkaidőn kívül. A szorongató papírtömegek és az elfecsérelt idő bosszantó ténye, azonban elkerülhető, ráadásul minden adott hozzá, hogy ne csak a kiváltságos multinacionális cégek alkalmazottai mentesüljenek az idegőrlő papírmunka alól.
Nemcsak itthon, hanem nemzetközi viszonylatban szemlélve sem rózsásabb a helyzet. Számos kutatás számol be arról, hogy a menedzserek és az igazgatók értékes időt veszítenek azzal, hogy megpróbálják lokalizálni azokat a dokumentumokat, amelyeket rosszul töltöttek. A probléma nemcsak a felső vezetést érinti, viszont esetükben mutatkozik meg igazán, hogy a dokumentumkereséssel, rendezéssel töltött napi egy-két óra mennyit vesz el más feladatoktól. A technológia rohamszerű fejlődése szerencsére megoldást hozott az elfoglalt menedzserek, és az amúgy is rengeteg operatív munkával is küszködő kollégák számára a digitális iroda képében.
Mi fán terem a digitális iroda?
Nehéz általánosságban definiálni, hogy a digitális iroda kifejezés mit is takar, hiszen bizonyos szemszögből néhány vállalkozó számára már a CRM-rendszer is kimeríti a fogalmat, míg mások olyan high-tech megoldásokra gondolnak, amelyeket a Google is megirigyelne. A viccet félretéve, a digitális irodának számtalan ismertetőjele van, de vannak meghatározó elemei, amelyek nélkül egyetlen iroda sem mondhatja magáénak a titulust.
Nem meglepő, hogy a digitális iroda felé tartó utazás első lépése, az új technológiák bevezetése a back office-ban. A felhőben összekötött összes nyomtató, az applikáció, amely összegyűjti és visszaküldi az ebből származó adatot, amelyből végül business intelligence (BI) lesz, már ígéretes alap.
A következő megálló a kliensfelület, amely teljes rálátást biztosít a hálózaton lévő eszközökre, lehetővé téve a több havi riportálást, illetve a felhasználási mintázatok képi megjelenítését is. A digitális irodában az is nyomon követhető, hogy mennyit és mikor nyomtatnak a dolgozók, ami többek közt azét előnyös, mert a nyomtató toner-, tintapatron-utántöltés ideje, és egyéb tartozékainak beszerzése is tervezhetővé válik.
A digitális irodában rendelkezésre álló BI kiváló alap arra, hogy a céget érintő üzleti ügyek, elvárások és lehetőségek méretezhetővé váljanak. A későbbiekben ez szolgálhat alapjául a különböző munkafolyamatok megalkotásának, a hatékonyság maximalizálásának és a munkaerőköltség csökkentésének. De az irodai eszközök beszerzése is a valóban szükséges képet mutatja majd.
Az idő pénz
A fentieken túl természetesen a digitális iroda munkavállalói oldalról kézzel fogható része a papírkupacok eltűnése, a tárolási problémák megszűnése, az iktatási hibák megkeresésével járó idő értékteremtésre fordítása – egyszóval a papírmunka „megszűnése”. A 21. század két értéke az adat és az idő. Amelyekből nem sok felesleges adódik a munkanap során. A feladatok jönnek-mennek, a határidők nem várnak, így a precíz és hatékony munkát, csak a megfelelő eszközök biztosításával lehet elvárni.
Az irodatechnikai eszközök átalakulása főként az idő és költséghatékonyság szempontjából üdvözítő. Míg például egy hagyományos irodában dolgozó Subject Matter Expert átlagban napi egy órát tölt az adminisztrációval, addig egy megfelelő irodai környezetben, megfelelő eszközökkel ellátott dolgozó munkatárs 25 százalékkal termel több profitot a cég számára, mert nem forgácsolódik el az ideje.
A digitális iroda persze nem csak a profitmaximalizálás miatt jövőbemutató, több érv is szól mellette: a növekedő produktivitás, a minimalizált keresési idő, az egyszerű tárolhatóság, az elérhetőség, a jobb ügyfélkiszolgálás és a biztonság. Nem árt ezeket közelebbről is megvizsgálni.
A papírmentes, digitális iroda behozhatatlan előnyei
A vállalkozások gyakran nem veszik észre, hogy a dokumentumok keresésére fordított idő mennyibe kerül számukra. A forintban is súlyos összegeket jelentő tételt az üzletfejlesztésre vagy épp az automatizálásra is fel lehetne használni.
A digitális tárolás szintén hasznos, mert a rendszeresen benyújtott dokumentumokat gyorsan és egyszerűen lehet letölteni, keresés nélkül. Ezenkívül növeli a termelékenységet azáltal, hogy javítja a dokumentumok terjesztésének, nyomtatásának és kézbesítésének folyamatát. Plusz megszűnnek a nyomasztó iratszekrények a helyiségben, teret adva a hasznosabb dolgoknak. Ami pedig a hozzáférhetőséget illeti, a digitális nyilvántartás az összes jogosult felhasználó számára azonnali, egyszerű hozzáférést biztosít a dokumentumok eléréséhez. Ez különösen akkor értékes, ha a vállalatnak több telephelye van, ha a munkafolyamat rendszeresen utazás közben zajlik. A könnyű hozzáférés ezért szintén nagyobb hatékonysághoz vezet.
A digitális nyilvántartás lehetővé teszi az összes ügyféladat egyszerű elérését, amit az ügyféloldal is meghálál, hiszen ez lehetővé teszi cég számára, hogy proaktívabban és gyorsabban reagáljon a felmerülő problémákra, igényekre.
Végezetül érdemes kitérni a biztonsági aspektusára is. Elvégre a papíralapú dokumentumok néha rossz kezekbe kerülnek. A digitális dokumentumok biztonságos kiszolgálón történő tárolása, és a hozzáférési jogosultságok átfogó és kifinomult szabályozása azonban csökkenti az adatszivárgás kockázatát, hiszen csak a jogosult felhasználók férhetnek hozzá a dokumentumokhoz, a hozzáférés-felügyelet a gyanús mintázatokat is rögzítheti.
