Egy iroda fenntartási költségei – az irodabérlet, az üzemeltetés és az informatikai rendszerrel kapcsolatos kiadások mellett – jelentősen függnek a megfelelő irodai eszközök és irodaszerek gondos kiválasztásától.
A technológiai, elektronikus és digitális eszközök fejlesztésébe ölt pénz, idő és energia jelentős kontrasztban áll az irodaszerek piacának tehetetlenségével, ahol a legtöbb márka és kereskedő évről évre ugyanazokat a régi termékeket kínálja. Ezek a termékek gyakran nemcsak vizuálisan hagynak maguk után kívánnivalót, de sokszor nem is működnek rendeltetésszerűen. Biztosan sokunkkal előfordult már, hogy használat közben eltört a tűzőkapocs, vagy néhány lapnál többet egyszerűen már nem tűzött össze a gép. Az ilyen jellegű problémák többnyire az olcsó, nem megfelelő minőségű, rövid élettartamú tömegtermékek terjedéséből erednek, és ezekre a problémákra csak azoknál a gyártóknál találunk megoldást, amelyek a design alapelveit hívják segítségül, és azzal kezdik a tervezést, hogy megértik: az emberek miként használják ezeket az eszközöket a mindennapi munkavégzésük során.
Figyeljünk jobban az irodai költségeinkre!
Vannak olyan irodai eszközök, amelyek egy elektronikus kütyü töredékébe kerülnek, sokkal könnyebben cserélhetők, és mi mégis toleráljuk az igencsak kifogásolható működésüket. Vagy ha tényleg lecseréljük őket, gyakran véletlenszerűen egy másik olcsó terméket választunk helyettük. Sokszor sajnos egyáltalán nem foglalkozunk azokkal a dolgokkal (mint például a tűzőgép, lyukasztó, irattároló és rendszerező), amelyeket nap mint nap használunk az irodában. Pedig, ha jobban átgondolnánk a lehetőségeinket, jelentős megtakarítást érhetnénk el az irodai költségek terén is, és egyben sokkal hatékonyabban tudnánk dolgozni.
A papírmentes iroda a vállalkozások nagy része számára még mindig csupán távoli jövő, és az irodai papírhasználat továbbra is nagy piacot jelent. Az USA-ban és Európa több országában például egy átlagos irodai dolgozó még mindig 10.000 darab papírlapot használ el évente. A világ egyik vezető könyvvizsgáló és gazdasági tanácsadó vállalata, a PricewaterhouseCoopers (PwC) szerint egy átlagos irodában évente 20 dollárt (kb. 6.000 forintot) költenek el a munkabérekből arra, hogy minden dokumentumot iktassanak, 120 dollárt (36.000 forintot) a rosszul iktatott dokumentumok megkeresésére (20 dokumentumból átlagban 1 elveszik), és 25 órát fordítanak arra, hogy ezeket az elveszett dokumentumokat újra elkészítsék.
A saját márkás termékek ideje lejárt?
Az innovatív, egyedi világítási megoldásokat forgalmazó ausztráliai cég, a Lumitex egy nagy fényerejű, 9 Wattos LED lámpa és egy 50 Wattos halogénizzó élettartamát vizsgálta napi 12 óra használat során 6 éven keresztül, és meglepő következtetésekre jutott. A felmérés eredményei azt mutatták, hogy a kezdeti költségekben jelentkező különbségek hosszú távon lényegtelenné válnak a hosszú élettartamnak és az energiafogyasztásnak köszönhetően. Ha ezt a gondolkodást alkalmaznánk az alapvető irodaszerekkel kapcsolatban is, meglepődnénk a következményeken. A Leitz a Vocatus nevű, páneurópai tanácsadó cég bevonásával felmérést készített a mindennapi irodai eszközökkel összefüggő költségekről olyan nagyvállalatoknál, mint a Bosch és az IBM. Az élethosszig tartó használatot szimuláló laboratóriumi terméktesztek során abból a tapasztalatból indultak ki, hogy egy év leforgása alatt egy átlagos tűzőgépet 3000-szer, egy lyukasztót 2000-szer és egy átlagos emelőkaros iratrendezőt 2500-szor használunk. Az olcsó, saját márkás termékek esetében a meghibásodások (elakadás, törés, papír összegyűrődése stb.) aránya összehasonlítva a Leitz termékeivel a következők szerint alakult: a tűzőgépek és iratrendezők esetében kétszer annyi, a lyukasztók esetében háromszor annyi hiba jelentkezett, a laminálók esetében hatszor annyi meghibásodás történt, mint a Leitz termékeinél.
Ha mindezt lefordítjuk az anyagiakra (az újra elkészítésre fordított időt, az elrontott anyagok stb.), látható, hogy a teljes termékélettartamra vetített összköltség az olcsó, hagyományos tűzőgépek esetében 62.000 Ft-ra, a lyukasztók esetében 38.000 Ft-ra, az iratrendezők esetében pedig 46.000 Ft-ra emelkedett – beleértve a személyes időráfordítás, a felhasznált anyagok és a kicserélés költségeit is.
A rosszabb minőségű eszközök használata tehát összességében jócskán megnöveli irodai kiadásainkat. Ha az egy egységre vetített költség függvényében nézzük a ráfordításokat, láthatjuk, hogy valójában nem egy olcsó 1.500 forintos tűzőgépet vettünk, hanem egy 62.000 forintosat, csak nem voltunk tudatában. A jelenlegi gazdasági körülmények között pedig, amikor minden vállalat komolyan számolja a költségeket, ez a mondat mindannyiunk számára tanulságos lehet.
„Véleményünk szerint az irodaszereket nem szabad pusztán funkcionális tartozékoknak tekintenünk, hiszen amellett, hogy hozzájárulnak egy vállalat identitásának és márkaértékeinek közvetítéséhez, nap mint nap hatékonyan és precízen kell működniük” – fogalmazott Käfer Gábor, a Leitz termékeket gyártó és értékesítő Esselte Kft. ügyvezető igazgatója. „Az új technológiák és lehetőségek, valamint a design új módszerei ma már lehetővé teszik, hogy a vállalatok a korábbiaknál sokkal jobb termékeket tervezzenek. Az Esselte-nél fontosnak tartjuk, hogy olyan termékeket állítsunk elő, amelyekkel ügyfeleink nemcsak stílusos és jól funkcionáló eszközökkel dolgozhatnak, de egyúttal jelentős irodai költségeket is megtakaríthatnak” – tette hozzá.
A Leitz „Work better by design” című tanulmányában rávilágít arra, hogy a hatékonyság, a minőség és stílus azokban a prémium irodai eszközökben rejlik, amelyeket úgy terveztek meg, hogy ne csak jól mutassanak az íróasztalon, de jól is működjenek.
