Az IM gyorsasága mellett, a legkötetlenebb írásbeli kommunikációs mód. Egy sajátos határterület, ahol röviden, írásban „társalgunk”, ezért óhatatlanul túlzott kötetlenségre is csábít.
Az írásbeli kommunikáció fontos része a cégeken belüli kommunikációnak. Az Instant Message megoldások, különösen, ha egymástól távolabb dolgoznak az egy csapatban, vagy projektben levő munkatársak, hatékonyabbá teszik a kapcsolattartást. IM ugyanakkor chat és az SMS-ek világából érkező Y és Z generáció számára is nagyon otthonos terep.
Az IM gyorsasága mellett, a legkötetlenebb írásbeli kommunikációs mód. Egy sajátos határterület, ahol röviden, írásban „társalgunk”, ezért óhatatlanul túlzott kötetlenségre is csábít.
Érdemes ezért emlékeztetni olykor magunkat, hogy „nem személyes”, hanem „szigorúan üzleti” célból beszélgetünk!
- Soha ne hagyjuk el a megszólítást!
Bárkinek is írunk, az aznapi első üzenetünket kezdjük megszólítással. A köszönés a megszólítást nem helyettesíti, és a keresztnév megszólításként szintén elég szikár, ha nem kapcsolódik hozzá egy udvarias kiegészítés.
Noha a mindennapokban nem valószínű, hogy megsértődik a címzett, ha például Jó reggelt Éva! Szia István! kerül a megszólításba, azért érdemes tudni, hogy az etikett szerinti megoldás ebben az esetben is a klasszikus levelezési szabályok követése lenne (például „Kedves Éva!”).
Kép:Flickr
- Mutatkozzunk be!
Ha olyan munkatársnak írunk, akivel nem napi rutinban dolgozunk együtt, hasonlóan, mintha telefonon keresnénk őt, mutatkozzunk be: „XY vagyok a számlázásról”. Ne az üzenetünket böngészve (esetleg a fényképünk alapján) próbáljon rájönni, milyen összefüggésben keressük őt.
- Fontos a „státusz”!
Állítsuk be pontosan, hogy elérhetőek, elfoglaltak vagyunk vagy éppen nem vagyunk a gépnél. Legyünk figyelemmel arra is, hogy akinek üzenni szeretnénk, biztosan nem véletlenül állította be az adott státuszt. Ez azt is jelenti, ha nincs „zöld jelzés” az üzenet fogadására, akkor ne küldjünk IM-et.
- Ne ostromoljuk
Ha üzenetet kapunk, akkor úgy elegáns, ha legfeljebb 15-20 percen belül válaszolunk a küldőnek. Így, ha az üzenetünkre nem érkezik 5 perc alatt válasz, ne türelmetlenkedjünk. Biztosan oka van. Nincs a gépnél vagy nagyon elfoglalt, és esetleg elfelejtette átállítani a „státuszt”. Az is lehet, hogy éppen a kérdésünkön gondolkodik. Ismételt üzenettel ne zaklassuk. Amikor alkalma lesz rá, válaszolni fog.
Ha pedig nagyon fontos és sürgős az ügy, akkor próbáljuk meg telefonon vagy személyesen elérni.
- Ha fontos, ne IM-ben!
Az IM a munka hatékonyabbá tételében segít. Ha olyan fontos mondandónk van, ami jó, ha a jövőben is könnyen és pontosan visszaidézhető, akkor maradjunk az e-mailnél. Ahogyan ne (csak) IM-ben értesítsük a többieket arról, ha a megbeszélés időpontja, vagy helyszíne megváltozik.
- Csak röviden!
Rövid mondandónkat se egy mondatmasszába sűrítsük.
Ha bekezdésekre tördeljük, könnyebben érthető lesz az üzenetünk és válaszra-ingerlőbb is.
Ha hosszabb vagy több részletre kiterjedő mondanivalónk van, az IM helyett válasszuk az e-mailt vagy keressük a partnerünket telefonon vagy személyesen.
- Kötetlenül, de professzionálisan
A dinamikusság oltárán ne áldozzuk fel se a helyesírást, se a könnyen érthetőséget. Különösen, ha olyan kollégával levelezünk, ahol még a kulturális különbségek is árnyalják a képet. Előfordulhat, hogy jó esetben nem ért vagy ami rosszabb, félreért bennünket. Fogalmazzunk pontosan. Írásban – sajnos – nincs „nonverbális mentőöv”, ami kisegíthetne a bajból.
Legyünk óvatosak ezért a humorosnak szánt gondolatainkkal is. Még ha a magánéletben kedveljük is, érdemes kerülni a rövidítéseket, illetve az emojikat is. Amellett, hogy nem professzionálisak, szintén félreértésekre adhatnak okot.
- Köszönjük meg, köszönjünk el
Az IM egy sor rövid mondatváltás, „beszélgetés” a nap során. Mégis, amikor választ várunk egy kérésünkre, egy anyag megküldését kérjük vagy szívességet kérünk, ne spóroljuk meg a visszajelzést, és ami oly sokszor elmarad, köszönetet mondani sem. S, ha a nap, illetve a beszélgetés végére érünk, úgy elegáns, ha el is köszönünk.
Legyen szó e-mailről, SMS-ről, vagy IM-ről érdemes még egy dolgot szem előtt tartanunk: a hatályos jogszabályok szerint, amennyiben az írottakat változatlan tartalommal vissza lehet idézni, a küldő személye, illetve az írottak időpontja egyértelműen megállapítható, valamennyi, írásba foglalt jognyilatkozatnak minősül, amelynek joghatása van. Azaz bármennyire kötetlen is a forma, jogok és kötelezettségek keletkeznek belőle.
Erdős Zsuzsanna
üzleti etikett tanácsadó és coach
www.erdosetikett.hu
