Felkelünk, bemegyünk az irodába (opcionális), és a reggeli kávé mellett elolvassuk az emailjeinket. Általában több tucatot, van, aki többszázat — a lényeg, hogy a legtöbbünk napja így kezdődik, és a legtöbben valószínűleg nem szeretjük. Bár lehetetlen vállalkozásnak tűnhet egy ennyire régi és beágyazott technológia leváltása, vannak erre irányuló próbálkozások.
Jelenleg a legtöbb munkahelyi környezet email nélkül egyszerűen elképzelhetetlen lenne, de sokan ráébredtek arra, hogy az email nem túl hatékony eszköz az üzleti kommunikációhoz. Az irreveláns üzenetek garmadája teljesen feleslegesen növeli a munkahelyi stresszt, amire már a Financial Times 2011-es cikke is rávilágított:
“A legtöbb vállalat küszködik az email-túlterheléssel. Ezek a cégek akár évi 20 napot is veszítenek emberenként a rossz email használati szokások miatt.” — mondja Monica Seeley, a Mesmo tanácsadócég emailszakértője.
Ha ehhez még a napi 100 milliárd darab kiküldött spamet is hozzávesszük, a tanulság egyértelmű: az email, ami valamikor a hatékony kommunikáció elsődleges eszköze volt, ma már minden, csak épp nem az.
Egy másik fontos tényező, amiről érdemes szót ejtenünk, a biztonság kérdése. Az elmúlt években számos kiszivárogtatási botrányból kiindulva a cégek döntéshozói nem teljesen megalapozatlanul aggódnak a nem megfelelő védelemmel rendelkező email rendszerek miatt. Ennek ellenére kissé meglepő, hogy egy 2013-as tanulmány szerint a cégek 21%-a nem használ semmilyen email-titkosítást.
A fentiek nem túl váratlan következménye, hogy egyre többen fordítanak hátat az emailnek az otthoni, de legfőképp a munkahelyi környezetben; a munkaügyben kiküldött emailek száma 2008-ban érte el a csúcsot, azóta évről évre csökken. A modern és/vagy fiatal dolgozók többsége egyértelműen a különböző social media és más üzenetküldő platformokat preferálja.
Új megoldások egy régi problémára
Járjuk gyorsan körbe, milyen alternatívák kínálkoznak az email (részleges) leváltására. Az egyik legnépszerűbb megoldás a Yammer, ami tulajdonképpen egy munkahelyi szociális háló, mely macskás képek és receptek helyett az egyének közti kommunikációt segíti elő egy, a Facebook falához hasonló ötlettel. A felhasználók emellett meetingeket szervezhetnek, dokumentumokat oszthatnak meg, emellett a Yammer segítségével egyfajta céges tudásközpont is létrehozható. A projektet ma már a Microsoft támogatja, és olyan cégek is használják, mint a Ford, az eBay, vagy a DHL.
A Salesforce Chatter platformja is nagyjából a Yammer funkcionalitását kínálja, de (a cégtől nem meglepő módon) elsősorban a sales-központú vállalatokra fókuszál erősebb workflow támogatással, sales leadek kezelésével.
Van néhány olyan vállalat is, akiknek annyira elegük lett az emailből, hogy egyenesen egy saját, belső rendszert fejlesztettek ki a leváltására. Ezek közül az egyik a Klick, akinek saját,Genome nevű rendszere pontosan az email általi állandó frusztrációból fakadóan született meg. Saját elmondásuk szerint a Genome platform kulcsszerepet játszott a cég kiemelkedő, évi 30%-os növekedésében.
Akármennyire is vannak jelen azonban ígéretes kezdeményezések, valószínűleg még nagyon messze van az a pont, amikor az email végleg száműzhető lesz a munkahelyről — ha eljön ez az idő egyáltalán. Azonban amint az látszik, sok cégnél már valósággá vált, hogy többé nem az email jelenti a belső kommunikáció elsődleges forrását, amire rengetegen nagyon régóta vártak már.
