Egy szervezeten belül az okos iroda létrehozása filozófiai kérdés, annak elfogadása, hogy a korábbiaknál sokkal rugalmasabb, mozgékonyabb és összekapcsoltabb munkaerő számára új környezet kell. Ebbe beletartozik a modern irodahelyiség is, de az új technológiák és a tevékenységek átfogó és hosszútávra tekintő megközelítése is.
Az okos iroda lényege, hogy megértve a benne dolgozók viselkedését és igényeit, hatékony elérést teremt az összes szükséges információhoz és erőforráshoz, amelyek lehetővé teszik az innovatív gondolkodást, a zavartalan együttműködést, amivel kiaknázhatóvá válik a munkaerő teljes potenciája.
Az iroda addig nem tekinthető igazán okosnak, amíg valamennyi eleme (beleértve a technológiát és a szolgáltatásokat) nem támogatja összes benne dolgozót. De ha ez megtörténik, akkor már eséllyel beszélhetünk okos irodáról, persze nem függetlenül a benne működő technológia színvonalától.
Az irodában mégis az emberek a legfontosabbak. Tudni kell, hogy mi motiválja őket, milyen megoldásokat preferálnak, és melyeket kerülnék el legszívesebben, azaz mire van szükségük, hogy a legjobb teljesítményt nyújtsák. Figyelni kell rá, hogy milyen tevékenységeket végeznek az irodában, s ez hogyan történhet a legmagasabb színvonalon.
Sokszor hallani pihenő- és játszórészlegekkel is ellátott csodairodákról – különösen a rendkívül innovatív technológiai cégeknél –, ahol mindent annak rendelnek alá, hogy a lehető legjobb termékeket és szolgáltatásokat tudják kigondolni, kifejleszteni. Ezek a megoldások csak arra mutatnak, hogy az adott szervezet tevékenységének és kultúrájának megvan az adekvát irodai megfelelője. Aligha valószínű például, hogy egy bankban elfogadható lenne, ha valaki ebéd után elvonulna egy függőágyba szunyókálni.
De még egy nagyon konvencionális pénzintézetben is tervezhetnek olyan irodát, amely a rugalmasságot szolgálja. Mások lehetnek például az igények az adott napszakokban, hatással lehet a szezonalitás, vagy gyorsan változhat az üzleti környezet, amelyet a szervezetben dolgozóknak a munkájukkal követni kell. Az okos iroda ebben sokat segíthet nekik, mert a technológiai támogatás, az információkhoz és erőforrásokhoz való gyors hozzáférés, a csoportmunkát támogató funkcionalitás, a koncentráció fenntartását segítő kényelem mind-mind olyan tényezők, amelyek hozzájárulnak a gazdasági, a közösségi és a környezeti igények egymásra hatása során kialakuló munkahelyi egyensúly fenntartásához.
Az okos iroda tehát nem csak egy adott pillanatban tökéletes munkahely, hanem az időben változni és fejlődni is képes, ahogy a vele szembeni igények s a környezet változik. Ezzel tudja szavatolni a vonzereje, a termelékenység és a hatékonyság fennmaradását.
A vállalatok az álláshirdetésekben gyakran megemlítik, hogy vonzó munkakörnyezetet kínálnak. A jelentkezők azonban ilyenkor még az elérhető fizetésre gondolnak inkább. De az első látogatás ereje sokszor eldöntheti, hogy sikerül-e megszerezni egy tehetséget vagy inkább tovább áll a konkurenciához. Az iroda ugyanis nem csak a technológiáról és a kényelemről mesél, hanem a cégkultúráról is (amelyre képes visszahatni), így feltétlenül versenytényező.
De nem csak ezért. A munkahelyi környezet jelentős hatással van a szervezetben dolgozók elégedettségére, a termelékenységre és a fejlődésre. A lehető legjobb körülmények között dolgozni inspiráló erő. A tevékenységhez alakított, intelligens technológiákkal és megoldásokkal átszőtt környezet a jól kialakított stábból a legjobb teljesítményt hozhatja ki. Mivel pedig a vállalati kiadások zömét a működési költségek teszik ki, már a termelékenység kis javulásával is jelentősen javíthatóak az üzleti eredmények.
Egy okos iroda azonban csak akkor éri meg a ráfordított pénzt, ha maga is hatékony. Nem az számít, hogy egy négyzetméterre hány embert lehet bezsúfolni, hanem hasonló tevékenységet végző szervezetek között (feltételezve, hogy nincsenek más jelentős különbségek) az adott irodában dolgozók képesek-e magasabb értéket előállítani. Illetve, hogy az irodaépület üzemeltetése ehhez mérten mennyibe kerül. Ezért a térszervezés, a közösen használható eszközök, a bútorválasztás is hat az iroda teljesítményére. A létesítménymenedzserek tudják, hogy egy épület teljes fenntartási költségek négyötödét az üzemeltetés és karbantartás viszi el. Az okos iroda a benne dolgozók igényeinek követésével ebben is jobb eredményeket érhet el.
Ahhoz, hogy ezt a rengeteg szempontot össze lehessen hangolni, hogy a működést magas szinten fenn lehessen tartani (akár az irodában folyó munkatevékenységről, akár magáról az iroda működéséről legyen szó) komoly technológiai hátteret és zavartalan információáramlást kell fenntartani. Ez az alfa és az ómega.
……………..
| Mélyvíz: az okos iroda hálózati környezete |
| Az okos irodák működtetéséhez komoly hálózati háttérre van szükség, amelyet megfelelő filozófiával, szerkezettel, eszközökkel és alkalmazásokkal kell felépíteni. Azaz nagy körültekintés és komoly szakértelem kell hozzá. A D-Link szakemberei pontokba szedték, hogy mire kell tekintettel lenni.
1. Legelőször is olyan hálózati elemekre van szükség, amelyek mindegyike menedzselhető, tehát nincs közöttük „buta” eszköz, akár a határvédelmi (tűzfal) eszközökről, akár Layer2 switching architektúráról beszélünk. Az utóbbi esetében az úgynevezett smart (okos) switchek az első olyan megoldások, melyek az okos irodai és a BYOD rendszerek alapjai lehetnek. Ezeknek már képesek a számunkra fontos paramétereket, funkciókat támogatni (802.1x hitelesítés, 802.1Q VLAN hálózatok, stb.) 2. A vezeték nélküli rendszerek esetében is alapvető a menedzselhetőség és az üzleti kategóriájú termékek használata. SOHO megoldásokkal nem lehet multifunkciós környezetet kialakítani. A vezeték nélküli hálózatoknál fontos a megfelelő biztonsági szintek elérése (WPA2-Enterprise szintű felhasználói hitelesítés az előre megosztott kulcsok helyett) továbbá a szeparálható hálózatok kialakításának lehetősége (Multi-SSID megoldások, ahol is akár külön hálózatot is kaphatnak a vendég felhasználók és nem kell attól tartanunk, hogy egy vendég a saját belső hálózatunkba téved a Wi-Fi hálózata használata során). 3. Nagyobb kiterjedésű vezeték nélküli hálózatok esetében érdemes lehet elgondolkodni a központi management rendszerrel (úgynevezett kontroller eszközzel) kialakított megoldásokon. Az üzemeltetési és felhasználási szempontból is rengeteg előnnyel jár, ha több tíz (vagy akár több száz), Wi-Fi-t kiszolgáló Access Point (hozzáférési pont) helyett egy központi kontroller eszköz segítségével üzemeltetjük a hálózatunkat. 4. Amennyiben olyan rendszert üzemeltetünk, ahol a hálózatnak aktív szerepe van a tényleges munkafolyamatokban, úgy mindenképpen a prioritások között kell lennie a magas rendelkezésre állásnak és a redundanciának. Egy hálózat rendelkezésre állását mindig a leggyengébb eszköz határozza meg, így napjainkban már végpontig menően is létrehozhatunk redundáns rendszereket. Wi-Fi hálózatok esetében szintén van lehetőség mind kontroller, mind Access Point oldali redundancia kialakítására. 5. Szükség van egy olyan felhasználói adatbázisra, amelyben minden felhasználó egyértelműen nyilvántartható, és központilag kontrollálhatók az egyes felhasználók jogosultságai, jogosultsági szintjei. Így bármikor bármelyik felhasználónak jogosultságot lehet adni, vagy éppen egy adott felhasználótól a jogosultság el is vehető. 6. Hasznos kialakítani egy olyan hálózati szegmenst, szeparált hálózatot, amely független a tényleges belső hálózattól, azonban kellően biztonságos ahhoz, hogy a felhasználók a belső infrastruktúra elemeit kívülről is elérhessék. 7. Ha nem csak a saját alkalmazottakra gondolunk, hanem a vendégekre is, úgy mindenképpen szükséges egy szintén teljesen szeparált vendéghálózat is, amely vezetékes és vezeték nélküli elérést is nyújt a vendég felhasználóknak. A vendéghálózatok ismérve, hogy teljesen elzártan működnek a vállalti belső hálózattól, és általában csak internetelérést adnak. Mégsem kell teljesen különálló eszközökben gondolkodni. Ha a hálózati eszközeink menedzselhetőek, akkor könnyedén hozhatunk létre a fizikai függetlenséggel egyenértékű zárt hálózatokat. A vendégek számára csak a legszükségesebb szolgáltatásokat kell elérhetővé tenni az interneten, kizárva ezzel a véletlen vagy szándékos visszaéléseket. 8. Ha bizonyos rendszerekhez a vállalati hálózaton kívülről is szeretnénk engedélyezni a hozzáférést, úgy ezt minden esetben valamilyen biztonságos, titkosított kapcsolaton keresztül tegyük. Alakítsunk ki olyan biztonságos, távoli elérésre alkalmas rendszert, amely még egy nyilvános Wi-Fi hotspot használata esetén is garantálja az adatok védelmét. Ehhez alapvetően VPN kapcsolatokra alkalmas határvédelmi eszközökre, tűzfalakra van szükség. 9. Nem csak a hálózatok kialakítása fontos és kíván körültekintést, hanem azok üzemeltetése és mindennapi karbantartása sem elhanyagolható feladat. Amennyiben a hálózatunkban használt eszközök menedzselhető megoldások és támogatják például a SNMP (Simple Network Management Protocol) alapú eléréseket, úgy egy központi management és monitoring szoftver segítségével a teljes hálózatunk állapotáról részletes információt kaphatunk (láthatjuk az egyes eszközeink állapotát, terheltségét, az esetleges hálózati hibákat), adott esetben a monitoring rendszer tájékoztat minket egy hálózati hibáról és nem a felhasználói tapasztalatok adják a hiba felismerésének alapját. E megoldások a monitoring mellett a management feladatok kiszolgálását is ellátják, így akár egy központi szoftver segítségével válik monitorozhatóvá és konfigurálhatóvá a teljes hálózati infrastruktúra. 10. Amennyiben ezek a megoldások dolgoznak, úgy nincs más, mint folyamatosan figyelni az infrastruktúra működését, szabályozni a felhasználók jogosultságait, és szükség esetén beavatkozni a rendszer működésébe.
|
