Eredetileg a tervezhető költségek, a nagyobb megbízhatóság és a jobb kellékanyag-kezelés miatt térnek át menedzselt nyomtatószolgáltatások használatára a nagyvállalatok. Hosszabb távon azonban nem az alapszolgáltatásokkal, hanem a papíralapú üzleti folyamatok automatizálásával csökkenthetik igazán költségeiket és fokozhatják üzleti hatékonyságukat.
A papíralapú üzleti folyamatok hatékonyabbá tétele az a terület, amelyen a puszta eszközkonszolidáción túllépő menedzselt nyomtatószolgáltatások (MPS) piaca továbbfejlődik – állapította meg a Quocirca tanulmányában (Managed Print Services Landscape, 2014). Az értékeléshez hét nyomtatógyártóval – Canon, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, Ricoh és Xerox –, valamint 210, ezer főnél több alkalmazottat foglalkoztató nagyvállalattal készített interjúkat a piacelemző az Egyesült Államokban, az Egyesült Királyságban, Franciaországban és Németországban. A megkérdezett nagyvállalatok csaknem fele, 100 szervezet már használt MPS szolgáltatásokat a felmérés idején, további 46 pedig tervezte igénybe vételüket.
Bár az MPS szolgáltatásokat használó nagyvállalatok többsége a kihelyezés első szakaszánál tart, mintegy ötödük már újgenerációs szerződést kötött szolgáltatójával, amely a dokumentumalapú munkafolyamatok menedzselésére és olyan kiegészítő szolgáltatásokra is kiterjed, mint az üzleti folyamatok kezelése (BPS) és az informatikai szolgáltatások (ITS). Az üzleti folyamatok automatizálása terén kompetenciáikat építő szolgáltatók számára azért az iparági szakértelem jelentős versenyelőnyt ad az MPS-piacon, tette hozzá a Quocirca.
Hibrid modell
Lendületben tartja az MPS-piacot, hogy a nagyvállalatok kitartóan keresik a megoldásokat, amelyektől a nyomtatási költségek csökkentését és az üzleti hatékonyság növelését várják. A Quocirca felméréséből ítélve ezer fős mérethatár felett a nagyvállalatok közel 50 százaléka már használja az MPS szolgáltatások valamely típusát, de a nagyon nagy szervezetek körében ez az arány magasabb. A válaszadók további 20 százaléka mondta, hogy egy éven belül MPS szolgáltatás igénybe vételét tervezi. A piac érettségére utal az a körülmény is, hogy a már MPS szolgáltatásokat használó vállalatok 76 százaléka egy-négy éve, 15 százaléka pedig öt éve vagy annál régebben kötötte első szerződését szolgáltatójával.
Ebben az értelemben az Egyesült Államok, az Egyesült Királyság és Németország piaca a legérettebb, a legtöbb MPS-felhasználó nagyvállalat a pénzügyi szolgáltatók közül kerül ki, arányuk itt 71 százalék, a gyártó vállalatok 50, az üzleti és professzionális szolgáltatásokat adó szervezetek 49 százaléka használ menedzselt nyomtatószolgáltatásokat (bár ez utóbbi egy éven belül további 38 százalékkal nőhet). A közszféra szereplői körében 37, a kereskedő, valamint a személy- és az áruszállítással foglalkozó vállalatok között 33 százalék ez az arány.
A válaszokból kiderült, hogy a nagyvállalatok elsősorban a tervezhető költségeket, nagyobb megbízhatóságot és jobb kellékanyag-kezelést várnak a menedzselt nyomtatószolgáltatásoktól. Egytől ötig terjedő skálán ezek a motivációk 4,3 és 3,8 közötti értékeket kaptak. Iparáganként ugyanakkor a nagyvállalatok más-más szempontokat tartanak fontosnak, amikor MPS szolgáltatás mellett döntenek: a pénzügyi szolgáltatóknál a dokumentumalapú folyamatok (4,4) és a költségek optimalizálása (4,3), valamint a nagyobb biztonság (4,1) került dobogóra, míg a közszféra szereplői a felhasznált papírmennyiség csökkentését 4,0 értékkel a második helyen hozták ki.
Régiónként és iparáganként ugyancsak változó, hogy a nagyvállalatok mely MPS-modell mellett döntenek. Összességében a szervezetek 41 százaléka helyezte ki szolgáltatóhoz teljes egészében a nyomtatószolgáltatások menedzselését, a többség valamilyen hibrid megoldás mellett döntött, amelyben egyes szolgáltatásokat házon belül tart, illetve csak bizonyos feladatokat helyez ki. A hibrid megközelítés a pénzügyi szektorban a legelterjedtebb, míg az Egyesült Államokban a szervezetek közel 60 százaléka a nyomtatószolgáltatások teljes körű kihelyezésére voksolt. Figyelemre méltó, hogy a teljes kihelyezés mellett döntő nagyvállalatok egyben a legelégedettebb MPS-felhasználók is, amit egytől ötig terjedő skálán 3,95 ponttal fejeztek ki. A hibrid megoldásoknak felhasználóik 3,69 pontot adtak, míg a feladatkihelyezésnek 3,54 ponttal kellett beérnie.
A nyomtatószolgáltatásokat teljes egészében kihelyező vállalatok egyúttal a legtapasztaltabb MPS-felhasználók is, több mint 70 százalékuk három évnél régebben kötötte első szerződését, míg a hibrid modellt alkalmazó szervezetek körében ez az arány 54, a csak bizonyos feladatokat kihelyező nagyvállalatok között pedig mindössze 17 százalék. Minél régebb óta MPS-felhasználó a nagyvállalat, annál nagyobb a valószínűsége, hogy az alapszolgáltatások mellé a dokumentumalapú folyamatokat automatizáló és további, kiegészítő szolgáltatásokat is igénybe vesz. Az Egyesült Államokban a nagyvállalatok 50 százaléka már ezen a második szakaszon is túllépett, és az MPS szerződés részekként nem dokumentumalapú, például IT-szolgáltatásokat is használ a még nagyobb üzleti hatékonyság eléréséhez. Ezzel szemben Franciaországban az MPS-felhasználók 53 százaléka még a nyomtatópark-konszolidálás első szakaszánál tart.
Megkülönböztető kiegészítők
Miután az MPS szolgáltatásokat több éve használó nagyvállalatok túljutottak a kihelyezés első szakaszán, amelyet a nyomtatópark konszolidálása és a nyomtatási költségek csökkentése jellemez, a nagyobb üzleti értéket adó innováció lehetőségét kezdik keresni. Az érettebbé váló piacon ezért az MPS szolgáltatók is olyan szolgáltatásokkal bővítik palettájukat, amelyek az irodai nyomtatáson túl a házi nyomdára, az üzleti folyamatokra és az IT infrastruktúrára is kiterjednek.
Célszerű mind az irodai nyomtatást, mind a házi nyomdát ugyanahhoz az MPS szolgáltatóhoz kihelyezni. Az üzemi méretű nyomtatásra alkalmas gépeket a szervezetek így például jobban kihasználhatják, mivel az összetettebb irodai nyomtatási feladatokat is a házi nyomdába irányíthatják munkafolyamat-kezelő eszközök segítségével. A nagyvállalatok tisztában vannak az ebből származó előnyökkel, a Quocirca felmérésében a válaszadók 23 százaléka mondta, hogy mindkét nyomtatási környezetet ugyanahhoz az MPS szolgáltatóhoz helyezte ki, további 45 százalékuk pedig ennek lehetőségét mérlegeli.
Noha a vezető MPS szolgáltatók teljes üzleti folyamatok – például számlanyomtatás – kihelyezésére és automatizálására alkalmat adó BPS szolgáltatásokat is kínálnak, úgy tűnik, egyelőre kevés nagyvállalat él ezzel a lehetőséggel. A válaszadó szervezetek mindössze 13 százaléka veszi igénybe MPS szolgáltatójának BPS szolgáltatásait is, és további 20 százalék tervez hasonlót. Miután ez az arány nem változott az egy évvel korábbi felmérés óta, a Quocirca szerint a nagyvállalatok valószínűleg nem látják tisztán az MPS és a BPS szolgáltatások szinergiájából fakadó előnyöket.
Jobb a helyzet az MPS szolgáltatók által kínált informatikai szolgáltatások – például nyomtatószerver-felügyelet, helpdesk-integráció – esetében. A megkérdezett nagyvállalatok 20 százaléka ilyen ITS szolgáltatásokat is igénybe vesz MPS szolgáltatójától, további 31 százaléka pedig élénken érdeklődik a lehetőség iránt.
Kulcsfontosságú SLA-k
Mindebből leszűrhető, hogy a nagyvállalatnak olyan MPS szolgáltatót érdemes választania, amely a nyomtatópark konszolidálásán és megbízható, költséghatékony működtetésén túl az üzlet átalakításában, a versenyelőny erősítésében is segíteni tud.
A Quocirca ezért azt tanácsolja a szervezeteknek, hogy határozzanak meg hosszabb távú célokat, fogalmazzák meg maguknak, a nyomtatószolgáltatások kihelyezésével mit szeretnének elérni két, három vagy öt év távlatában, majd az aktuális üzleti igényeket szem előtt tartva lássanak hozzá a megvalósításhoz kisebb lépésekben, jellemzően az irodai és mobil nyomtatás felől a házinyomdán és a kereskedelmi nyomtatáson keresztül haladva a nagyobb hozzáadott értékű, BPS és ITS szolgáltatások irányába. Mindenképp győződjenek meg azonban arról is, hogy a szolgáltatóval kötött szerződés feltételei ehhez kellő rugalmasságot adnak.
Szükséges a meglévő nyomtatóinfrastruktúra részletes feltérképezése és kiértékelése, beleértve a nyomtatással összefüggő folyamatokat is, mert a szolgáltatók ennek alapján tudják megmondani, hogy a szerződéssel lefedett időszakban mennyivel tudják csökkenteni a költségeket és növelni a hatékonyságot. Világosan meg kell határozni és szerződésbe foglalni az elvárt szolgáltatási szinteket is, az SLA-k kulcsfontosságúak a nyomtatószolgáltatás-kihelyezés sikere szempontjából.
Nem utolsósorban az MPS szolgáltató teljesítményét folyamatosan monitoroznia kell a vállalatnak. Egy szolgáltatásirányítási (governance) program hasznos lehet a felmerülő problémák hatékony megoldásában, a szolgáltatásanalitika pedig ahhoz is hozzásegíti a vállalatot, hogy a menedzselt nyomtatószolgáltatásokat az üzlet fejlődő igényeihez illessze.
